檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新

劉博

摘 要：隨著社會的發(fā)展，各個企業(yè)和單位的管理模式不斷革新，檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作，也需要在管理體制和運行機制方面進行改革與創(chuàng)新，以滿足企業(yè)、單位發(fā)展的要求。本文分析總結(jié)了檔案工作管理體制與運行機制方面存在的問題，并探討了對其進行改革與創(chuàng)新的措施。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理體制；運行機制；改革；創(chuàng)新

檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。目前，檔案工作中舊的管理模式難以適應(yīng)時代發(fā)展的需求，因此必須從管理體制和運行機制兩個方面進行改革創(chuàng)新，以提高單位的工作效率。

一、檔案工作管理體制和運行機制存在的問題

（一）單位重視程度不足

在實際的檔案工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)往往只看到當(dāng)前的經(jīng)濟效益，而忽略了檔案管理對于單位長遠發(fā)展的重要價值，對檔案管理工作重視程度不足。檔案管理人員在實際工作中，認為檔案工作無足輕重，因此工作消極怠慢，不能夠積極認真的處理檔案工作的相關(guān)事宜，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量降低，檔案資料不能夠?qū)崿F(xiàn)合理的利用。對此，相關(guān)單位不能予以高度重視，對檔案管理人員的素質(zhì)要求較低，也就不會投入足夠的資金對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作處于單位管理的劣勢地位，難以實現(xiàn)其應(yīng)有的經(jīng)濟價值。

（二）制度不完善

有些部門和單位存在著檔案管理工作制度不完善的問題。檔案管理工作制度不健全，難以實現(xiàn)有效落實，就會使得單位運行管理工作流程不健全，影響各項工作的順利開展。此外，檔案工作的搜集、整理、保密等工作機制不夠完善，常常出現(xiàn)信息缺失、資料損壞、查找困難等問題，嚴重阻礙了檔案管理的工作效率。此外，雖然有些單位建立了完整的檔案管理制度和流程，但是執(zhí)行力度不夠，使檔案管理工作的管理水平難以提高，這樣使制定出的檔案管理制度失去效用；有的單位在收集檔案材料時，因為制定的制度得不到良好的落實，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個人意愿，導(dǎo)致檔案收集不全、不及時等現(xiàn)象。

（三）不能夠正確運用新的技術(shù)和設(shè)備

如今是互聯(lián)網(wǎng)時代，計算機應(yīng)用技術(shù)的使用貫穿于社會各個領(lǐng)域。為了更方便地進行管理檔案工作，很多單位都運用了計算機和網(wǎng)絡(luò)。但是也有一些單位不重視檔案管理，也不重視計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理方面的運用，導(dǎo)致計算機應(yīng)用技術(shù)在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進一步深層次利用的需求意識非常不成熟?，F(xiàn)在雖是信息時代，但是有的單位為了節(jié)約成本，依舊選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來負面消極的影響，不利于提高檔案管理、利用效率。

二、檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新措施

（一）管理體制的改革與創(chuàng)新

1、整體以及部分的宏微觀考慮

檔案工作的管理體制主要表現(xiàn)在宏觀管理體制和內(nèi)部的微觀管理體制方面。不同的單位的產(chǎn)業(yè)規(guī)模、發(fā)展方式和經(jīng)營理念不盡相同，不能全國上下全盤采取單一的檔案管理模式，因此要實現(xiàn)單位檔案檔案管理工作的個性化，促進現(xiàn)代化檔案管理體制的發(fā)展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，以資產(chǎn)為紐帶，建立“以主管單位為主，以下屬單位為輔，各自檔案自主管理，共同檔案集中管理”的管理模式。此外，單位在檔案管理的時候以引導(dǎo)、服務(wù)、咨詢?yōu)橹?，突出檔案工作的服務(wù)性，能夠進一步完善檔案管理體制。

2、提高工作人員責(zé)任意識

在檔案管理體制的創(chuàng)新當(dāng)中最主要的還是人員科學(xué)方法和責(zé)任感的培養(yǎng)。在檔案管理要求方面，工作人員必須是知識型的高素質(zhì)人才。案管理人員的素質(zhì)必須嚴格要求，需要經(jīng)過嚴格的培訓(xùn)，并且需要有很強的專業(yè)知識和工作的責(zé)任感、榮譽感，通過激勵制度激發(fā)檔案管理人員不斷進步，更好地融入工作中去，進而促進檔案管理體制的不斷創(chuàng)新。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段更新和管理水平的提高，必須明確各個部門的職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與工作同步考核、同步發(fā)展。

（二）檔案工作運行機制的改革和創(chuàng)新

運行機制是根據(jù)是使用期間的使用方向進行劃分的，不斷的總結(jié)工作期間遇到的阻礙問題，對運行機制進行完善，是管理體制創(chuàng)新的必然要求，是管理模式改革的需要。

1、加強工作人員的培訓(xùn)

對于工作人員要加強培訓(xùn)，吸納和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員隊伍。檔案管理的現(xiàn)代電子化對管理人員提出了更高的要求，這就要求工作人員不斷加強學(xué)習(xí)，充實和提高自己的檔案管理和計算機業(yè)務(wù)水平。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作，電子文件的歸檔方法以及在網(wǎng)上對電子文件操作者進行可靠的身份識別、權(quán)限控制等。

2、加強監(jiān)督

監(jiān)督主要指的是內(nèi)部自身的監(jiān)督以及國家檔案管理行政部門的執(zhí)法監(jiān)督上。檔案行政管理部門主要是延續(xù)其集中管理的方式，將重要的檔案進行不定期檢查，以防比重大的商業(yè)機密外泄。內(nèi)部則是在管理方面還要過于集權(quán)，防止主要管理人員監(jiān)守自盜，以及在檔案使用方面的一些不規(guī)范的行為。

3、實現(xiàn)信息化管理

檔案管理中應(yīng)該充分借助計算機設(shè)備來完成工作任務(wù)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高檔案管理效率。工作人員可以將紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入保存在計算機的檔案管理軟件中。如果需要對檔案進行調(diào)動，只需要在系統(tǒng)中搜索相應(yīng)的名稱既可完成，簡單便捷。此外，檔案管理工作還要及時的對信息內(nèi)容進行更新，與實際使用情況相對應(yīng)，確保使用環(huán)節(jié)能夠高效進行。

三、結(jié)束語

總而言之，在信息化時代，檔案管理對于提高單位的工作效率發(fā)揮著越來越重要的作用，面對檔案工作管理體制和運行機制存在的問題，相關(guān)單位必須予以高度重視，積極分析總結(jié)經(jīng)驗，采取有效措施實現(xiàn)檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新，從而進一步提高檔案管理工作水平，使檔案工作更好的服務(wù)于社會。

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