淺談辦公室人力資源管理

◎ 顏媛媛 南海航海保障中心

淺談辦公室人力資源管理

◎ 顏媛媛 南海航海保障中心

本文主要從加強(qiáng)辦公室人力資源管理的重要意義出發(fā)，對(duì)辦公室人力資源管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了一些關(guān)于如何加強(qiáng)辦公室人力資源管理的措施，希望對(duì)辦公室的人力資源管理工作有所參考和借鑒意義。

辦公室人力資源管理 現(xiàn)狀 措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)學(xué)與人本思想的不斷強(qiáng)化，行政、企事業(yè)單位更加重視對(duì)內(nèi)部人力資源進(jìn)行有效運(yùn)用，單位人力資源規(guī)劃、人員招聘與配置、人員培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理等人力資源管理工作不斷加強(qiáng)。辦公室作為一個(gè)單位中重要的綜合管理部門(mén)，承擔(dān)著方方面面的職能，在整個(gè)單位的正常運(yùn)行和不斷發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。因此，在一個(gè)單位中，充分重視辦公室工作的重要地位，分析辦公室工作人員管理現(xiàn)狀，針對(duì)當(dāng)前辦公室人力資源管理現(xiàn)狀，提出有效舉措，對(duì)于發(fā)揮辦公室工作人員工作主動(dòng)性和積極性，提升辦公室工作水平，特別是對(duì)單位整體發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有非常重要的作用。

1.加強(qiáng)辦公室人力資源管理的重要意義

在現(xiàn)代行政、企事業(yè)單位，辦公室是一個(gè)單位的日常辦事機(jī)構(gòu)，是不可缺少的工作部門(mén)，具有輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、實(shí)現(xiàn)政令上下貫通、對(duì)內(nèi)聯(lián)系干部職工、對(duì)外聯(lián)絡(luò)重要工作事項(xiàng)等職能，在單位各項(xiàng)日常工作中占據(jù)重要地位。辦公室作為一個(gè)綜合性、整體性極強(qiáng)的部門(mén)，是聯(lián)系整個(gè)單位運(yùn)作的“大腦”，是上下溝通、左右聯(lián)系的“樞紐”。充分發(fā)揮好辦公室的職能，不斷提高辦公室工作水平就需要充分發(fā)揮辦公室人力資源效能。現(xiàn)代社會(huì)以人為本的發(fā)展理念日益強(qiáng)化，人才成為發(fā)展的直接生產(chǎn)力，加強(qiáng)人力資源管理對(duì)辦公室職能的發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。辦公室人力資源管理工作性質(zhì)極其特殊，辦公室單位要實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展離不開(kāi)辦公室職能的充分發(fā)揮，而隨著辦公室工作綜合性、復(fù)雜性日益增加，單位整體效能的提升，對(duì)辦公室工作效能也提出了越來(lái)越高的要求。當(dāng)前形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的管理，提升其工作主動(dòng)性和積極性，最大限度地發(fā)揮辦公室職能，實(shí)現(xiàn)單位更好地發(fā)展顯得尤為重要。

2.辦公室人力資源管理現(xiàn)狀

2.1人員配備不足，結(jié)構(gòu)不合理

在現(xiàn)代社會(huì)，為了追求直接經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)效益最大化，大多數(shù)單位都偏重對(duì)可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)的投入，往往忽視綜合部門(mén)、后勤保障部門(mén)的重要作用。在人力、物力等資源的分配上也會(huì)出現(xiàn)類(lèi)似的情況，在資源配置上向業(yè)務(wù)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)傾斜。招錄到素質(zhì)較高的員工或者發(fā)掘到表現(xiàn)展優(yōu)秀的員工時(shí)，優(yōu)先考慮安排到核心業(yè)務(wù)部門(mén)工作。由此導(dǎo)致在配置在辦公室工作崗位的人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力普遍較低，特別是人員配備上往往不能滿足辦公室繁雜的工作要求，進(jìn)一步導(dǎo)致辦公室工作人員對(duì)崗位工作自我滿足感不強(qiáng)，對(duì)自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)信心不足。以上因素直接導(dǎo)致辦公室整體運(yùn)行效率低下，在整個(gè)單位中占據(jù)的地位越發(fā)不高，由此牽扯單位核心部門(mén)的正常運(yùn)作，從而對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

此外，還存在人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，多種專業(yè)人才混雜，而文秘專業(yè)、行政管理專業(yè)出身的人員較少，在行政事務(wù)處理、文件處理等工作經(jīng)歷基本空白，與辦公室實(shí)際工作難以有效銜接。從工作經(jīng)歷看，大多數(shù)人都是在辦公室一坐到底，經(jīng)歷比較單一，還有一部分不能適應(yīng)辦公室繁雜瑣碎的工作，在工作一定時(shí)間后調(diào)動(dòng)到核心部門(mén)工作。以上人員基礎(chǔ)條件，決定了大多數(shù)辦公室基礎(chǔ)薄弱，工作中存在被動(dòng)應(yīng)付情況，具備較高素質(zhì)的行政管理人才、能夠熟練駕馭大材料、大報(bào)告撰寫(xiě)的“筆桿子”“一將難求”?？傮w看，辦公室普遍存在著人員年齡老化、學(xué)歷低、流動(dòng)慢、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、履職能力差等問(wèn)題。

2.2崗位設(shè)置不合理

崗位的設(shè)置和分布、職務(wù)的合理確定，是一個(gè)部門(mén)能夠順利、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。無(wú)序、混亂的崗位分布，無(wú)法促成發(fā)展穩(wěn)定整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，反而會(huì)成為造成單位內(nèi)部管理混亂、阻滯發(fā)展的“絆腳石”。

辦公室承擔(dān)職能較多，任務(wù)零散、繁雜，實(shí)現(xiàn)辦公室崗位設(shè)置合理化、人員分工最優(yōu)化必然能夠事半功倍。然而，現(xiàn)實(shí)中，在辦公室崗位設(shè)置和人員分工時(shí)缺乏科學(xué)化分析和量化計(jì)算，一般采用簡(jiǎn)單切“豆腐塊”的方式進(jìn)行，無(wú)論工作多寡，每人負(fù)責(zé)一塊或多塊“豆腐”。辦公室工作量分布不均衡，這樣往往導(dǎo)致忙的忙死、閑的閑死，極大影響大家的工作積極性。在人員分工中，論資歷排行、拈輕怕重的現(xiàn)象比較普遍，如果不能實(shí)現(xiàn)崗位履職要求與人員能力素質(zhì)對(duì)應(yīng)，勢(shì)必會(huì)影響個(gè)人工作效能的發(fā)揮，導(dǎo)致不適崗、大材小用現(xiàn)象。在崗位設(shè)置中，沒(méi)有對(duì)每個(gè)人工作量的考量，急緩不分，容易導(dǎo)致時(shí)效性強(qiáng)、需要實(shí)時(shí)反饋的工作因?yàn)槠渌粘Ｐ怨ぷ鞯某钢猓荒芗皶r(shí)完成，影響工作效率。

2.3缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的社會(huì)，也是一個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)。通過(guò)對(duì)自身素質(zhì)和周邊環(huán)境的分析，每個(gè)人都會(huì)確立自己的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展有一定的規(guī)劃。辦公室工作人員，長(zhǎng)期局限在同一部門(mén)中，晉升渠道受限，導(dǎo)致工作積極性不高。單位對(duì)辦公室工作人員素質(zhì)提升的投入較少，對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)安排得較少，無(wú)法獲得自我素質(zhì)的提升，在工作中仍然處于低效率、出錯(cuò)多、重復(fù)做工的狀態(tài)。辦公室工作的瑣碎性決定了工作業(yè)績(jī)不容易體現(xiàn)，現(xiàn)有目標(biāo)考評(píng)機(jī)制對(duì)辦公室業(yè)務(wù)工作的考核難以體現(xiàn)公平性、全面性，對(duì)新進(jìn)人員來(lái)說(shuō)，不容易做出成績(jī)，工作主動(dòng)性不高。

3.加強(qiáng)辦公室人力資源管理的有效措施

3.1重視辦公室工作人才選拔，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

隨著現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代管理機(jī)制的引入，單位也應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，對(duì)各部門(mén)承擔(dān)的職能和發(fā)揮的作用重新評(píng)估，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)均衡發(fā)展。特別要摒棄重業(yè)務(wù)輕綜合的觀念，重視辦公室在整個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)中的“潤(rùn)滑劑”、“調(diào)和油”作用，在引入辦公室綜合人才方面加大力度。一是按需定編，合理確定辦公室人員編制，承擔(dān)工作職責(zé)較重的、長(zhǎng)期負(fù)荷過(guò)重的，應(yīng)相應(yīng)增加人員，而對(duì)于因整體素質(zhì)較低導(dǎo)致重復(fù)作業(yè)較多、存在冗員現(xiàn)象的，要適當(dāng)?shù)恼{(diào)整分工、精簡(jiǎn)人員。二是在辦公室工作人員的選聘上，優(yōu)先考慮高層次高素質(zhì)的人才，要求既能適應(yīng)辦公室綜合工作的需要，也能帶動(dòng)整個(gè)辦公室工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化，實(shí)現(xiàn)辦公室人員學(xué)歷層次的提升和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。三是暢通人才交流渠道，選賢用能不拘泥于部門(mén)、崗位的限制，綜合管理能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)人才也可以提拔到辦公室任職，作為對(duì)個(gè)人綜合素質(zhì)的一種歷練，辦公室工作人員也可以交流到不同崗位，加強(qiáng)對(duì)單位方方面面工作的認(rèn)知了解，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，這將更加有助于辦公室整體素質(zhì)的提升。

3.2優(yōu)化崗位設(shè)置，實(shí)現(xiàn)合理分工、組合最優(yōu)

一個(gè)部門(mén)的崗位設(shè)置，應(yīng)根據(jù)形勢(shì)發(fā)展需要，結(jié)合單位戰(zhàn)略或組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)配合、優(yōu)化組合，并定期審查合理性，不斷優(yōu)化、調(diào)整部門(mén)的崗位設(shè)置?，F(xiàn)代辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展與以往相比也有了較大區(qū)別，各種信息化手段的應(yīng)用也迫使辦公室分工格局和崗位設(shè)置面臨變革。一是綜合考慮單位工作特性和辦公室工作情況，不搞一刀切，按照單項(xiàng)工作量多少、工作復(fù)雜難易程度以及分工均衡原理，科學(xué)、合理確定崗位職責(zé)。每個(gè)單位情況不一樣，采取的分工模式和崗位設(shè)置也允許存在差異，不能生硬的照搬照抄他人經(jīng)驗(yàn)。二是從非科學(xué)的崗位設(shè)置轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化的科學(xué)流程設(shè)置，對(duì)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，建立精簡(jiǎn)、高效的業(yè)務(wù)流程，綜合業(yè)務(wù)流程各節(jié)點(diǎn)，消除上下交叉、重疊多頭部分，去除重復(fù)冗余，實(shí)現(xiàn)分工合理、配置最優(yōu)。

3.3建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，最大限度激發(fā)工作主動(dòng)性和積極性

現(xiàn)代管理理念強(qiáng)調(diào)“以人為本”，重視開(kāi)發(fā)人力資源，激發(fā)人的潛力，從而提升整個(gè)組織的競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室人力資源管理工作也要不斷創(chuàng)新人才管理理念和管理方式，切實(shí)重視職工的精神、物質(zhì)需求，制定相應(yīng)的人力資源管理舉措，建立激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性。建立科學(xué)的考評(píng)機(jī)制是激勵(lì)機(jī)制的重要一環(huán)，是人力資源管理的核心。科學(xué)的評(píng)估機(jī)制應(yīng)該包含崗位適應(yīng)性、工作責(zé)任性、完成工作的質(zhì)量和效率的考評(píng)等，通過(guò)考評(píng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格員工的淘汰。在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)中，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗的選人機(jī)制和優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制是必然的趨勢(shì)，只有讓真正有能力的人才脫穎而出，實(shí)行低素質(zhì)的、不適崗的人員淘汰制，才能夠營(yíng)造內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，充分激發(fā)員工的工作積極性。培養(yǎng)員工建立職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，激發(fā)員工的自信心，引導(dǎo)員工重視辦公室崗位工作價(jià)值和自身發(fā)展?jié)摿?，加大辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提高業(yè)務(wù)熟練度和競(jìng)爭(zhēng)力，都是激勵(lì)員工在辦公室工作崗位上重視自身價(jià)值、不斷進(jìn)步的有效手段。