科研院所外包項(xiàng)目管理問題淺析

李蓉

【摘 要】隨著企業(yè)外部競爭環(huán)境的加劇變化，社會分工不斷細(xì)化，企業(yè)的研發(fā)模式也發(fā)生著改變，研發(fā)外包已成為開放式創(chuàng)新研發(fā)新模式的新趨勢。本文通過對承擔(dān)大型復(fù)雜裝備產(chǎn)品研制任務(wù)的科研院所在外包項(xiàng)目管理工作中存在的諸多問題，發(fā)表了自己的觀點(diǎn)，并就如何解決這些問題提出了針對性的意見和建議。

【關(guān)鍵詞】外包項(xiàng)目；管理；淺析

外包是企業(yè)利用外部社會資源，降低成本，分擔(dān)風(fēng)險，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力，而采用的一種運(yùn)營管理模式。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和技術(shù)進(jìn)步，企業(yè)的各項(xiàng)活動越來越外部化，外包業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展，尤其以承擔(dān)大型、復(fù)雜裝備產(chǎn)品研制任務(wù)的科研院所，為在有限的資源、特定的時間內(nèi)，圍繞如何降低產(chǎn)品研制風(fēng)險、控制成本、縮短周期、提高質(zhì)量，同時為增強(qiáng)創(chuàng)新力和競爭力的持續(xù)發(fā)展，而借助外部資源優(yōu)勢，將越來越多的研制任務(wù)進(jìn)行外包，達(dá)到實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，獲得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)核心競爭力的目的。由于這些外包項(xiàng)目大都屬于技術(shù)要求高、周期緊、風(fēng)險大的項(xiàng)目，參與的包含國內(nèi)、國外的承擔(dān)方數(shù)量眾多，因此對外包項(xiàng)目的管理也就提出了更高的要求。

1 科研院所外包項(xiàng)目管理現(xiàn)狀

科研院所的核心競爭力主要在于具備完整的研發(fā)、設(shè)計(jì)新裝備研制保障體系，按照國際標(biāo)準(zhǔn)開展設(shè)計(jì)研發(fā)活動，擁有系統(tǒng)綜合集成的能力，開發(fā)出滿足市場需求的、擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的裝備的能力。對具體科研院所而言，本身所擁有的各種資源是有限的，在有限的內(nèi)部資源的限制下，借助外部專業(yè)的優(yōu)質(zhì)資源提供技術(shù)成果，可減少時間成本，以實(shí)現(xiàn)自身的競爭性發(fā)展。這些外部資源供給者包括供應(yīng)商、研究機(jī)構(gòu)、大學(xué)，以及其他有技術(shù)能力和創(chuàng)新能力的資源。

1.1 外包項(xiàng)目特點(diǎn)及范圍

科研院所所承擔(dān)的大型、復(fù)雜裝備產(chǎn)品，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要經(jīng)歷規(guī)劃、研究、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、生產(chǎn)等過程，項(xiàng)目體量龐大、復(fù)雜，涉足的領(lǐng)域廣泛，形成了跨行業(yè)、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域的系統(tǒng)體系。全球化的外包合作，以及外包項(xiàng)目不斷增加已成為科研院所不可或缺的發(fā)展戰(zhàn)略，范圍包括外包設(shè)計(jì)、外包試驗(yàn)、外包試驗(yàn)件制造、外包應(yīng)用軟件開發(fā)和外包技術(shù)咨詢等。

1.2 項(xiàng)目的外包決策

項(xiàng)目的外包決策也是科研院所的一個重要的決策問題。合理確定業(yè)務(wù)外包范圍以及項(xiàng)目實(shí)施的成敗直接影響科研院所科研任務(wù)的完成狀況，外包決策包括確定外包項(xiàng)目以及對承擔(dān)方的評價與選擇等工作。

1.2.1 外包項(xiàng)目的確定

外包項(xiàng)目來源于科研研制任務(wù)，科研院所根據(jù)自身總體發(fā)展戰(zhàn)略，制定總體戰(zhàn)略規(guī)劃，編制年度任務(wù)研制計(jì)劃。各相關(guān)部門依據(jù)研制任務(wù)，根據(jù)自身情況，對自身能力不足的項(xiàng)目經(jīng)過論證后，進(jìn)行申報，由業(yè)內(nèi)專家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的評審組對擬外包項(xiàng)目的必要性、可行性和經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評審，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確定外包項(xiàng)目。

1.2.2 潛在承擔(dān)方的選擇

外包項(xiàng)目立項(xiàng)后，要選擇合格的供應(yīng)商。通常由項(xiàng)目提出部門根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)推薦潛在承擔(dān)方，再由質(zhì)量部門對潛在承擔(dān)方的資質(zhì)進(jìn)行評估，對潛在承擔(dān)方進(jìn)行質(zhì)量保證能力評估。潛在承擔(dān)方必需通過認(rèn)證機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理體系能力認(rèn)證，并提供認(rèn)證證書、相關(guān)質(zhì)量管理體系的程序文件和作業(yè)文件，提供承擔(dān)相關(guān)項(xiàng)目的能力和過程控制的說明等。根據(jù)質(zhì)量能力評估結(jié)果判斷并選擇合格的潛在承擔(dān)方。

2 外包項(xiàng)目管理工作中存在的主要問題

科研院所雖然有一套較為完整的外包項(xiàng)目管理體系，但在具體實(shí)施過程中仍暴露出一些問題。

2.1 外包項(xiàng)目的立項(xiàng)決策機(jī)制不夠完善，缺乏嚴(yán)格的控制機(jī)制

在立項(xiàng)前期，項(xiàng)目提出部門對擬外包項(xiàng)目的必要性論證不夠充分，參與評審的人員未涉及到各個專業(yè)，對項(xiàng)目立項(xiàng)的必要性、可行性和經(jīng)濟(jì)性論證不夠充分，對經(jīng)費(fèi)需求分析不到位，對費(fèi)用估算不夠精確，使得有的立項(xiàng)項(xiàng)目缺乏立項(xiàng)的必要性，造成科研經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)重浪費(fèi)。

2.2 承擔(dān)方選擇流程不夠規(guī)范，對承擔(dān)方缺乏有效的管理

由于沒有嚴(yán)格執(zhí)行“貨比三家”，對潛在承擔(dān)方的選擇不夠?qū)徤?，加上前期調(diào)研不夠充分，造成信息不對稱，個別承擔(dān)方的資質(zhì)與實(shí)際承擔(dān)能力不符。有的承擔(dān)方擅自將承接的項(xiàng)目進(jìn)行二次分包或轉(zhuǎn)包，由于沒有二次分包的相關(guān)管理規(guī)定，造成對外包項(xiàng)目管理的失控。

2.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃或管理不善，造成項(xiàng)目擱置或延期

由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，出現(xiàn)有的項(xiàng)目執(zhí)行完畢，而與其相關(guān)聯(lián)的對接項(xiàng)目未能及時展開，造成執(zhí)行完畢的項(xiàng)目長期擱置；由于各種原因， 如對承擔(dān)方的管控力度不夠、對合同履行缺乏過程監(jiān)控、甲乙雙方協(xié)調(diào)、溝通不暢、部分承擔(dān)方在進(jìn)度配合、信息反饋和技術(shù)協(xié)調(diào)等方面存在推諉扯皮等因素，使得項(xiàng)目延期現(xiàn)象時有發(fā)生，對延期項(xiàng)目缺乏后續(xù)跟蹤和管理。

2.4 多元文化的融合加大了外包項(xiàng)目管理的難度

全球化的外包合作帶來的多元文化，對外包項(xiàng)目形成了潛在的風(fēng)險。法律環(huán)境、生活、工作習(xí)慣、其他各種文化差異等都會對項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)控制產(chǎn)生不利影響。

3 措施及建議

3.1 樹立正確的項(xiàng)目管理理念，做好項(xiàng)目外包需求管理

根據(jù)4754A研制指南和研制保障體系，運(yùn)用雙v理論等先進(jìn)的工具與方法，對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行頂層策劃與分析，對項(xiàng)目外包項(xiàng)目需求進(jìn)行捕獲、確認(rèn)。

3.2 完善制度建設(shè)，提升管理效能

管理制度是外包項(xiàng)目良性工作的保障。以制度先行為原則，建立健全外包項(xiàng)目的相關(guān)管理制度，將外包項(xiàng)目管理制度規(guī)范化、程序化，規(guī)范對外包項(xiàng)目的管理行為，使外包項(xiàng)目工作開展有序，保障外包項(xiàng)目的順利實(shí)施。

針對存在的問題，對現(xiàn)有外包項(xiàng)目管理的相關(guān)制度進(jìn)行梳理，完善管理流程，明確并落實(shí)外包項(xiàng)目管理職責(zé)，確保制度的完整性、科學(xué)性、有效性，有效指導(dǎo)外包項(xiàng)目的管理工作。

3.3 健全外包項(xiàng)目立項(xiàng)決策機(jī)制 嚴(yán)把立項(xiàng)關(guān)

外包項(xiàng)目立項(xiàng)決策也是外包項(xiàng)目管理的首要環(huán)節(jié)。必須做好立項(xiàng)階段的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，做好項(xiàng)目前期規(guī)劃與充分論證，強(qiáng)化立項(xiàng)審批流程。在立項(xiàng)階段應(yīng)引入專家質(zhì)詢機(jī)制，由各專業(yè)領(lǐng)域組成的專家組，從項(xiàng)目管理的戰(zhàn)略角度出發(fā)，系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌考慮，對項(xiàng)目立項(xiàng)的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)質(zhì)量要求和經(jīng)費(fèi)需求等方面進(jìn)行全方位的考量與充分論證，確保項(xiàng)目立項(xiàng)的科學(xué)性、合理性，達(dá)到外包設(shè)計(jì)、制造與驗(yàn)證、試驗(yàn)等工作的高效協(xié)同與無縫對接。

3.4 提高準(zhǔn)入門檻 加強(qiáng)對承擔(dān)方的監(jiān)督管理

由于外包項(xiàng)目的不斷增加，參與的承擔(dān)方數(shù)量眾多，科研院所與承擔(dān)方之間結(jié)成風(fēng)險共擔(dān)伙伴，兩者之間的技術(shù)關(guān)聯(lián)度大大提升，常常是牽一發(fā)而動全身，選擇合適的承擔(dān)方不僅是外包項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)，也是科研院所科研任務(wù)順利完成的重要保障。因此，承擔(dān)方的選擇是外包項(xiàng)目工作中一個非常重要的環(huán)節(jié)。

3.4.1 實(shí)行嚴(yán)格的承擔(dān)方準(zhǔn)入機(jī)制

根據(jù)項(xiàng)目類型和風(fēng)險，確定潛在承擔(dān)方的評估準(zhǔn)則和選擇戰(zhàn)略，規(guī)范對外包項(xiàng)目承擔(dān)方質(zhì)量能力評估過程，加強(qiáng)對承擔(dān)方資質(zhì)的審查，充分考察潛在承擔(dān)方實(shí)施項(xiàng)目的能力與條件，包括技術(shù)實(shí)力、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量保證能力、服務(wù)能力、信譽(yù)等方面，必要時，對承擔(dān)方現(xiàn)場質(zhì)量保證能力進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括資質(zhì)要求、人員能力要求、設(shè)備的控制情況等。根據(jù)評估結(jié)果，判斷并選擇合格的潛在承擔(dān)方。

3.4.2 加強(qiáng)對承擔(dān)方的監(jiān)督管理

對承擔(dān)方進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度和成本等方面的跟蹤和審核，及時發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)其持續(xù)改進(jìn)。另外，對承擔(dān)主在整個項(xiàng)目的綜合業(yè)績進(jìn)行評估，從承擔(dān)方對合同執(zhí)行情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、使用質(zhì)量和服務(wù)情況等方面進(jìn)行綜合評議，建立承擔(dān)方的資信檔案，作為開展后續(xù)項(xiàng)目合作的重要依據(jù)。與一定數(shù)量的優(yōu)質(zhì)承擔(dān)方建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以降低合作風(fēng)險。

3.5 加強(qiáng)外包項(xiàng)目的過程監(jiān)控 防范外包風(fēng)險

外包項(xiàng)目管理重在過程的控制和有效的管理。將風(fēng)險防控作為外包項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，在合同條款或技術(shù)協(xié)議中明確落實(shí)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，通過過程監(jiān)控，有效的控制和降低風(fēng)險，使外包項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效。

3.5.1 設(shè)置過程檢查點(diǎn)，降低項(xiàng)目風(fēng)險

將外包項(xiàng)目日常監(jiān)控管理逐步精細(xì)化，項(xiàng)目主管人員通過跟試、跟產(chǎn)、電話、郵件等多種方式跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，利用及時進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、跟進(jìn)和監(jiān)控，處理項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題，并持續(xù)改進(jìn)。同時，認(rèn)真查找風(fēng)險點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，有效的控制和降低風(fēng)險，確保外包項(xiàng)目的正常運(yùn)行。

3.5.2 對二次分包項(xiàng)目加強(qiáng)控制和監(jiān)管

對可能出現(xiàn)的項(xiàng)目分包、轉(zhuǎn)包情況進(jìn)行規(guī)范，明確控制要求，落實(shí)監(jiān)管職責(zé)，保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量，確保外包過程得到有效的管理。

3.6 構(gòu)建完美的多元文化交流，促進(jìn)外包合作

加強(qiáng)不同文化背景的個人和團(tuán)隊(duì)的交流，克服語言和不同文化的障礙，認(rèn)真對待現(xiàn)存不同的方法、工具及過程。掌握相關(guān)法律差異，尊重文化差異。

3.7 建立有效的外包項(xiàng)目后評價機(jī)制

對執(zhí)行完畢的外包項(xiàng)目組織實(shí)施后評價與效能分析，對實(shí)施過程的合規(guī)性、實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題和解決措施，以及交付物是否符合合同和技術(shù)協(xié)議要求進(jìn)行描述，評估實(shí)施效果、風(fēng)險狀況，對承擔(dān)方能力進(jìn)行評價，對履約能力不足的供應(yīng)商進(jìn)行更換。

4 結(jié)語

研發(fā)外包已成為科研院所承擔(dān)大型復(fù)雜項(xiàng)目所采用的一種項(xiàng)目合作研發(fā)模式，正確認(rèn)識研發(fā)外包過程中存在的問題并及時加以解決，是確保項(xiàng)目研制成功的關(guān)鍵，科研院所通過充分利用和拓展外包項(xiàng)目成果，形成優(yōu)勢互補(bǔ)，風(fēng)險共擔(dān)的合作模式，通過加強(qiáng)成果的分析和應(yīng)用，進(jìn)一步增強(qiáng)自身的研發(fā)核心能力，達(dá)到縮短研發(fā)時間、降低研發(fā)成本，提高項(xiàng)目研制的抗風(fēng)險能力。

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