教育民生檔案中的中小學(xué)資助檔案管理現(xiàn)狀與對策

曾建榮+李利梅

【摘 要】闡述教育民生檔案管理的范疇，并以南寧市中小學(xué)校學(xué)生資助檔案管理狀況為例，分析研究學(xué)校學(xué)生資助檔案管理工作中存在的問題，提出資助檔案規(guī)范化管理的對策和建議，以實現(xiàn)南寧市學(xué)生資助檔案管理制度化、規(guī)范化和信息化的目的。

【關(guān)鍵詞】教育民生檔案 資助檔案 管理現(xiàn)狀 對策

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）07B-0015-03

一、前言

2008年，國家檔案局就民生檔案管理工作的問題，印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》。2014年至今，中央、省、市印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》提出加強(qiáng)民生檔案工作。民生檔案是政府解決民生問題的歷史憑證，是黨和政府總結(jié)民生工作經(jīng)驗教訓(xùn)的資政工具，是黨和政府保障人民生活、增進(jìn)人民福利的歷史記錄，是當(dāng)今中國社會矛盾凸顯期，解決各種糾紛和生活困難、化解矛盾、減少磨擦的減震器和穩(wěn)定器。民生檔案對促進(jìn)社會穩(wěn)定和構(gòu)建社會和諧起到了積極作用。研究民生檔案管理工作，做好民生檔案管理工作，是檔案工作者在新形勢下的重要任務(wù)。

什么是民生檔案？民生檔案是指與公眾利益直接相關(guān)的、與普通民眾的生計有密切關(guān)系的、受到老百姓高度關(guān)注的檔案；民生檔案是機(jī)關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案。

什么是教育民生檔案？教育是民生之基，它牽涉到千家萬戶，決定著民族的未來。教育民生檔案是教育系統(tǒng)解決民眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實利益問題的教育信息資源，是維護(hù)廣大師生權(quán)益的原始憑證。目前，國家把教育部門的學(xué)籍檔案列入民生檔案的范疇，納入《國家基本專業(yè)檔案目錄（第二批）》，但該檔案目錄內(nèi)容未包括學(xué)生資助檔案。

根據(jù)民生檔案和教育民生檔案的定義，筆者認(rèn)為學(xué)生資助工作是一項教育民生工程，是國家惠民政策。學(xué)生資助檔案產(chǎn)生于學(xué)校開展學(xué)生資助工作和資助活動的全過程，是貫徹黨和國家的資助政策體系的真實記錄和直接憑證，具有重要的參考價值和可靠的憑證作用。憑證的類型和內(nèi)容有：A.資助類（學(xué)生申請材料；管理性文件；資金指標(biāo)文件；統(tǒng)計報表等）。B.財會類（銀行撥款憑證；銀行發(fā)放明細(xì)清單及受助學(xué)生簽領(lǐng)表或確認(rèn)表；審計部門對資助專項審計的報告等）。C.實物類（獲獎的證書、獎狀、獎牌匾等）。D.照片聲像類（照片、VCR影像視頻、光盤、磁盤等）。E.資助專項課題研究材料等。F.電子數(shù)據(jù)類（基于計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等轉(zhuǎn)化形成的信息化數(shù)據(jù)，也稱數(shù)字化檔案）。這些資助憑證具有教育民生檔案的特性，屬民生檔案管理范疇，應(yīng)列入教育民生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

資助檔案是教育民生檔案的重要組成部分，是保障貧困學(xué)生切身利益，落實資助政策的重要依據(jù)。因此，研究中小學(xué)資助檔案規(guī)范管理對策，具有現(xiàn)實意義和指導(dǎo)作用。

二、南寧市中小學(xué)資助檔案管理的現(xiàn)狀

自2007年起，南寧市各級黨委政府高度重視家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助工作，各級教育部門和學(xué)校相繼成立了資助管理部門﹙學(xué)生資助辦﹚，為學(xué)校資助檔案的收集工作提供了人力保障。目前，國家資助政策體系在南寧市中小學(xué)各教育學(xué)段實現(xiàn)全覆蓋，資助項目種類多達(dá)17個。資助工作形成的檔案類型多，內(nèi)容有政策性、管理性文件、資金指標(biāo)文件，有資助金撥款憑證、發(fā)放明細(xì)清單、資助活動記錄的聲像、圖片以及實物類等。這些資助檔案真實反映了資助工作的全過程，具有廣泛性和分散性的特點。

為實現(xiàn)教育民生資助檔案規(guī)范化管理目標(biāo)，南寧市資助管理辦公室結(jié)合為民辦實事考核標(biāo)準(zhǔn)的要求，加強(qiáng)資助檔案的收集分類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，創(chuàng)先并自主研發(fā)和啟用了“南寧市學(xué)生資助信息管理平臺”多個管理系統(tǒng)，直接提供了中小學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助電子信息的大量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資助系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間無縫對接、信息大數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)，促進(jìn)了資助管理實體檔案和電子檔案管理工作順利開展，提高了中小學(xué)校學(xué)生資助管理信息化水平和工作質(zhì)量及工作效率，為南寧市教育民生檔案的收集、管理和利用服務(wù)提供了堅實的保障。

為打開教育民生資助檔案規(guī)范化管理工作新局面，南寧市學(xué)生資助管理辦公室以學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理為研究內(nèi)容，申報南寧市教育科學(xué)規(guī)劃課題獲立項。通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)教育學(xué)生資助民生檔案管理工作還存在以下不足。

（一）部分學(xué)校檔案組織機(jī)構(gòu)不健全，資助檔案管理工作不到位

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，南寧市直屬單位和學(xué)?；窘∪藱n案組織機(jī)構(gòu)，設(shè)有檔案室，設(shè)有專兼職檔案員，僅個別學(xué)校的檔案室正在籌建中。縣區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)大部分薄弱學(xué)校沒有條件設(shè)立綜合檔案室，而大部分資助檔案材料就產(chǎn)生在這些縣區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)薄弱學(xué)校。這部分學(xué)校檔案組織機(jī)構(gòu)不健全，檔案無專人負(fù)責(zé)，學(xué)生資助檔案只有堆放在學(xué)校資助辦，無法按規(guī)定的期限移交學(xué)校檔案室，無法實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一規(guī)范化管理，從而導(dǎo)致檔案收集不全，資助檔案流失，或歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性。這些因素不利于資助檔案規(guī)范化管理，影響教育民生檔案的服務(wù)和有效利用。

（二）工作人員思想認(rèn)識不到位，資助檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各教育學(xué)段的學(xué)校資助工作人員大多為兼職人員，工作任務(wù)重，在接受資助業(yè)務(wù)培訓(xùn)后，基本對本校實施的資助項目產(chǎn)生的資助檔案材料有所了解，但對資助材料管理的認(rèn)識模糊不清，未按檔案管理規(guī)范化要求進(jìn)行收集、分類、整理和集中統(tǒng)一，普遍認(rèn)為資助檔案的管理工作是學(xué)校檔案員的工作。而學(xué)校檔案工作人員對學(xué)校資助流程工作不甚關(guān)注和了解，對學(xué)生資助工作和活動產(chǎn)生的檔案材料模糊不清，普遍認(rèn)為資助工作人員移交多少材料，就整理多少材料，不需考慮資助檔案的完整性和獨(dú)立性。兩個“模糊不清”和“普遍認(rèn)為”反映出學(xué)校檔案管理工作內(nèi)部脫節(jié)，工作人員檔案管理意識淡薄，思想認(rèn)識不到位，制約學(xué)校資助檔案規(guī)范管理工作的開展。

（三）資助檔案管理制度不完善，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求

目前，國家對民生檔案的形成、管理、利用等沒有做出具體規(guī)定，教育民生檔案沒有明確的定義和統(tǒng)一范疇。資助工作涉及面廣，資助項目繁多，檔案數(shù)量大，學(xué)生資助檔案管理工作沒有相應(yīng)的管理制度，對資助檔案的收集、整理、分類、鑒定、歸檔和保管沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，學(xué)校資助工作人員和檔案工作人員在進(jìn)行檔案整理歸檔中無章可循，對是否符合檔案規(guī)范管理要求把握不準(zhǔn)，難以判斷工作結(jié)果質(zhì)量的好與壞，直接影響資助檔案人員的實際操作和檔案整理質(zhì)量。由于沒有管理制度的制約，缺乏監(jiān)管和問責(zé)，工作人員干好干壞一個樣，這些因素不利于檔案管理規(guī)范化工作的開展。

（四）資助檔案信息化基礎(chǔ)好，但缺乏信息資源有效整合

南寧市學(xué)生資助工作以信息化建設(shè)為抓手，創(chuàng)新研發(fā)并在全市各資助管理部門和學(xué)校推廣應(yīng)用了“南寧市學(xué)生資助信息管理平臺”的中職教育、高中教育和大學(xué)新生資助信息管理系統(tǒng)，提高了學(xué)生資助工作質(zhì)量和效率，為傳統(tǒng)資助檔案管理實現(xiàn)電子化檔案規(guī)范管理提供了良好的基礎(chǔ)。由于工作人員檔案專業(yè)水平偏低，缺乏信息化知識，極少運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理能力，對系統(tǒng)自動生成的電子檔案概念不清，無法科學(xué)有效地將檔案信息轉(zhuǎn)化整合為信息數(shù)據(jù)檔案，直接影響資助檔案高效利用和規(guī)范管理。在檔案的利用上沒有形成主動對檔案信息進(jìn)行整合、分析，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，致使資助檔案不能充分發(fā)揮其作用及利用價值。

（五）工作人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會少，檔案管理水平有待提高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)：全市教育系統(tǒng)的單位和學(xué)校參加檔案專業(yè)部門組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的工作人員占調(diào)查總?cè)藬?shù)的比例為10%；參加市教育局組織的教育系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)講座學(xué)習(xí)的工作人員占調(diào)查總?cè)藬?shù)的比例為19%；參加市資助辦組織的資助檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的工作人員占調(diào)查總?cè)藬?shù)的比例為33%；沒有參加任何檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)的工作人員占調(diào)查總?cè)藬?shù)的比例為38%。相對檔案培訓(xùn)工作來說，參加資助檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的工作人員占比略高些，主要是學(xué)生資助工作列為政府年度為民辦實事工程，資助辦在培訓(xùn)時，主要針對學(xué)校學(xué)生資助工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以績效考評的標(biāo)準(zhǔn)要求作為培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)資助工作人員分項目收集、整理資助檔案，確?？己俗糇C材料完整齊全而不被扣分，確保區(qū)市級年度績效考評順利通過。這種管理現(xiàn)狀離專業(yè)檔案規(guī)范化管理的要求甚遠(yuǎn)。調(diào)查數(shù)據(jù)反映工作人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會少，專業(yè)檔案管理水平不高，實際工作中對形成的資助歸檔材料的歸檔及整理缺乏規(guī)范統(tǒng)一的指導(dǎo)，影響學(xué)校檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。

三、資助檔案規(guī)范化管理工作的對策

針對教育資助民生檔案管理工作存在的問題，筆者認(rèn)為當(dāng)下應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作。

（一）健全和完善檔案管理機(jī)構(gòu)，確保資助檔案工作有序開展

健全和完善檔案管理機(jī)構(gòu)，是做好資助規(guī)范化管理的前提條件，為資助檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的組織保障。自2011年以來，南寧市教育局在全市教育直屬單位和中小學(xué)校開展了檔案管理達(dá)標(biāo)定級工作，現(xiàn)已有97%的直屬單位和學(xué)校的檔案管理工作達(dá)到了科技事業(yè)單位自治區(qū)級標(biāo)準(zhǔn)，取得了可喜的成績，為資助檔案規(guī)范化管理提供了條件。但縣區(qū)中小學(xué)校檔案管理達(dá)標(biāo)定級的比例仍較低，針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)薄弱滯后的現(xiàn)狀，要繼續(xù)在縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學(xué)校開展檔案管理達(dá)標(biāo)定級工作，促進(jìn)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校檔案管理在組織領(lǐng)導(dǎo)、建章立制、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)方面達(dá)到規(guī)范化管理要求。健全學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專兼職檔案員，建設(shè)設(shè)施完備的綜合檔案室，做到各類檔案集中統(tǒng)一管理，改變各類檔案分散各處，無專人管理的現(xiàn)狀。在資助檔案管理上，堅持集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的原則，確保資助檔案收集完整齊全，分類準(zhǔn)確，整理規(guī)范，保管安全，利用和查找方便。

（二）加大資助民生檔案的宣傳教育，提高資助檔案管理意識

一是大力宣傳檔案法律法規(guī)。通過多種形式進(jìn)行民生檔案宣傳教育，舉辦民生檔案專題展覽，增進(jìn)廣大民眾對資助工作的了解，整體提升意識，把資助檔案當(dāng)作民生檔案組成部分，使資助檔案管理有一個良好的思想基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)教育。從當(dāng)前教育精準(zhǔn)扶貧、教育公平的的戰(zhàn)略高度，準(zhǔn)確定位學(xué)生資助工作和資助檔案管理工作，從而提高工作人員對資助檔案管理工作的認(rèn)識，進(jìn)一步提高資助人員與檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和履職能力，更好地為學(xué)校教育服務(wù)。三是強(qiáng)化資助檔案利用服務(wù)理念。在檔案利用中樹立以人為本的服務(wù)意識，以增強(qiáng)資助服務(wù)意識和主動服務(wù)貧困生作為工作的出發(fā)點和落腳點。通過熱情周到、高效便捷的服務(wù)，提供全方位的檔案信息服務(wù)，讓利用者感受到檔案對自己的重要性，從而提高社會民生檔案意識。四是加強(qiáng)學(xué)校檔案部門和資助部門的工作協(xié)調(diào)、銜接，改變各自為政、自行其是的工作方式，確保資助人員和檔案管理人員相互了解各自工作流程及職責(zé)，做到既科學(xué)分工，各司其職，各盡所能，又緊密聯(lián)系，互相溝通，齊抓共管。

（三）加強(qiáng)資助檔案管理制度建設(shè)，進(jìn)一步明確工作職責(zé)

制定《南寧市中小學(xué)校學(xué)生資助管理文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》和《南寧市中小學(xué)校學(xué)生資助檔案管理工作制度》及《資助檔案工作年度考核制度》。明確資助檔案管理工作流程、管理部門職責(zé)和工作人員的崗位職責(zé)，結(jié)合全市檔案工作年度檢查制度，對民生檔案的歸檔情況、管理狀況和利用工作進(jìn)行檢查，將檔案管理納入考核范疇，對民生檔案的收集分類、歸檔范圍和期限、保管和利用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)管。在制定檔案管理制度時，應(yīng)以簡明實用、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，符合資助檔案管理實際，以適應(yīng)檔案管理的需要，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，確保資助檔案的收集整理、分類裝訂、上架排序、移交保管及有效利用符合統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到管理規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)資助檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)資助檔案信息化進(jìn)程

樹立資助檔案科學(xué)現(xiàn)代信息化管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式和理念，運(yùn)用管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理，擴(kuò)大民生檔案的空間服務(wù)范圍，適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升資助檔案數(shù)字化水平和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使資助檔案高效管理和高效利用。建立檔案信息查閱利用平臺，滿足查檔利用需求，真正實現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，在資助檔案現(xiàn)有的信息化水平基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，對檔案信息進(jìn)行存儲和備份，確保檔案信息的安全防范。并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，充分挖掘整合檔案信息資源，加強(qiáng)編研工作，充分利用民生檔案信息提高民生檔案的利用效果。

四、結(jié)束語

學(xué)生資助檔案是國家改善民生、推進(jìn)教育公平、建設(shè)和諧社會的有力見證，是教育民生檔案的重要組成部分。加強(qiáng)學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理，推進(jìn)民生檔案信息化進(jìn)程，充分利用民生檔案信息，以檔資政，服務(wù)民生，正是南寧市教育系統(tǒng)今后對民生檔案管理的工作目標(biāo)和努力方向。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2008〕12號）

[2]南寧市關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見（南辦發(fā)〔2016〕5號）

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[4]宋寶英.民生檔案建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2015（6）

【基金項目】南寧市教育科學(xué)規(guī)劃2014年度南寧市學(xué)生資助研究專項課題“學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理對策的研究”（2014XSZZ10）

【作者簡介】曾建榮（1962— ），女，廣西柳江人，大學(xué)本科學(xué)歷，學(xué)士學(xué)位，南寧市學(xué)生資助管理辦公室業(yè)務(wù)主管，檔案館員，研究方向：教育綜合管理、資助育人研究；李利梅（1969— ），女，大學(xué)本科學(xué)歷，南寧市教育局檔案館員。

（責(zé)編 盧建龍）