加強(qiáng)展館信息化、智能化、多元化建設(shè)

查章維

7月22-24日，阿里巴巴首次大規(guī)模的線下活動(dòng)——“淘寶造物節(jié)”在上海世博展覽館盛大召開(kāi)。數(shù)萬(wàn)90后、00后入場(chǎng)觀眾，72家淘寶神店店主，包括各色科技大咖，以及硅谷“最神秘、最前端”的技術(shù)公司Magic Leap，令上海世博館再次成為上海乃至全球的焦點(diǎn)。為此，本刊專訪了上海東浩會(huì)展經(jīng)營(yíng)有限公司常務(wù)副總經(jīng)理黃海兵，一起去探究上海世博展覽館（以下簡(jiǎn)稱“世博館”）的獨(dú)特魅力。

記者：上海的會(huì)展業(yè)發(fā)展迅速，不僅展會(huì)最多，展館也最多。作為世博館的經(jīng)營(yíng)管理方，上海東浩會(huì)展經(jīng)營(yíng)有限公司面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)，有著怎么的思考和舉措？

黃海兵：首先是錯(cuò)位經(jīng)營(yíng)。盡管面臨市場(chǎng)被分割，然而我們的經(jīng)營(yíng)定位還是比較清晰的。世博館總面積7萬(wàn)多平方米，我們將2萬(wàn)至5萬(wàn)之間的精品專業(yè)展覽，作為主攻方向。我們更多地扮演著中小型精品展會(huì)孵化器的角色，例如食品添加劑展、婚紗展，在世博館的展覽規(guī)模逐年擴(kuò)大，當(dāng)規(guī)模壯大到7萬(wàn)平米以上后，就移師到其它更大的展館里了。

其次，為了留住并培育這些展會(huì)，在營(yíng)銷策略上，我們實(shí)行多樣化組合方式，實(shí)行“展+會(huì)”、“展+活動(dòng)”、“展+賽事”等理念，引進(jìn)迎合年輕人的時(shí)尚元素，既與阿里巴巴、華為等大型企業(yè)合作，又與演藝單位、文化活動(dòng)機(jī)構(gòu)互換資源，從而進(jìn)一步提高場(chǎng)館的出租率。

另外還加強(qiáng)了運(yùn)營(yíng)規(guī)范性建設(shè)，例如在3號(hào)館的垂直運(yùn)輸方面，引進(jìn)了一家運(yùn)輸業(yè)務(wù)公司，為客戶提供免費(fèi)的運(yùn)輸服務(wù)。

記者：作為國(guó)企單位，世博館是如何適應(yīng)市場(chǎng)化需求、完成市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)路線的？

黃海兵：盡管世博館是國(guó)企單位，但我更多地把自己定位為“職業(yè)經(jīng)理人”的角色，上任后主導(dǎo)制定了一系列適合市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)的規(guī)章制度。在基本工作主線的引領(lǐng)下，解決特殊問(wèn)題，形成一套獨(dú)特的機(jī)制。比如說(shuō)我們的上報(bào)流程非?？?，這與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)要求短平快息息相關(guān)，如果你不及時(shí)提供相應(yīng)的服務(wù)，而只是簡(jiǎn)單地拒絕，就不能適應(yīng)市場(chǎng)化的需要。

再比如現(xiàn)場(chǎng)管理，包括供應(yīng)商在內(nèi)，我們都以制度來(lái)管理人，以流程來(lái)約束人，這樣我就有大量的時(shí)間和精力放在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)上，而不用再花費(fèi)精力在現(xiàn)場(chǎng)管理上。

總之，具體到每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，我們都有相應(yīng)的制度。不在職責(zé)范圍內(nèi)的事情，我們的員工會(huì)及時(shí)上報(bào)，這樣才能規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和工作疏漏。

記者：請(qǐng)問(wèn)世博館在經(jīng)營(yíng)理念上，除了市場(chǎng)化的制度約束，還有什么不同一般的經(jīng)營(yíng)策略？

黃海兵：世博館的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是嚴(yán)格實(shí)行單人管理制的。在展會(huì)期間，項(xiàng)目經(jīng)理按照工作流程和規(guī)章制度，可以向任何一個(gè)部門人員發(fā)出指令，哪怕他是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這樣才有利于提高工作效率。我們的核心運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)雖然有20來(lái)人，但是一場(chǎng)展會(huì)一般只配備三名協(xié)調(diào)人員：運(yùn)營(yíng)部項(xiàng)目經(jīng)理、工程部項(xiàng)目經(jīng)理以及安保部項(xiàng)目經(jīng)理，工程部和安保部作為運(yùn)營(yíng)部的支撐，分別管理各自領(lǐng)域，并由運(yùn)營(yíng)部項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一協(xié)調(diào)所有事項(xiàng)。

記者：展館的運(yùn)營(yíng)管理，不僅包括展館內(nèi)部管理，大展期間周邊的交通問(wèn)題也是衡量一場(chǎng)展會(huì)是否成功的要素。請(qǐng)問(wèn)世博館在周邊交通領(lǐng)域，有哪些值得借鑒的經(jīng)驗(yàn)？

黃海兵：世博館位于世博軸西側(cè)，連接著南浦大橋、盧浦大橋、打浦路隧道、西藏南路隧道等過(guò)江要道，周邊有數(shù)十條公交線路，軌道交通7、8、 13號(hào)線可直達(dá)展館，因此可謂區(qū)位優(yōu)勢(shì)明顯。為了確保在展會(huì)期間，尤其是布展、撤展期間的道路不堵塞，我們租用了大型蓄車場(chǎng)，讓運(yùn)送展會(huì)物料的貨車不停留在馬路上；還加強(qiáng)了與周邊交通主管部門的協(xié)調(diào)工作，盡量做到不擾民，盡自己的社會(huì)責(zé)任，從而受到展商好評(píng)。

除了提高場(chǎng)館硬件設(shè)施，在軟件領(lǐng)域，世博展覽館也盡量滿足客戶的需求，由項(xiàng)目專員為客戶提供常規(guī)服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。在展會(huì)結(jié)束后，我們也會(huì)請(qǐng)第三方與客戶進(jìn)行溝通評(píng)估，從而逐漸完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提升服務(wù)水平。

記者：說(shuō)到軟件領(lǐng)域，請(qǐng)介紹世博館的信息化建設(shè)情況。

黃海兵：在信息化建設(shè)領(lǐng)域，我們逐步向智能化場(chǎng)館的方向邁進(jìn)。例如WIFI的布點(diǎn)，我們會(huì)事先選擇重要區(qū)域，并根據(jù)人流量的多少，經(jīng)過(guò)多次試驗(yàn)，從而合理分配網(wǎng)絡(luò)資源。

經(jīng)過(guò)近一年時(shí)間的前期論證和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，2012年4月，世博館引進(jìn)了USI公司開(kāi)發(fā)的展館管理軟件EBMS，這也是國(guó)內(nèi)第一家引進(jìn)并運(yùn)行該軟件的展館單位。所有的工作流程，從客戶接待、合同簽訂、現(xiàn)場(chǎng)訂單再到財(cái)務(wù)結(jié)算，都在這個(gè)平臺(tái)上操作。以此為基礎(chǔ)，我們不斷開(kāi)發(fā)軟件外延功能，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)中心。例如為了確保展會(huì)安全，世博館的工作人員會(huì)現(xiàn)場(chǎng)檢查電纜情況，并通過(guò)無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)上報(bào)，再督促整改，審核通過(guò)后才允許通電。對(duì)于展位搭建商，我們也有自己的管理體系，采取實(shí)名認(rèn)證、證件管理、黑名單制度、現(xiàn)場(chǎng)安全整改制度等方式，用一絲不茍的態(tài)度，杜絕任何可能出現(xiàn)的失誤和隱患。

記者：作為上海代表性展館之一，世博館的獨(dú)特魅力已得到公認(rèn)，放眼國(guó)際市場(chǎng)，您有何思考和心得？

黃海兵：香港會(huì)展中心是世博館的對(duì)標(biāo)展館，我們有相關(guān)的合作領(lǐng)域，而且每年都會(huì)派人到香港會(huì)展中心學(xué)習(xí)。香港會(huì)展中心也使用EBMS管理軟件，盡管香港與內(nèi)地的政策法規(guī)不一樣，然而香港會(huì)展中心采取的“會(huì)+展”模式很值得我們學(xué)習(xí)，因?yàn)椤皶?huì)”與“展”是不分家的。再比如，韓國(guó)釜山展覽館、新加坡博覽中心等多產(chǎn)業(yè)一起發(fā)展，也頗具借鑒意義。因此我們必須完善配套設(shè)施，采取多元化發(fā)展模式，才能更好地發(fā)展現(xiàn)代會(huì)展業(yè)，提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平。