村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范管理與資源共享

賈建明（如皋市城建檔案館，江蘇如皋，226500）

村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范管理與資源共享

賈建明
（如皋市城建檔案館，江蘇如皋，226500）

近年來，如皋市檔案局堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)、典型引路、強(qiáng)化培訓(xùn)、一線指導(dǎo)，將鎮(zhèn)（區(qū)、街道）黨委政府及各部門檔案，實(shí)行規(guī)范整理、集中管理。全市14個(gè)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心建設(shè)提前一年全面完成，檔案保管條件得到改善，檔案規(guī)范化整理水平得到提升，檔案資源得到有效整合。省檔案局長謝波、市委書記姜永華專門作了批示，予以肯定。2015年6月，省檔案局發(fā)?？d做法和經(jīng)驗(yàn)，在全省推廣。市委、市政府先后兩次撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)70萬元，對(duì)各“中心”進(jìn)行獎(jiǎng)補(bǔ)，極大地調(diào)動(dòng)了各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）積極性，為全市基層檔案工作規(guī)范化管理躍上新臺(tái)階提供強(qiáng)有力的保障。

作為城建檔案主管部門，如皋市住建局非常重視城建檔案的管理，指導(dǎo)如皋市城建檔案館做好基礎(chǔ)設(shè)施配備，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，檔案管理工作水平全面提升。2014年如皋市城建檔案館被評(píng)為“省示范城建檔案館”，2015年順利通過省4A級(jí)數(shù)字檔案館測評(píng)驗(yàn)收。早在上世紀(jì)80年代，如皋就出臺(tái)了一系列加強(qiáng)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作的文件，為村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作打下了較好的基礎(chǔ)。2015年，根據(jù)省住建廳和南通市城鄉(xiāng)建設(shè)局的統(tǒng)一部署，該局在全市推進(jìn)了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室達(dá)標(biāo)定級(jí)工作，與鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心實(shí)行資源共享，建立了鎮(zhèn)（區(qū)、街道）村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室，年內(nèi)參加創(chuàng)建的10個(gè)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室全部通過省特級(jí)考評(píng)驗(yàn)收。

筆者從事城建檔案管理近20年，見證著如皋市城鎮(zhèn)（村鎮(zhèn)）建設(shè)檔案工作的發(fā)展和變革。本文就規(guī)范村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理，與鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心實(shí)行資源共享，談一些個(gè)人認(rèn)識(shí)。

一、建立村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的必要性

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，村鎮(zhèn)面貌日新月異，村鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，農(nóng)民人居環(huán)境不斷改善，村鎮(zhèn)建設(shè)的相關(guān)資料也在逐漸增多。建設(shè)“強(qiáng)富美高”新如皋，離不開城市建設(shè)，也離不開村鎮(zhèn)建設(shè)，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案資料的作用越來越突出，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的規(guī)范、完整、科學(xué)化管理尤為重要。

從近年來城建檔案館接收情況來看，工業(yè)項(xiàng)目檔案資料的接收比例逐年提升，而歸檔文件的質(zhì)量越來越差。究其原因，主要是大部分的工業(yè)項(xiàng)目在建設(shè)時(shí)因?yàn)闆]有土地指標(biāo)，不可能按照建設(shè)的流程辦理各項(xiàng)手續(xù)，導(dǎo)致工程竣工以后因不滿足城建檔案的報(bào)送要求，而不能按時(shí)向城建檔案館報(bào)送工程資料。有些企業(yè)雖然辦理了前期手續(xù)，但沒有收集和報(bào)送檔案資料的意識(shí)，直到辦理相關(guān)事項(xiàng)如為融資而辦理產(chǎn)權(quán)登記時(shí)，需要提供城建檔案館的接收證明，才知道要辦理檔案的報(bào)送手續(xù)，可工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的施工資料和監(jiān)理資料因時(shí)間長而無法提供，有些施工單位甚至已經(jīng)撤離、解散，或其他原因不存在、找不到了，而這些資料很多又不可彌補(bǔ)，給企業(yè)的融資造成了很大的麻煩。

因此，建立村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室，加大對(duì)工業(yè)企業(yè)建房的管理力度，協(xié)助企業(yè)做好檔案資料的收集工

如皋市桃花園農(nóng)民集中區(qū)作，督促企業(yè)在工程竣工驗(yàn)收后將所有資料向市城建檔案館移交；對(duì)暫不符合市城建檔案館接收條件的工程，在工程竣工時(shí)先將施工資料和監(jiān)理資料接收到村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室，避免日后手續(xù)齊備向市城建檔案館移交時(shí)找不到資料，這對(duì)各鎮(zhèn)加強(qiáng)企業(yè)的建房管理、加快企業(yè)辦證速度都起到非常重要的作用。

二、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的接收范圍

由于鎮(zhèn)（區(qū)、街道）范圍內(nèi)建設(shè)工程的“一書三證”、房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目以及符合城建檔案館歸檔要求的工業(yè)項(xiàng)目的檔案文件材料，由市城建檔案館統(tǒng)一收集、保管，因此村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室主要收集范圍為：居民個(gè)人建房、村莊規(guī)劃、集鎮(zhèn)規(guī)劃、鎮(zhèn)區(qū)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、村莊環(huán)境整治、農(nóng)民集中居房建設(shè)、農(nóng)村危房改造等檔案資料，以及因手續(xù)不齊全而無法向城建檔案館移交的工業(yè)項(xiàng)目檔案資料。

三、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室建設(shè)過程中存在的問題

1.檔案收集不全。通過調(diào)查，目前，大部分鎮(zhèn)（區(qū)、街道）村建設(shè)檔案全部由各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）建設(shè)服務(wù)中心保管，由于村鎮(zhèn)建設(shè)工作與國土資源管理、財(cái)政所等部門的工作存在一定的關(guān)聯(lián)性，對(duì)有些檔案資料的收集出現(xiàn)交叉現(xiàn)象。同一類的檔案，有的存放于建設(shè)服務(wù)中心，有的存放于國土資源所；同一個(gè)工程的檔案，由于各個(gè)階段（如招投標(biāo)、工程管理、竣工決算等）分屬于各個(gè)部門管理，資料也分別存放于多個(gè)部門；有的鎮(zhèn)甚至有很多的檔案資料分散在個(gè)人手中。由于分散存放，未能真正實(shí)現(xiàn)收集齊全、集中保管，檔案資料的安全性得不到保證，同時(shí)也給檔案的利用帶來了極大的不便。

2.保管條件不佳。近年來，為改善辦公條件，部分鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)拆除了老辦公大樓，由于國家政策的影響，新的辦公樓未能按期建設(shè)，造成鎮(zhèn)區(qū)機(jī)關(guān)辦公用房緊張，幾個(gè)部門擠在一個(gè)小的辦公樓內(nèi)，有的甚至是借用其他部門的場所。有的鎮(zhèn)因合并，由原來的兩個(gè)鎮(zhèn)兩幢樓合并成一幢樓，辦公場所難以保證，更不談建設(shè)規(guī)范化的檔案室了。因此，大部分鎮(zhèn)建設(shè)服務(wù)中心只有兩三間辦公用房，檔案室只能和辦公室合用，檔案存放在辦公室內(nèi)簡易的鐵皮柜、木質(zhì)櫥中，保密工作無從談起，有的鎮(zhèn)檔案資料甚至出現(xiàn)了鼠咬蟲蛀等現(xiàn)象，達(dá)不到“八防”的保管要求；有的鎮(zhèn)雖然單獨(dú)設(shè)有檔案室，但往往因?yàn)檗k公用房緊張，有用的、沒用的資料甚至于淘汰的機(jī)器設(shè)備都往檔案室放，把檔案室變成了雜物間、倉庫。

3.管理手續(xù)不完善。鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)辦公經(jīng)費(fèi)原本就不富足，在檔案工作上的資金投入相對(duì)于其他工作更是少之又少。村鎮(zhèn)檔案室建設(shè)最基本的硬件，如電腦、打印機(jī)、掃描儀、檔案柜等都不能配備齊全。硬件設(shè)施的缺乏，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。檔案接收沒有移交手續(xù)，也不規(guī)范整理，工程資料雜亂無章地堆放在一起，查檔只能憑借工作人員的記憶一堆一堆地翻，忙了半天有時(shí)也找不到、甚至根本就沒有接收到所需的檔案資料，檔案工作效率低下，不能真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)中心、服務(wù)大局、服務(wù)民生的價(jià)值。

4.人員素質(zhì)不高。村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理一般都沒有專職人員，大部分是由鎮(zhèn)建設(shè)服務(wù)中心工作人員兼任，由于基層的建設(shè)管理工作量大事雜，通過多輪次的區(qū)劃調(diào)整，轄區(qū)范圍不斷擴(kuò)大，根本騰不出專門的人員來從事這項(xiàng)他們看起來并不重要的工作，因此往往是一人身兼數(shù)職，檔案工作也只能在工作空隙擠出時(shí)間來做。這些人員中多數(shù)未參加過任何形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更談不上具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱，加上工作人員調(diào)動(dòng)頻繁，部分檔案工作人員對(duì)檔案收集、整理、保管、利用等的基本要求，以及室藏檔案概況都不熟悉，檔案工作難以走上規(guī)范化的軌道。

開展村鎮(zhèn)建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

四、實(shí)行資源共享的優(yōu)越性

鑒于村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的特殊性，筆者建議：條件較好的鎮(zhèn)，單獨(dú)設(shè)立村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室，本著節(jié)約的原則，可與檔案中心共享部分資源；辦公條件較差的鎮(zhèn)，與檔案中心合署辦公，實(shí)現(xiàn)資源共享的最大化。

1.實(shí)現(xiàn)檔案用房共享。一是檔案庫房共享。檔案庫房是保管檔案的場所，必須確保檔案資料的安全保管，庫房要配備相應(yīng)的密集架或檔案柜、溫濕度控制、消防、監(jiān)控等專業(yè)設(shè)備。相對(duì)于其他門類檔案而言，一個(gè)工程所產(chǎn)生的檔案量比其他門類檔案一年的量都大，因此，辦公條件較好的鎮(zhèn)（區(qū)、街道）可以單獨(dú)建立檔案庫房，辦公用房較緊的由檔案中心在檔案庫房內(nèi)劃出相對(duì)獨(dú)立的區(qū)域作為村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的庫房，實(shí)行檔案資料的統(tǒng)一保管。二是閱檔室共享。閱檔室是提供檔案利用的場所，必須有相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，如檢索工具櫥、空調(diào)、電腦、復(fù)印機(jī)、桌椅等，各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心都設(shè)置了專門閱檔室，完全能夠滿足各類檔案的查閱利用工作。檔案管理用房的共享，大大緩解了鎮(zhèn)（區(qū)、街道）辦公用房緊張的情況，節(jié)約了村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理用房建設(shè)的成本。

2.實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備共享。檔案信息化，需要使用電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案和其他載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以有效地延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，在實(shí)現(xiàn)檔案異質(zhì)備份提高安全性的同時(shí)，也大大提高了檔案的利用效率。在檔案保管中，需要的密集架、檔案柜、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度記錄設(shè)備、防光窗簾等，各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心基本都配備齊全，實(shí)行硬件設(shè)備共享，大大地節(jié)約了開支。

3.實(shí)現(xiàn)執(zhí)法檢查共享。為進(jìn)一步提高各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）做好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作的意識(shí)，市檔案局切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)和執(zhí)法職能，將村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作列入對(duì)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案工作經(jīng)常性檢查和年度檢查的重點(diǎn)內(nèi)容，確保村鎮(zhèn)建設(shè)檔案收集齊全、規(guī)范整理、及時(shí)移交、有效利用。由于城建檔案工作的特殊性和專業(yè)性，為確保檔案整理的質(zhì)量，在進(jìn)行檔案檢查時(shí)，檔案局可以吸納市城建檔案館相關(guān)人員一起參加，共同將鎮(zhèn)（區(qū)、街道）所有門類、所有載體檔案工作做得更好，全面提升基層檔案工作水平。

五、推進(jìn)資源共享的幾點(diǎn)措施

1.設(shè)定管理權(quán)限。檔案資源共享、特別是檔案庫房共享之后，帶來的主要問題就是檔案的安全保密和有效利用。若檔案中心只有一個(gè)庫房，各部門檔案集中保管于同一庫房，如果采用檔案柜還好，各使用部門對(duì)自己的檔案可以單獨(dú)加鎖，一套鑰匙由部門檔案人員備用；如果是使用密集架的庫房，由于密集架不同于檔案柜，不可以單獨(dú)用鎖，這樣檔案的保密安全問題則凸顯出來。因此，除了加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)教育之外，還必須采取切實(shí)有效的措施加強(qiáng)對(duì)人員的管理，比如嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)出庫房、對(duì)檔案人員進(jìn)出庫房進(jìn)行嚴(yán)格登記、在庫房內(nèi)增加攝像頭等，避免出現(xiàn)檔案的泄密和缺失損毀情況。

2.堅(jiān)持長效管理。定期做好檔案資料的收集、整理，按時(shí)做好移交，完善移交手續(xù)，按要求做好目錄電子化和全文數(shù)字化，做好安全保密、查閱利用等工作，對(duì)涉及民生和服務(wù)中心、服務(wù)大局的利用實(shí)例，要及時(shí)記錄，向相關(guān)媒體報(bào)送，進(jìn)一步提升檔案的社會(huì)知曉度和美譽(yù)度，確保村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理常態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是做好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作的關(guān)鍵。近年來，作為全市村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的業(yè)務(wù)主管部門，省、市、縣各級(jí)建設(shè)行政主管部門都加強(qiáng)了對(duì)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在平時(shí)的業(yè)務(wù)工作中，作為基層的縣（市）級(jí)建設(shè)檔案館是業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主要力量，除正常的集中式業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還需組織專業(yè)人員定期到各檔案室進(jìn)行面對(duì)面、手把手的指導(dǎo)，時(shí)常檢查檔案整理等工作的開展情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，避免出現(xiàn)大量錯(cuò)誤后再返工，造成人力、物力的浪費(fèi)，挫傷檔案人員的積極性。同時(shí)，要指導(dǎo)各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）做好檔案的收集工作。為確保檔案資料的收集到位，各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）要由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成立專門的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，制定相應(yīng)的文件歸檔制度，協(xié)調(diào)產(chǎn)生城建檔案的各個(gè)部門，最終將村鎮(zhèn)建設(shè)檔案交由村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室統(tǒng)一管理。

村鎮(zhèn)建設(shè)檔案數(shù)量多、利用率高，規(guī)范村鎮(zhèn)建設(shè)檔案勢(shì)在必行。規(guī)范化檔案室建設(shè)只是一個(gè)手段，更重要的是要以創(chuàng)建為契機(jī)，不斷拓展村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室接收檔案的門類，暢通收集渠道，加強(qiáng)對(duì)鎮(zhèn)區(qū)范圍內(nèi)新建工程類項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，對(duì)多年積存的數(shù)量巨大的歷史檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)重新規(guī)范整理到位，按照要求移交統(tǒng)一保管，著力提升科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，努力使村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作水平全面提升。