新形式下如何改進(jìn)檔案管理工作

李媛媛

【摘 要】隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理 信息公開(kāi)

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）17-0088-01

多年來(lái)，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的問(wèn)題，致使大批的檔案得不到充分的使用，許多很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣。隨著當(dāng)今信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，同時(shí)也是一個(gè)信息量高度共享的時(shí)代，檔案信息公開(kāi)已是一種必然的趨勢(shì)，可以說(shuō)信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門(mén)必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代信息化管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程。由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。然而，隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

二、加強(qiáng)電子檔案信息的安全性

電子檔案的管理過(guò)程完全是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息公開(kāi)，就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開(kāi)推廣。為了加強(qiáng)電子檔案信息的安全性，必須要建立檔案的各項(xiàng)制度，檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿(mǎn)足電子檔案利用者的需求，并確保檔案的真實(shí)性。對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理。

因此，我們必須改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

三、提高電子檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。檔案管理者要全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門(mén)外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念。建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

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