SOP應用于高校圖書館學生助理管理的思考

文/浙江大學海洋學院 胥晶

SOP應用于高校圖書館學生助理管理的思考

文/浙江大學海洋學院 胥晶

本文結(jié)合工作實際，分析了高校圖書館學生助理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，探討如何將 SOP（標準化操作規(guī)程）應用于高校圖書館學生助理的管理，從而推進學生助理工作的常態(tài)化運作。

高校圖書館；SOP（標準操作規(guī)程）；學生助理

為適應高等學校圖書館事業(yè)發(fā)展的需要，更好地指導和規(guī)范高等學校圖書館工作，教育部在2015年12月31日印發(fā)了新的《普通高等學校圖書館規(guī)程》。規(guī)程第三十九條指出：“高等學校應推動圖書館嚴格遵循相關(guān)的專業(yè)標準，不斷完善業(yè)務規(guī)范和考核辦法， 改進和優(yōu)化業(yè)務管理”。

學生助理作為高校圖書館人力資源的組成部分，優(yōu)化其管理具有實際意義。國內(nèi) 外關(guān)于學生助理管理的研究文獻較為豐富，其中基于人力資源框架下的管理思路較為常見：劉媛等人指出美國高校圖書館在學生工崗位設置及任職要求、崗位申請及雇用、學生工培訓、管理、工資、獎勵機制等方面已形成了比較完善的管理體制；路雅祺從申請方式、崗位職責、工作時間、崗位培訓等幾個方面介紹了美國馬里蘭大學圖書館學生助理工作的管理方法；周晅等人借鑒人力資源管理學的理論方法分析了學生助理管理工作中存在的問題及原因，創(chuàng)新性提出在學生助理管理中采用“聘任規(guī)范化”“培訓專業(yè)化”“工作表單化”“考核定量化”“獎懲有據(jù)化”等解決對策。上述文章多側(cè)重基于人力資源的角度構(gòu)建學生助理管理的大框架，對于通過何種方式細化管理尚未系統(tǒng)提出。

高校圖書館學生助理從事的工作主要分為常規(guī)性工作、合作性工作兩種類型。常規(guī)性工作往往具有固定性、基礎(chǔ)性、重復性等特點。將SOP（標準操作規(guī)程）管理理念應用于基于人力資源管理框架下的高校圖書館學生助理常規(guī)性工作的管理，可以形成常態(tài)化的管理模式。

一、SOP 的含義

SOP（Standard operation procedure），中文稱為“標準操作規(guī)程”。它是由組織內(nèi)部自行撰寫的一種工作準則，即以文件形式、統(tǒng)一格式描述出來的標準操作步驟和要求。主要描述操作人員日常的和重復性工作操作步驟和應遵守的事項，用以指導和規(guī)范日常工作。目的是讓操作人員通過先進的程序完成產(chǎn)品或使得操作結(jié)果一致。

SOP的優(yōu)點：一是通過將部門積累下來的技術(shù)、經(jīng)驗，以標準的格式記錄在文件中， 以免因技術(shù)人員的流動而使技術(shù)流失；二是使操作人員經(jīng)過短期培訓，快速掌握先進合理的操作技術(shù)；三是SOP的發(fā)展和應用可保證操作過程有長期的一致性和連貫性。因此SOP可以被用作高校圖書館學生助理常規(guī)性工作管理的教程。

二、高校圖書館學生助理工作現(xiàn)狀及存在的問題

（一）高校圖書館學生助理工作現(xiàn)狀。20 世紀 90 年代以來，隨著高等教育的發(fā)展，高校招生人數(shù)不斷增加，新館建成后館舍面積成倍增長，同時高校圖書館為滿足讀者的需求，實行全開放管理并延長開放時間。但由于人力、物力等方面原因，高校圖書館也面臨工作人員嚴重不足的困難，圖書館開始聘用學生助理參與圖書館管理。據(jù)統(tǒng)計，美國大學圖書館流通崗位中由學生助理完成整個流通工作的已達78%，在我國占45%，學生助理大大緩解了人手不足的問題。但高校圖書館在學生助理使用過程中，還存在一些普遍性問題。掌握學生助理工作現(xiàn)狀，解決好存在的問題，是高校圖書館持續(xù)使用好學生助理的關(guān)鍵。

（二） 高校圖書館學生助理工作存在的問題。主要有：

1. 流動性大，管理比較困難。一方面，學生助理通常利用課外業(yè)余時間勤工儉學，工作時間經(jīng)常由于課程安排及個人發(fā)展規(guī)劃（考研、出國、培訓等）受到限制，影響圖書館的日常管理；另一方面， 學生助理的正常畢業(yè)也會使這支隊伍存在必然的人員流動。

2.培訓不到位，職業(yè)素養(yǎng)缺乏。圖書館學生助理通常在招聘后經(jīng)過簡單培訓即上崗工作，未經(jīng)系統(tǒng)、專業(yè)、規(guī)范的 業(yè)務培訓；圖書館也未安排專業(yè)培訓館員專門負責對新進學生助理進行培訓；培訓內(nèi)容隨意性強，不完整，缺乏專業(yè)系統(tǒng)性，有關(guān)職業(yè)道德、工作責任、團隊精神的培訓缺少，造成一些學生助理工作責任心不強，缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)；另外，新增業(yè)務的培訓也不夠及時。

3.缺乏統(tǒng)籌管理，考核方式缺失。多數(shù)高校圖書館對學生助理的工作時間沒有進行統(tǒng)籌管理，隨意性大，增加了圖書館工作的被動性。同時，學生助理的報酬多采用時薪制，缺少完善的考核機制，無法對學生助理的工作質(zhì)量進行有效評價與激勵，不利于學生助理個人及團隊業(yè)務能力的提升。

三、SOP 如何應用于高校圖書館學生助理常規(guī)性工作管理

（一） 人員招募。

1.建立標準化人員梯隊模式。高校圖書館由于其常規(guī)性工作技術(shù)性不高的特點，適合采用以本科生為主，研究生為輔的人員組合結(jié)構(gòu)。（1）本科生年級及班級選擇。本科生的年級選擇很關(guān)鍵。大一學生剛?cè)胄?，未完全適應校園生活且社團活動較多；大四學生面臨就業(yè)或考研的壓力；大二學生較大三學生延續(xù)性好，可減少圖書館人員的頻繁招聘與培訓。但若完全聘用大二學生，圖書館將面臨該批學生助理集中畢業(yè)帶來的崗位空缺壓力。因此，本科生學生助理適合以大二學生為主、大三學生為輔（如七三或八二比例）。另外，同一院系或同一班級學生由于課程設置及活動安排相近，也容易出現(xiàn)集體請假現(xiàn)象。本科生學生助理選擇時應盡可能避免同一院系同一班級人員招聘過多。（2）研究生比例確定。本科生在學期末通常會有考試周，需集中復習備考，選聘部分研究生擔任學生助理可互補崗位需要。研究生助理的數(shù)量可控制在招募總數(shù)的20%～30%，又因研究生課程不多，可支配時間多，年級可不做要求。

根據(jù)以上，我們可以建立較為固定的研本比及年級比，從而可以根據(jù)總需求量確定各年級招聘人數(shù)。人員梯隊模式如圖 1。

圖1　人員梯隊模式

如中途有學生臨時退出，同樣按照上述方案補進。按照該方案進行招募，可保證較為穩(wěn)定的研本比、年級比，從而避免因人員集中更替帶來的工作銜接困難以及本科生考試周學生助理空缺情況。

2.建立標準化招聘流程。每學期初由用人部門將用人計劃報招聘部門，招聘部門通過固定的招聘平臺發(fā)布招聘信息，經(jīng)過初篩及二次選拔確定聘用人員。招聘流程如圖 2。

圖2　標準化招聘流程

（二） 人員培訓。主要內(nèi)容如下：

1.制定崗位SOP。梳理學生助理需要學習的基本理論及實際操作事項，由圖書館專業(yè)館員負責編寫。 SOP 應力求簡潔，易于掌握。如可以將“圖書借還”“書目檢索”“借閱查詢”“圖書超期處理”“IC空間預約”“碩博論文接收”等規(guī)程逐個制作 SOP，在團隊共享云盤 上存放共享。

2.制定培訓計劃表。為每一位學生助理制定培訓計劃表。計劃表中涵蓋培訓項目、培訓館員、培訓時長、培訓考核目標及考核結(jié)果等項目。每一位學生助理經(jīng)培訓考試合格后方可上崗。在實際 工作中，若需要培訓新的技能，也按照上述模式操作。

3.工作表單化。為更加直觀的了解工作狀況，可通過制定表單進行統(tǒng)一管理。主要的表格有：《排班表》，根據(jù)學生的選課表，靈活安排學生分時段值班；《值班登記表》，欄目包括值班日期、值班人、值班時間段、值班時長、工作內(nèi)容、值班老師簽名等（如圖3）。其中工作內(nèi)容要對應學生助理崗位規(guī)程中要求的事項，以避免學生助理工作的隨意性，也便于連續(xù)性工作的查看和銜接。

圖3　學生助理值班登記表

（三）人員考核、評估及激勵。根據(jù)不同崗位，制定適用于各崗位的績效考核表。考核表包括被考評人、考評指標及權(quán)重，考評人、考評方式等項目。由指定人員組織定期考評，并及時對考評結(jié)果進行整理分析，結(jié)果反饋學生助理。根據(jù)考評結(jié)果，對不同人員采取相應的激勵或淘汰措施。同時根據(jù)考評結(jié)果不斷完善考核方式，提高考核工作的合理性和有效性。

（四）SOP 的維護補充。基于 SOP 可持續(xù)運行的要求，每一份規(guī)程都應根據(jù)實際情況的變化而不斷修訂完善。高校圖書館應有專門部門和人員定期對 SOP 進行梳理，保證每一份 SOP的適時性和適用性。綜上所述，本文提出了基于 SOP 學生助理常規(guī)性工作的常態(tài)化管理思路（如圖 4）。

圖4　學生助理常規(guī)性工作管理 SOP

四、結(jié)語

采用標準化管理方式管理高校學生助理，可有效避免因?qū)W生助理頻繁變動或離崗造成工作斷檔或管理混亂，從而實現(xiàn)學生助理工作呈良性可持續(xù)性發(fā)展。

采用標準化管理方式可建立健全圖書館學生助理工作規(guī)章制度，規(guī)范學生助理招聘、培訓、管理和評估等工作，真正用好學生助理，發(fā)揮其作用，推進圖書館工作更加平衡、 有序地發(fā)展。

標準化管理理念也可用于圖書館服務系統(tǒng)設備維護、圖書盤點、空間管理等多方面。不管是對于管理者、被管理者還是讀者，一個有序的管理方式終究是好的體驗。

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