ERP系統(tǒng)對預(yù)算管理所產(chǎn)生的作用

陳小麗

預(yù)算管理是西方國家的企業(yè)為加強企業(yè)內(nèi)部管理和控制，提高自身市場競爭能力和抵御風險能力，以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標而建立起來的一種內(nèi)部管理制度。全面預(yù)算管理會涉及到企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和流程指標。而ERP系統(tǒng)能夠整合數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程，可以滿足全面預(yù)算管理的要求，能夠充分體現(xiàn)全面預(yù)算管理的基本內(nèi)涵，可以作為全面預(yù)算管理的載體。面對煤炭市場的低迷，煤機產(chǎn)品日漸飽和、市場競爭更加激烈、利潤十分微薄的情況下，我企業(yè)依靠ERP系統(tǒng)實施全面預(yù)算管理。

一、預(yù)算的編制流程

（一）我企業(yè)采取的是混合式（上下結(jié)合）的預(yù)算編制方式

企業(yè)的最高管理層通過對前期預(yù)算完成情況、內(nèi)外部環(huán)境變化的分析，公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的制定或調(diào)整，提出下一個年度經(jīng)營目標。各相關(guān)部門根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計和制造說明，針對現(xiàn)有機器設(shè)備、人力條件，優(yōu)化生產(chǎn)程序，選擇最經(jīng)濟的生產(chǎn)方式，制定嚴格的作業(yè)操作規(guī)程。成立定額小組，專門負責單位產(chǎn)品成本、費用定額的編制、修訂與監(jiān)督，定額的制訂結(jié)合實際生產(chǎn)力現(xiàn)狀，并參考歷史標準或行業(yè)先進水平。對住宿費、交通費、招待費等制訂開支標準，實行定額控制，超過標準不得報銷。生產(chǎn)預(yù)算、成本計劃、費用預(yù)算必須報經(jīng)公司總經(jīng)理批準、財務(wù)總監(jiān)核準后執(zhí)行，各單位根據(jù)公司下達的預(yù)算指標在本部層層分解，各執(zhí)行單位將年度預(yù)算結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)情況、經(jīng)營特點將每月的預(yù)算費用如辦公費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、會議費、勞保費、差費、汽車費用等等錄入ERP系統(tǒng)。

（二）管理規(guī)劃部對各預(yù)算部門的預(yù)算初稿進行審核

審查是否符合其企業(yè)戰(zhàn)略目標，是否在可接受的范圍內(nèi)，是否可行，對于不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略或預(yù)算目標的事項，對于審查平衡中發(fā)現(xiàn)的問題，管理層與各分廠部室就本預(yù)算出現(xiàn)的問題進行相互溝通，討論、協(xié)商、通過雙向溝通提出修改意見予以修改。管理規(guī)劃部對各預(yù)算執(zhí)行單位上報的預(yù)算草案在ERP系統(tǒng)進行匯總。經(jīng)最高管理層審議批準后的企業(yè)年度總預(yù)算由管理規(guī)劃部下達各預(yù)算執(zhí)行單位執(zhí)行。這ERP系統(tǒng)中一目了然，既節(jié)省了時間成本又能實時監(jiān)控。

二、預(yù)算的執(zhí)行及控制

（一）現(xiàn)就管理費用預(yù)算舉例，管理費用是一個綜合的預(yù)算項，企業(yè)細分為辦公費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、會議費、勞保費、差費、汽車費用等。只要“管理費用”這個預(yù)算總項的額度不超出預(yù)算，各車間部室就可以繼續(xù)報銷，否則發(fā)生的費用財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。管理費用在ERP中是按月控制，當有部門預(yù)算超標時，在錄入費用時系統(tǒng)會提示該部門費用超標，這有利于財務(wù)部門及時掌控，告知該部門因為預(yù)算超標，不能報銷。財務(wù)就達到了事中控制，不在被動的事后控制，從而對費用加以控制。

（二）為了保證預(yù)算的權(quán)威性，預(yù)算一旦形成，在企業(yè)就好比是法律，一般是不予調(diào)整的，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，需由預(yù)算部門提出申請，報管理規(guī)劃部審批，經(jīng)層層審核，由總經(jīng)理簽署意見后做預(yù)算調(diào)整，這樣各部門在報預(yù)算時就更加謹慎。

（三）預(yù)算的實時控制。ERP系統(tǒng)更直觀的了解到各部室當年發(fā)生的費用，節(jié)約與超支及預(yù)算執(zhí)行情況。還能與預(yù)算目標進行對比，找出差異，分析原因，并根據(jù)差異的大小和性質(zhì)，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和存在的風險，為預(yù)算控制提供目標、方向和重點，提出相應(yīng)的改進性措施。通過建立成本費用控制系統(tǒng)明確責任主體，并對其進行責任預(yù)算、責任核算、業(yè)績考核、報告及評價，實現(xiàn)成本費用的事前、事中、事后的全程有效控制。

（四）依靠ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了全面預(yù)算管理系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)的對接，費用的發(fā)生必須按照有計劃（預(yù)算）、有審批的原則進行控制管理，通過健全費用審批制度，明確審批的人員及其權(quán)限，監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行，減少超額度、超標準、亂開口子和造假等不正?，F(xiàn)象的發(fā)生。

三、以財務(wù)為核心的全面預(yù)算管理有效的通過ERP系統(tǒng)來控制實施

（一）企業(yè)授權(quán)財務(wù)部門對期間費用進行統(tǒng)一管理

財務(wù)部門必須按照公司規(guī)定的費用開支范圍和開支標準，嚴格執(zhí)行費用預(yù)算、費用標準和費用審批制度，對每一筆費用支出都進行認真審核，違反規(guī)定的費用支出一律不予報銷。各車間部室必須建立健全成本核算制度，嚴格按成本核算操作規(guī)程傳遞、記錄、核算成本信息，并充分應(yīng)用電子技術(shù)及統(tǒng)計分析方法揭示成本變化趨勢，用于成本決策。

（二）全面預(yù)算管理與ERP進行有機的結(jié)合

為此企業(yè)與軟件公司專門針對本企業(yè)實際情況開發(fā)了本企業(yè)ERP預(yù)算管理系統(tǒng)，經(jīng)過幾年的努力和大量的測試，本企業(yè)初步建立起以現(xiàn)金流為紐帶、以成本費用控制為重點的全面預(yù)算管理，并初步實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)與經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)會計、管理會計信息系統(tǒng)的協(xié)同。

（三）全面預(yù)算管理依靠ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持，為確保預(yù)算的有效執(zhí)行，為預(yù)算控制發(fā)揮提供良好的信息平臺

ERP管理系統(tǒng)信息平臺使全面預(yù)算數(shù)據(jù)與財務(wù)核算數(shù)據(jù)能夠資源共享，全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠自動從財務(wù)核算系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù)，并自動形成相應(yīng)的差異分析表，在憑證制單時進行預(yù)算控制?？梢?，這種編制預(yù)算的方式，自動化程度明顯提高，各車間部室能夠協(xié)同完成預(yù)算工作，勞動量明顯減輕，提高了全面預(yù)算管理的應(yīng)用效果。

四、ERP參與預(yù)算為企業(yè)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，有效的推進全員參與預(yù)算管理

（一）ERP系統(tǒng)對預(yù)算事項的事中和在線控制的優(yōu)點是控制嚴格、數(shù)據(jù)準確，能及時有效的反饋到領(lǐng)導層，對預(yù)算執(zhí)行預(yù)算也有一定的推動作用。就不會出現(xiàn)預(yù)算管理，只是流于形式，無人執(zhí)行監(jiān)督，財務(wù)部門工作被動，執(zhí)行不力無法參與到預(yù)算管理中去。通過良好的協(xié)調(diào)機制和快速的反應(yīng)能力，及時正確地處理生產(chǎn)過程發(fā)生的異常情況，期間費用實行歸口分級管理。根據(jù)管理權(quán)限和管理責任相結(jié)合的原則，對期間費用實行權(quán)責制，并根據(jù)各項費用的具體情況，進行層層分解，層層落實。年終根據(jù)預(yù)算進行考核，對突破指標的部門、單位和個人要進行懲罰，節(jié)約的給予獎勵。

（二）將全面預(yù)算與ERP進行結(jié)合，使用ERP系統(tǒng)將大大減少預(yù)算執(zhí)行的工作量，為進一步細化預(yù)算、硬化控制提供了現(xiàn)代化的手段，提高了工作效率的同時，又減少了大量的人力物力成本，還能保證數(shù)據(jù)的可靠、資源共享方便有效地實現(xiàn)全面預(yù)算的編制，數(shù)據(jù)信息來源更真實有效，對各車間部室提供的數(shù)據(jù)資料有根有據(jù)，更具有說服力。通過ERP系統(tǒng)把發(fā)生的相關(guān)費用整理出來，直接傳遞到相關(guān)的車間部室，引起各車間部室的注意，控制成本費用。ERP這種數(shù)據(jù)信息的及時傳遞，既有效地控制了費用的發(fā)生，又有力的執(zhí)行了預(yù)算。

對企業(yè)推行ERP控制下的預(yù)算管理編制流程及執(zhí)行情況，通過ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算管理，數(shù)據(jù)信息的及時傳遞與共享，對預(yù)算進行實時監(jiān)控，從而避免浪費及一些錯誤的發(fā)生，從而達到全面參與預(yù)算，全員參與管理的目的。對公司提高管理水平、節(jié)約成本費用、實現(xiàn)經(jīng)濟效益增長都具重要作用。

參考文獻

[1]《財務(wù)管理》.

[2]網(wǎng)絡(luò)資料.