淺析公路工程檔案工作存在的問題與對策

文·孫文星

淺析公路工程檔案工作存在的問題與對策

文·孫文星

公路工程檔案是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件材料。它包括公路建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、勘測、設(shè)計、施工、竣工、試生產(chǎn)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、實物等形式與載體的材料。公路工程檔案在工程運營和維護工作中無疑發(fā)揮了重要作用，然而公路工程檔案存在的問題，像建設(shè)項目檔案不齊全不完整，特別是公路建設(shè)前期立項決策、可行性研究、方案論證等策劃決策階段的材料缺失嚴重；工程建設(shè)單位主管人員對檔案工作不重視，公路建設(shè)運營單位檔案人員缺乏綜合技能；公路工程檔案整理不標準、編制不規(guī)范、質(zhì)量不高；公路工程檔案管理體制和制度不健全、不按規(guī)定移交等，有時也嚴重制約了公路建設(shè)運營，給工程建設(shè)運營帶來無法挽回的損失。為此，筆者根據(jù)多年來的實踐與體會，就公路工程檔案管理提幾點粗淺的看法。

一、把好公路工程檔案材料收集關(guān)，確保齊全完整

公路工程檔案的成套性，決定了公路工程檔案與整個工程開展的不同階段密切聯(lián)系在一起。建設(shè)項目都要經(jīng)歷立項調(diào)研、可行性研究、評估決策、勘測、設(shè)計、施工、竣工、試運營等階段，公路工程檔案應(yīng)該涵蓋每個階段的文件材料。然而現(xiàn)實工作中，往往只重視公路建設(shè)實施過程中形成的檔案材料，對公路建設(shè)項目前期形成的調(diào)研論證、可行性研究、決策、計劃立項、項目審批等階段的檔案材料和后期的竣工驗收和試運營等環(huán)節(jié)的檔案材料不夠重視、收集不全，只注重收集一些圖紙類材料，缺乏相關(guān)的記錄性文字材料。針對這一現(xiàn)象，我們要做到以下幾點：

一要制定完善的公路工程檔案歸檔范圍和保管期限表，明確列出應(yīng)當歸檔的文件材料。這當中要注意同一個公路項目，應(yīng)針對設(shè)計方、施工方、監(jiān)理方和建設(shè)方制定不同的保管期限，對不同的歸檔單位進行區(qū)別對待，這就需要建設(shè)方和各參建單位互相交流和協(xié)商，確定適應(yīng)自己的歸檔文件材料范圍和保管期限表。

二要實行公路工程檔案文件材料的登記和積累制度。通過對建設(shè)文件材料的登記，掌握各部門辦文情況和文件材料的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，明確每個部門的歸檔范圍、責任以及文件材料的歸檔節(jié)點，保證文件材料存放有序、安全，避免混亂和遺失。

三要落實“三納入”“四參加”制度，將公路工程檔案工作納入建設(shè)活動業(yè)務(wù)流程，加強檔案人員對業(yè)務(wù)文件的前端控制；將公路工程檔案管理工作納入建設(shè)合同管理中，通過合同條款明確各方在建設(shè)項目檔案管理中的責任，保證建設(shè)項目文件材料的完整齊全和質(zhì)量。

二、把好公路工程檔案整理歸檔關(guān)，確保歸檔規(guī)范有序

公路工程檔案材料有別于其他門類檔案材料，整理歸檔中要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，注意保持文件材料之間的有機聯(lián)系。公路建設(shè)單位檔案部門在制訂分類方案時，必須進行縝密的研究、全面的考察，使分類方案的類目體系設(shè)計得科學、合理。同時，要科學預(yù)測對本單位工程檔案的形成及發(fā)展趨勢，將不斷產(chǎn)生的新類目及時反映在方案中，使公路工程檔案的分類方案具有長久的適用期，以保證公路工程檔案管理秩序的相對穩(wěn)定。

一要把握好分類方案的整體性和嚴肅性，確保各類別之間不互相交叉；把握好分類方案的客觀性和綜合性，注重分類標準的客觀性和分類方法的統(tǒng)一性；把握好分類方案的包容性和穩(wěn)定性，確保公路建設(shè)項目形成的所有檔案材料包容在內(nèi)，并注重一個單位在一個時期內(nèi)分類方案的相對穩(wěn)定性。

二要區(qū)別圖樣技術(shù)文件 、技術(shù)文字材料、目錄文件材料和聲像科技文件材料等不同類型的材料，并分門別類地進行整理歸檔。在組卷環(huán)節(jié)中，建設(shè)單位要將公路建設(shè)項目形成的工程前期文件、建設(shè)施工管理文件、竣工驗收管理文件、運營管理文件等，按階段結(jié)合問題進行組卷；施工單位要將工程技術(shù)文件，按標段或單位工程或?qū)I(yè)工程等特征組卷；設(shè)備儀器文件要按專業(yè)、系統(tǒng)、臺件、技術(shù)結(jié)構(gòu)特征組卷；監(jiān)理文件要按專業(yè)、時間、文種等特征組卷；圖紙要根據(jù)設(shè)計單位提供的卷冊目錄按專業(yè)、卷冊號組卷。在公路建設(shè)檔案的排列環(huán)節(jié)中，單位工程文件案卷要按照單位工程綜合管理性文件卷、施工記錄及相關(guān)試驗報告卷、質(zhì)量驗收文件卷的順序排列；施工記錄卷要按施工工序排列，強制性條文執(zhí)行記錄可排列在相應(yīng)的施工記錄后；質(zhì)量驗收文件卷要按單位工程質(zhì)量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質(zhì)量驗收排列；監(jiān)理文件卷要按管理文件卷、監(jiān)理日志卷、監(jiān)理記錄卷、監(jiān)理月報卷、監(jiān)理會議文件卷、監(jiān)理總結(jié)卷的順序排列。

三、抓好制度建設(shè)，明確工作責任，建立健全檔案綜合協(xié)調(diào)機制

公路工程檔案具有形成周期長、產(chǎn)生單位多、數(shù)量龐大、產(chǎn)生與保管單位分離等特點，因此需要建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各參與單位的共同參與、相互配合，建立檔案工作協(xié)調(diào)機制，強化檔案工作意識，明確各參建單位和人員的檔案職責，健全檔案管理制度。

首先，各參建單位要將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目立項申報、勘探設(shè)計、征地拆遷、招投標等各項建設(shè)程序中，納入項目建設(shè)管理計劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的崗位職責。建設(shè)單位的檔案人員不僅要做好檔案材料的收集整理歸檔工作，同時要督促各勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理參與單位的檔案收集整理歸檔工作。各參建單位在工程竣工驗收后，要按合同要求向建設(shè)單位及時移交全部檔案。公路建設(shè)單位應(yīng)對各參與單位的檔案工作實行事前業(yè)務(wù)指導、事中全程參與、事后驗收監(jiān)督的職責。

其次，各參建單位要在項目建設(shè)的前期籌備、項目設(shè)計、施工、監(jiān)理、招投標時，同步提文件材料的形成積累及歸檔要求，并寫入相關(guān)合同協(xié)議條款；要在檢查項目進度質(zhì)量時，同步檢查文件材料的形成情況；要在項目移交竣工驗收時，同步驗收項目檔案情況。形成規(guī)范的檔案管理體制機制，嚴密控制每個環(huán)節(jié)，確保工程檔案管理制度化。公路工程建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，在嚴把工程質(zhì)量關(guān)的同時，要加強對參建單位的檔案管理進行指導監(jiān)督協(xié)調(diào)，確保形成的檔案材料的完整性、齊全性、系統(tǒng)性、準確性、規(guī)范性。

四、強化對公路工程建設(shè)人員的教育培訓，加強檔案隊伍建設(shè)

重視檔案人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，建設(shè)復合型檔案人才隊伍是做好建設(shè)項目檔案管理的基礎(chǔ)。目前很多公路施工單位資料管理員的檔案技能水平參差不齊，立卷質(zhì)量難以保證，即使有專業(yè)的檔案管理員協(xié)助立卷，也會因個人的技能水平和認知程度而產(chǎn)生一定的差異。所以，針對公路工程檔案管理人員中有的只具有工程管理技能而不懂檔案業(yè)務(wù)，有的只懂檔案業(yè)務(wù)而不了解工程技術(shù)等問題，公路建設(shè)項目單位要加強對工程技術(shù)人員的檔案培訓力度和對檔案業(yè)務(wù)人員的工程技術(shù)培訓力度，注重培養(yǎng)既懂工程技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)的復合型人才。要確保工程技術(shù)人員掌握工程技術(shù)檔案形成過程和形成規(guī)律，熟悉檔案分類方案，明確歸檔范圍，了解檔案分類方法，掌握檔案編號規(guī)則，能夠熟練檔案材料的排列與組卷；又要確保檔案人員懂得工程專業(yè)知識，了解操作程序及工藝流程，掌握每個階段工作會形成哪些檔案材料，并對每種材料的內(nèi)容和保存價值做到心中有數(shù)，確保工程建設(shè)和檔案整理同步進行。同時，還要提高公路工程建設(shè)單位主管領(lǐng)導的檔案意識，強化領(lǐng)導的主體責任，力爭從公路工程建設(shè)單位的頂層設(shè)計上，就注重加強公路工程檔案工作，為公路工程檔案的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：臨沂市蘭山區(qū)公路管理局）