淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化電子化

摘要：本文結(jié)合個(gè)人的工作實(shí)際和其它檔案管理工作者提出的觀點(diǎn)，就如何進(jìn)行檔案管理工作的電子化和規(guī)范化，提出了幾點(diǎn)建議，即應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，制定和落實(shí)管理制度，提供檔案資料的電子化程度，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作和發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 檔案管理工作 規(guī)范化 電子化

一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進(jìn)行了有益的嘗試，體會(huì)頗深，有了一些新的見解和認(rèn)知，與大家進(jìn)行共同探討。

城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項(xiàng)對(duì)低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)的城鄉(xiāng)貧困人口實(shí)行差額補(bǔ)貼的社會(huì)救助制度，也是一項(xiàng)很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對(duì)象向戶口所在地即村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）提出書面申請(qǐng)和身份證等相關(guān)材料，村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）通過開會(huì)評(píng)議，評(píng)選出符合條件的對(duì)象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實(shí)該戶情況是否屬實(shí)后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級(jí)政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請(qǐng)表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）三級(jí)分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。

城鄉(xiāng)最低生活保障申請(qǐng)表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請(qǐng)表、審批表需填寫低保對(duì)象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭住址、家庭成員的詳細(xì)信息、有無勞動(dòng)能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級(jí)委員會(huì)（或社區(qū)委員會(huì)）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。

2.加強(qiáng)低保檔案的規(guī)范化管理

低保戶的申請(qǐng)表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實(shí)行社會(huì)化發(fā)放。我縣共13個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個(gè)村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實(shí)行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會(huì)（社區(qū)居委會(huì)）為單位附上索引，明顯標(biāo)志編號(hào)。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進(jìn)一步加強(qiáng)低保檔案規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、綜合計(jì)劃制以及目標(biāo)管理制和部門及個(gè)人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標(biāo)管理以及考核實(shí)施細(xì)則、目標(biāo)管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，我們低保股也在全面進(jìn)行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個(gè)低保戶信息大大節(jié)省了時(shí)間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險(xiǎn)。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實(shí)做細(xì)低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對(duì)象與現(xiàn)有低保戶檔案進(jìn)行比對(duì)，對(duì)不符合條件的低保對(duì)象堅(jiān)決予以取消，對(duì)新增的對(duì)象及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動(dòng)態(tài)管理

低保戶并不是永久性不變，而是動(dòng)態(tài)管理，每個(gè)月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對(duì)象進(jìn)行刪減，對(duì)條件不好的貧困對(duì)象予以增加進(jìn)來，隨之縣鄉(xiāng)村三級(jí)的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計(jì)、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對(duì)齊進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時(shí)得到了補(bǔ)救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會(huì)喪失，檔案就會(huì)失去了保存價(jià)值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個(gè)過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機(jī)制的改進(jìn)，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化。

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作者簡介

李穎，1987年，女，河北蠡縣人，職稱助理館員，本科學(xué)歷。研究方向：檔案管理。