研究生秘書(shū)招生管理工作分析

摘要：研究生招生管理工作內(nèi)容復(fù)雜，研究生秘書(shū)在招生管理工作中扮演著學(xué)校招生政策的傳達(dá)者、學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組的得力助手、考生的咨詢員和聯(lián)絡(luò)員等角色，基于角色定位上的工作分析可以有效提升研究生秘書(shū)招生管理工作效率，促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：研究生秘書(shū) 招生管理 角色定位

隨著社會(huì)對(duì)高級(jí)人才的需求不斷擴(kuò)大，各類研究生招生規(guī)模日漸增長(zhǎng)。二級(jí)學(xué)院作為研究生招生管理工作最直接的責(zé)任單位，每年都承擔(dān)著繁重的招生任務(wù)。研究生秘書(shū)是二級(jí)學(xué)院研究生管理工作的直接參與人，在招生管理工作中扮演著不可或缺的角色。

一、二級(jí)學(xué)院招生管理工作內(nèi)容

研究生招生一般分為初試和復(fù)試兩個(gè)環(huán)節(jié)，在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，二級(jí)學(xué)院主要承擔(dān)著本院研究生的復(fù)試錄取工作。研究生招生對(duì)象主要包含全日制碩士研究生、非全日制碩士研究生以及博士研究生，根據(jù)招生對(duì)象的不同，學(xué)院每年要開(kāi)展三到四次復(fù)試錄取工作，工作量非常之大。具體工作內(nèi)容包含：復(fù)試錄取辦法的制定、復(fù)試考生的確定（包含一志愿考生和調(diào)劑生的確定）、復(fù)試工作的開(kāi)展、復(fù)試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)、錄取名單的確定以及調(diào)檔等其他后續(xù)工作。

二、研究生秘書(shū)在招生管理工作中的角色定位

在招生管理工作中，研究生秘書(shū)受學(xué)校研究生招生辦公室和學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組雙重領(lǐng)導(dǎo)，扮演著獨(dú)特而重要的工作角色。

學(xué)校招生政策的傳達(dá)者。二級(jí)學(xué)院的招生管理工作必須在學(xué)校的統(tǒng)籌安排下進(jìn)行，學(xué)校的招生政策是二級(jí)學(xué)院開(kāi)展本院復(fù)試錄取工作的依據(jù)。研究生秘書(shū)受學(xué)校研究生招生辦公室領(lǐng)導(dǎo)，承擔(dān)著傳達(dá)學(xué)校招生政策的任務(wù)，在協(xié)助學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組制定本院復(fù)試錄取方案時(shí)，必須以學(xué)校招生政策文件為依據(jù)，確保學(xué)院的招生方案與學(xué)校的招生政策不沖突。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)溝通解決，在學(xué)校和學(xué)院間發(fā)揮上傳下達(dá)的橋梁作用。

學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組的得力助手。充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院的招生自主權(quán)，是招收優(yōu)質(zhì)生源的必要條件，也是院校二級(jí)管理體制改革的趨勢(shì)。在學(xué)校大政方針的指導(dǎo)下，學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身的學(xué)科特點(diǎn)制定科學(xué)合理的復(fù)試錄取辦法，開(kāi)展復(fù)試錄取工作。研究生秘書(shū)是學(xué)院招生領(lǐng)導(dǎo)小組的得力助手，從學(xué)院復(fù)試錄取方案的制定到公布、從復(fù)試材料的準(zhǔn)備到分發(fā)、從復(fù)試人員場(chǎng)地的安排到具體考試的開(kāi)展、從復(fù)試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)到錄取結(jié)果的公布，研究生秘書(shū)都參與其中，是學(xué)院招生管理工作最直接的執(zhí)行人。

考生的咨詢員和聯(lián)絡(luò)員。招生期間考生的咨詢量巨大，雖然網(wǎng)絡(luò)使得信息交流更加快速和全面，給招生管理工作帶來(lái)極大便利，但是研究生秘書(shū)作為考生與學(xué)院直接溝通的窗口，扮演著咨詢員的角色。通過(guò)電話、郵箱、QQ等通訊工具，研究生秘書(shū)每天都要處理大量來(lái)自考生的問(wèn)題咨詢，尤其是調(diào)劑階段，咨詢量達(dá)到最高峰。同時(shí)，在學(xué)院與考生的溝通中，研究生秘書(shū)又扮演著聯(lián)絡(luò)員的角色，考試事宜的傳達(dá)、相關(guān)材料的遞交等事項(xiàng)都是由研究生秘書(shū)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通。

三、研究生秘書(shū)如何做好招生管理工作

基于角色定位上的工作分析可以有效提升研究生秘書(shū)招生管理工作效率，促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

1.熟悉招生政策文件，嚴(yán)格按照程序開(kāi)展工作

招生政策是招生工作開(kāi)展的依據(jù)，上到教育部招生文件，下至高校招生文件、二級(jí)學(xué)院復(fù)試錄取辦法，研究生秘書(shū)都要非常熟悉，這是開(kāi)展招生工作的基礎(chǔ)。同時(shí)，招生是個(gè)敏感的話題，隨著學(xué)生維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，任何工作上的不規(guī)范都有可能引起考生的質(zhì)疑，招致考生的投訴、舉報(bào)，研究生秘書(shū)在執(zhí)行招生工作任務(wù)時(shí)，必須嚴(yán)格按照程序開(kāi)展工作，確保招生工作的公開(kāi)、公平、公正，獲得考生的信任。

2.理清工作思路，有計(jì)劃地開(kāi)展招生工作

招生階段，研究生秘書(shū)面對(duì)的是巨大的工作量，在有限的時(shí)間內(nèi)確保招生工作順利完成，首先需要的是清晰的思路和合理的規(guī)劃。在招生工作正式展開(kāi)之前，不妨多花些時(shí)間理清工作思路，做好工作計(jì)劃，即使面對(duì)巨大的工作量也能輕松應(yīng)對(duì)，游刃有余。

3.耐心細(xì)致，謹(jǐn)慎處理招生事務(wù)

招生工作對(duì)于學(xué)院和考生的影響是巨大的，研究生秘書(shū)在執(zhí)行招生任務(wù)中的任何一個(gè)失誤都可能造成難以估量的后果，因此研究生秘書(shū)在處理招生事務(wù)時(shí)必須耐心細(xì)致、慎之又慎，任何一項(xiàng)工作都要反復(fù)核對(duì)避免疏漏，確保零失誤。

4.嚴(yán)謹(jǐn)親和回應(yīng)考生咨詢，保持與考生的聯(lián)絡(luò)溝通

在回應(yīng)考生的咨詢時(shí)態(tài)度要親和，因?yàn)樽鳛閷W(xué)院與考生溝通的窗口，研究生秘書(shū)的態(tài)度代表著學(xué)院的態(tài)度，應(yīng)讓考生充分感受到學(xué)院的溫暖和招生的誠(chéng)意。在回答考生提出的問(wèn)題時(shí)要始終保持嚴(yán)謹(jǐn)，任何答案都要有理有據(jù)，切忌信口開(kāi)河，勿對(duì)考生作出任何承諾。另外，作為學(xué)院與考生的聯(lián)絡(luò)員，研究生秘書(shū)要多與考生溝通，尤其是出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間與考生進(jìn)行溝通。

5.提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極疏導(dǎo)心理壓力

招生管理工作給研究生秘書(shū)帶來(lái)的不僅是巨大的工作量，還帶來(lái)了巨大的心理壓力。研究生秘書(shū)必須強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐，鞏固專業(yè)技能，多與其他院系的研究生秘書(shū)交流工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)也要積極地進(jìn)行心理疏導(dǎo)，適當(dāng)放松，釋放心理壓力。

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