加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)的策略

文/陜西省中醫(yī)藥研究院 周納新

加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)的策略

文/陜西省中醫(yī)藥研究院 周納新

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的科研院所通過(guò)建立信息資源網(wǎng)絡(luò)化，將重大的科研成果展示給人們，同時(shí)也為科研人員后期研究和開發(fā)新產(chǎn)品提供有價(jià)值的參考資料。但是當(dāng)前科研院所在加強(qiáng)科技檔案管理中還存在著一定的問題，本文就科技檔案管理存在的問題，探討如何加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)。

科技；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著科研體制的改革，科研院所的研究開發(fā)活動(dòng)也慢慢地與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)掛鉤，研究開發(fā)活動(dòng)更多的成為一種市場(chǎng)行為，基本收入主要來(lái)源于社會(huì)研究、咨詢服務(wù)等。所以科研檔案的管理工作必須要做出一定的轉(zhuǎn)變與調(diào)整。

一、科技檔案管理信息化存在的問題

科技檔案指的是在科研過(guò)程中形成的，以文字、圖標(biāo)或者數(shù)據(jù)等形式出現(xiàn)的材料。在過(guò)去相關(guān)的資料大多數(shù)是以紙質(zhì)的形式保存，一方面占用大量的空間，另一方面不利于資料的保存查找，開發(fā)利用。并且在科技檔案信息化過(guò)程中，缺乏科技信息開發(fā)方面的人才，信息自動(dòng)化管理進(jìn)程非常緩慢。這些歷史的遺留問題在一定程度上對(duì)當(dāng)前科技檔案信息化管理建設(shè)帶來(lái)一定的阻礙。

(一)信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作薄弱。由于科技檔案管理的歷史問題，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，尤其是在各類歸檔的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性也不夠高。這些歷史問題導(dǎo)致我國(guó)信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作非常薄弱，由于這些歷史遺留的問題和信息化建設(shè)的復(fù)雜性，我國(guó)現(xiàn)今還未建立一個(gè)以達(dá)到數(shù)據(jù)交換為目的的機(jī)讀目錄系統(tǒng)。也就是說(shuō)，我國(guó)當(dāng)前的狀況是檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是。這樣一來(lái)，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施，推廣統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這嚴(yán)重制約了檔案管理電子化。

(二)電子文檔不易長(zhǎng)久保存。原來(lái)的文件大多數(shù)以紙質(zhì)的形式保存，但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，原來(lái)的保存方式出現(xiàn)了占用大面積空間，不利于開發(fā)利用的問題，所以科研院所在發(fā)展中逐漸以電子的形式保存資料。在實(shí)際的保存工作中，科技檔案管理不僅要不斷收藏檔案，還要保管、保存好檔案，并且要保證檔案的永久性。電子文件形成的時(shí)間比較短，缺乏實(shí)際儲(chǔ)存的驗(yàn)證，所以電子文件是否能長(zhǎng)久保存是當(dāng)前的一個(gè)重要問題。

(三)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性。眾所周知，當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度非?？?，網(wǎng)絡(luò)本身具有高度的開放性。而電子檔案是利用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)信息來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理的，所以檔案管理的保密性就成為了當(dāng)前建設(shè)的重要問題之一。對(duì)于電子檔案的保存，最重要的就是要確保文檔的準(zhǔn)確性和有效性，而網(wǎng)絡(luò)本身是開放的，外界人員如果利用不正當(dāng)?shù)氖侄螌?duì)檔案信息進(jìn)行更改或者盜用，就會(huì)為檔案管理工作帶來(lái)隱患。所以如何做到一方面保證電子檔案的保存，另一方面又可以樹立電子檔案的權(quán)威性，是最主要的問題。

二、加強(qiáng)科技檔案管理信息化的建議

(一)加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，包括總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、信息錄入、查詢管理、安全措施等各個(gè)方面的工作。而為了解決歷史遺留的問題，首先需要從硬件配置上下手，從儲(chǔ)存空間到整體性能，再到系統(tǒng)兼容等各個(gè)方面都要滿足檔案數(shù)字化管理的需求。其次要注重對(duì)軟件系統(tǒng)的開發(fā)與利用，并且將電子檔案管理進(jìn)行細(xì)致歸類。然后開發(fā)具有時(shí)效性和針對(duì)性以及兼?zhèn)浒踩缘南到y(tǒng)軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資料共享的同時(shí)，可以兼顧安全性。值得注意的是，在信息大爆炸的時(shí)代，科研院所想要更好地對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，就必然要加大軟件系統(tǒng)研發(fā)人力物力的投入，并且在建立信息化系統(tǒng)初期應(yīng)該加強(qiáng)調(diào)查研究，結(jié)合實(shí)際工作提出符合科技檔案法規(guī)要求的技術(shù)，為軟件的開發(fā)提供依據(jù)。

(二)轉(zhuǎn)變電子文件管理方式。電子文件的特性決定了電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別，所以這要求檔案管理工作人員必須要改變傳統(tǒng)的工作模式，接受新的電子文件的工作模式并且適應(yīng)電子檔案信息處理的特點(diǎn)。比如通常情況下，是可以不保存草稿文件的，因?yàn)椴莞逦募痪邆湔轿募墓δ埽窃诒Ａ粑募男薷倪^(guò)程中，需要對(duì)原稿進(jìn)行收集。

對(duì)于已經(jīng)歸類的電子文檔要做好技術(shù)處理工作，將已經(jīng)歸檔的電子文件的屬性改為“只讀”，即是在打開文件資料的時(shí)候，只能閱讀觀看但是不能對(duì)文件進(jìn)行更改，運(yùn)用這種方式可以識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

對(duì)于文件的永久保存性，應(yīng)該在收集文檔積累的過(guò)程中，將其制作成紙質(zhì)拷貝或者是做成微縮品，防止系統(tǒng)在發(fā)生意外情況的時(shí)候，電子文件信息丟失。

(三)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。信息大爆炸時(shí)代，一方面為檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)會(huì)，同時(shí)也帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)的高低，決定著檔案管理工作的成效。所以加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，非常有必要。首先科研院所要從內(nèi)部檔案人員開始，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作者的繼續(xù)教育，推動(dòng)檔案管理理論的進(jìn)步。其次是向社會(huì)人才發(fā)出邀請(qǐng)函，經(jīng)過(guò)層層篩選，選擇最優(yōu)秀的人才到自己的崗位進(jìn)行檔案管理的工作。然后定期對(duì)工作人員進(jìn)行新技能的培訓(xùn)，提高工作人員的科技素養(yǎng)以及動(dòng)手操作計(jì)算機(jī)的能力。通過(guò)對(duì)內(nèi)部工作人員的不斷培訓(xùn)，可以在某種程度上提高整體檔案管理信息化的質(zhì)量。

三、總結(jié)

科技的發(fā)展是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素之一，加強(qiáng)科技檔案管理已經(jīng)成為了我國(guó)現(xiàn)代化事業(yè)中的一環(huán)，也是科研院所發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化管理不僅可以提高信息的準(zhǔn)確性，還可以加快信息交換的速度，提高了信息管理的準(zhǔn)確性。相信經(jīng)過(guò)科研院所的努力，科技檔案管理信息化一定會(huì)發(fā)展得更好。

[1]張海韻.基于知識(shí)管理的企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用研究[D].廣西民族大學(xué),2015.

[2]劉陽(yáng).大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學(xué),2015.