高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題研究

張日朗

摘 要 高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的主要趨勢之一，如何做好檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)是高校檔案工作面臨的一項主要任務(wù)。本文結(jié)合高校檔案管理實際，主要討論高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義、實施數(shù)字化需要解決的問題及對策以及高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向三個問題。

關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續(xù)的教學(xué)活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內(nèi)容之一，是高校建設(shè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作，是一項維護學(xué)校歷史面貌和提升學(xué)校文化內(nèi)涵的長遠(yuǎn)事業(yè)。當(dāng)前信息社會迅速發(fā)展，檔案作為一種文化資源發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立高校檔案的科學(xué)管理方式，探索高校檔案校內(nèi)外服務(wù)新模式已成為現(xiàn)時之需。

1高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

高校檔案數(shù)字化主要利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享，并實現(xiàn)高校檔案的高效、規(guī)范、科學(xué)管理。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要包括以下幾方面：

便于檔案資料存儲。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經(jīng)常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現(xiàn)紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數(shù)字化，則可以大大節(jié)省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。

提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復(fù)性強，勞動強度大。如果采用數(shù)字化，一次整理后并將檔案數(shù)字化后，可大大減少紙質(zhì)檔案使用翻閱頻率，全部查閱數(shù)字化檔案即可。

節(jié)約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數(shù)字化后可實現(xiàn)“一次投入重復(fù)利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質(zhì)檔案進行復(fù)印利用。

實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。將檔案數(shù)字化后，能夠?qū)⒖梢怨_的檔案掛接在檔案管理網(wǎng)站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。

2實施數(shù)字化需要解決問題及對策

檔案管理復(fù)合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質(zhì)亟待提高問題。由于當(dāng)前和今后的檔案工作與信息化、數(shù)字化結(jié)合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等具有相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合人才。然而，目前現(xiàn)有檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高、知識結(jié)構(gòu)單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和具有檔案管理新知識新思想的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。

配套信息化建設(shè)滯后、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不兼容問題。越來越多高校已開始建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，但由于檔案管理系統(tǒng)具有一定專業(yè)性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統(tǒng)設(shè)計單位不同，兩個系統(tǒng)不兼容，不能做到辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件直接歸檔的情況?，F(xiàn)有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現(xiàn)檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。

數(shù)字化中檔案文件報關(guān)與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統(tǒng)中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務(wù)器和管理系統(tǒng)軟件正常工作，一旦系統(tǒng)服務(wù)器或軟件出現(xiàn)問題，就會造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法訪問。同時，為方便利用，管理系統(tǒng)一般為網(wǎng)絡(luò)軟件，即便在校園局域網(wǎng)內(nèi)，也存在一定系統(tǒng)被攻擊、數(shù)據(jù)被篡改、服務(wù)器遭病毒入侵和人為攻擊的風(fēng)險。

高校檔案數(shù)字化管理中的保密問題。一方面應(yīng)注意檔案文件的密級，對于涉密檔案應(yīng)嚴(yán)格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應(yīng)注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。

硬件條件欠缺，數(shù)字化建設(shè)資金投入不足問題。檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費投入不足檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)軟硬件設(shè)施的支撐。由于現(xiàn)實條件限制，用于高校檔案數(shù)字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。

避免檔案數(shù)字化建設(shè)中的“黑洞”現(xiàn)象。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的“黑洞”現(xiàn)象——數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現(xiàn)象的產(chǎn)生與前期準(zhǔn)備調(diào)查工作不充分、工作目標(biāo)與重點不明確等因素有關(guān)。

針對以上檔案數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，在實施檔案數(shù)字化工作時，首先要提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；加強檔案管理平臺和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在數(shù)字化過程中保護電子文件的原始性與紙質(zhì)文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全性功能；加大資金投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的硬件條件支持，同時還應(yīng)注意避免出現(xiàn)“黑洞”現(xiàn)象，在進行數(shù)字化工作前做好調(diào)研工作，結(jié)合本單位實際情況，制定目標(biāo)明確、重點突出、切實可行的數(shù)字化方案。

3高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向

當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括四方面內(nèi)容：建立檔案館網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫以及加強高校數(shù)字化檔案的利用與編研。

建立檔案館網(wǎng)站，通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。這些檔案館網(wǎng)站上一般發(fā)布一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關(guān)信息，但是直接在網(wǎng)上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網(wǎng)站相對獨立，沒有實現(xiàn)互聯(lián)或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構(gòu)建地區(qū)性、全國性館際互聯(lián)，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

依托辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)在學(xué)校日常管理工作中產(chǎn)生的電子文件通過辦公自化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)互聯(lián)，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環(huán)節(jié)，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數(shù)據(jù)的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統(tǒng)歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應(yīng)在實際操作中考慮解決。

建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫。這是在有了數(shù)字化檔案資源基礎(chǔ)上，可建立專題數(shù)據(jù)庫，各展示館內(nèi)的館藏數(shù)據(jù)特色，凸顯學(xué)校的發(fā)展特色和辦學(xué)亮點。建立特色數(shù)據(jù)庫的特點是大量信息會顯示在網(wǎng)站上，對網(wǎng)站的訪問能力和安全性也是一種考驗。

高校檔案數(shù)字化后的利用與編研。這一內(nèi)容屬于數(shù)字化信息的深入利用工作。日常對數(shù)字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數(shù)據(jù)進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創(chuàng)新性的材料，是對檔案的深入開發(fā)和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學(xué)校管理工作與未來發(fā)展有著重要參考作用。

高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數(shù)字化建設(shè)大趨勢，應(yīng)不斷探索新技術(shù)新方法，對現(xiàn)有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務(wù)水平。

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