淺談檔案現(xiàn)代化管理存在的幾個(gè)問(wèn)題及對(duì)策

肖愛(ài)玲

（安陸市水利局 湖北安陸 432600）

淺談檔案現(xiàn)代化管理存在的幾個(gè)問(wèn)題及對(duì)策

肖愛(ài)玲

（安陸市水利局 湖北安陸 432600）

科技的進(jìn)步給檔案現(xiàn)代化管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案管理要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，就必須掙脫傳統(tǒng)檔案管理的束縛，抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)。本文從四個(gè)方面詳細(xì)闡述了檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題，以及解決這些問(wèn)題的對(duì)策，希望對(duì)檔案管理人員提供參考，為檔案現(xiàn)代化管理做出貢獻(xiàn)。

檔案；現(xiàn)代化；管理

1 引言

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息的管理量不斷增加，為了實(shí)現(xiàn)高效、便利的檔案管理，檔案現(xiàn)代化管理越來(lái)越受到人們的關(guān)注。在以往的檔案管理工作中，大多是以紙質(zhì)文件為主，建立了一套傳統(tǒng)的檔案管理模式，為了將傳統(tǒng)的被紙質(zhì)檔案管理改變?yōu)殡娮訖n案管理，將封閉式檔案轉(zhuǎn)化為共享式檔案，使檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，我們必須要盡快實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

檔案現(xiàn)代化管理是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的最要組成部分，是檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必然趨勢(shì)。檔案管現(xiàn)代化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代化管理技術(shù)，采用先進(jìn)的科學(xué)方法來(lái)進(jìn)行檔案管理，這是一個(gè)涉及范圍比較廣的綜合性系統(tǒng)工程。雖然我國(guó)已經(jīng)在檔案現(xiàn)代化管理方面取得了不小的成就，但仍存在著一些問(wèn)題，如怎樣進(jìn)一步提升檔案現(xiàn)代化管理水平，如何形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程等，這就需要依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，理論聯(lián)系實(shí)際。通過(guò)各部門(mén)的努力對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行深入的分析，找到檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問(wèn)題，制定出解決對(duì)策，才能使檔案管理工作與我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)相協(xié)調(diào)，并能更好地服務(wù)于我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

2 檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

2.1 缺乏檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，管理體制落后

檔案現(xiàn)代化管理是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)組成部分，現(xiàn)代化的管理思想是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，如果管理者沒(méi)有現(xiàn)代化的管理思想，就會(huì)導(dǎo)致管理體制的落后。即使國(guó)家有先進(jìn)的管理技術(shù)，高科技的管理設(shè)備，經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，同樣難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化管理。缺乏檔案現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作人員思想認(rèn)識(shí)不夠不到位，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代化管理的渴望和工作的主動(dòng)性。在各個(gè)單位，檔案管理工作知識(shí)把上傳下達(dá)的文件按年月裝入檔案袋內(nèi)加以保存，通常都是保存紙質(zhì)文檔。這種做法不僅占用空間，而且隨著時(shí)間的推移紙質(zhì)文檔會(huì)有所損壞，甚至?xí)驗(yàn)椴豢深A(yù)見(jiàn)的災(zāi)難無(wú)法恢復(fù)。這種做法最主要的弊端是，嚴(yán)重影響著檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

2.2 缺乏檔案現(xiàn)代化管理人才，人才培養(yǎng)滯后

人才的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。目前從各個(gè)單位的檔案工作人員現(xiàn)狀來(lái)看，由于檔案管理者長(zhǎng)期處于封閉或者半封閉的工作環(huán)境，雖普遍具有勤勤懇懇不怕苦、不怕累的敬業(yè)精神，但都存在觀念陳舊、思想保守的問(wèn)題。大多單位的文書(shū)、檔案員，檔案管理僅限于收發(fā)、保存、查找文件等簡(jiǎn)單的檔案整理工作，這成為提高檔案現(xiàn)代化管理水平的障礙。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為提高檔案現(xiàn)代化管理的最重要的技術(shù)之一，憑借自身強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)傳輸能力，為檔案現(xiàn)代化管理帶來(lái)了極大的便利。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了新的巨大挑戰(zhàn)，如今的檔案管理者不僅需要具備圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要熟練掌握并運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，只有具備先進(jìn)管理技能、較高文化水平的檔案管理人員，才能勝任檔案現(xiàn)代化管理工作。

2.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃與指導(dǎo)，資金投入不足

一方面，各級(jí)檔案管理部門(mén)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃與指導(dǎo)，在檔案現(xiàn)代化管理實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有制定與實(shí)際情況相符合的統(tǒng)籌規(guī)劃方案。認(rèn)識(shí)上的不足，使領(lǐng)導(dǎo)班子的帶頭作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮，指導(dǎo)沒(méi)有落到實(shí)處，工作銜接性差。同時(shí)會(huì)造成人才引進(jìn)困難，甚至是人才的流失；另一方面，由于對(duì)檔案現(xiàn)代化管理認(rèn)識(shí)不足，使得檔案管理部門(mén)無(wú)法在檔案現(xiàn)代化管理方面保持足夠的資金投入，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備落后，出現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)水平較差的情況。

2.4 檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后

檔案現(xiàn)代化管理的總體目標(biāo)是對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行最大限度地開(kāi)發(fā)和利用，使檔案信息服務(wù)的范疇更加全面、系統(tǒng)更加完善、傳播更加快速、需求更加準(zhǔn)確，讓各類(lèi)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，從而滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求。檔案現(xiàn)代化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，從上到下都有著密切的聯(lián)系，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，相關(guān)部門(mén)和人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，各個(gè)部門(mén)和各單位的相互協(xié)調(diào)、相互制約才能完成檔案現(xiàn)代化管理的總體目標(biāo)。抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。如果檔案管理部門(mén)不采取標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理流程，繼續(xù)使用沒(méi)有統(tǒng)一好的管理軟件，將會(huì)不能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這樣會(huì)造成資源的浪費(fèi)、檔案的流失和利用率低等弊端。

3 提升檔案現(xiàn)代化管理水平的對(duì)策

3.1 樹(shù)立檔案現(xiàn)代化管理思想觀念

觀念是人們?cè)谡J(rèn)識(shí)上形成的集合體成為觀念。檔案管理觀念也是同樣，只有人們從認(rèn)識(shí)上把檔案工作提高了，檔案管理才能得到發(fā)展。檔案現(xiàn)代化管思想觀念是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，人們只有從認(rèn)識(shí)上提高檔案管理工作，檔案現(xiàn)代化管理才能向前邁進(jìn)。如果各單位有先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，而沒(méi)有檔案現(xiàn)代化管理思想觀念，仍然無(wú)法解決現(xiàn)有的檔案管理思想觀念滯后與檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾。因此，歸根結(jié)底還是要改變?nèi)藗円呀?jīng)根深蒂固的傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)不相適應(yīng)的思想觀念，特別要更新依靠科技進(jìn)步進(jìn)行現(xiàn)代管理的觀念。

領(lǐng)導(dǎo)者要提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念和工作方式，把檔案的現(xiàn)代化管理落到實(shí)處。為了達(dá)到科學(xué)管理的目的，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立與社會(huì)發(fā)展步伐相協(xié)調(diào)的檔案管理意識(shí)，追求先進(jìn)的現(xiàn)代化管理理念，逐漸創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

3.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

高素質(zhì)的現(xiàn)代化管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理不可缺少的要素之一，因此，應(yīng)把聘用現(xiàn)代化管理人才納入到單位招聘計(jì)劃中。高素質(zhì)的檔案現(xiàn)代化管理人才應(yīng)該具有計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

檔案現(xiàn)代化管理的核心是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，如圖1所示為電子文件檔案管理系統(tǒng)圖。為了實(shí)現(xiàn)檔案的共享，檔案信息朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸邁進(jìn)。電子計(jì)算機(jī)憑借其自身的高速運(yùn)算能力和數(shù)據(jù)處理能力，不斷為檔案工作者提供科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的檢索技術(shù)。單位應(yīng)該為檔案管理定期做專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)或召開(kāi)檔案工作研討交流會(huì)議，根據(jù)不同部門(mén)工作人員進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，對(duì)于剛應(yīng)聘上崗的工作人員應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，面向全體工作人員實(shí)時(shí)做法律法規(guī)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)能力方面，要有耐心，做到有問(wèn)必答；要有敬業(yè)精神，爭(zhēng)取能做到“活檔案”。在招檔案工作人員得素質(zhì)不斷提高聘工作人員時(shí)，應(yīng)審核應(yīng)聘人員是否具有檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如：圖書(shū)館學(xué)，檔案信息學(xué)等，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的需要招聘具有一定外語(yǔ)水平的工作人員。通過(guò)各方面的努力，培養(yǎng)出大批具有綜合管理能力的專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才，這是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的最根本的對(duì)策。

圖1 電子文件檔案管理系統(tǒng)

3.3 重視檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)化能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先就要實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是建立最高效檔案工作流程，獲得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的有力保障，同時(shí)也是提高工作效率，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理理論研究和發(fā)展的重要途徑。采取標(biāo)準(zhǔn)化的流程的優(yōu)勢(shì)在于，為檔案的歸檔和提取提供依據(jù)，為便捷的檔案服務(wù)提供可能，并且可以避免在檔案管理中出現(xiàn)雜亂、混淆、重復(fù)等問(wèn)題出現(xiàn)。檔案標(biāo)準(zhǔn)流程的制定是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，檔案室的各個(gè)部門(mén)需要在部門(mén)內(nèi)部達(dá)成一致的共識(shí)，因?yàn)檫@個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是為單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)所利用，所以充分的交流可以使這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)勢(shì)在檔案交流、利用中充分發(fā)揮。同時(shí)，也要汲取各學(xué)科科學(xué)知識(shí)，使檔案管理學(xué)得到充實(shí)和發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)復(fù)雜并且系統(tǒng)的工程，檔案管理的現(xiàn)代化就必須將現(xiàn)代化的管理理論和方法相結(jié)合，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)方面的積極性，各個(gè)部門(mén)相互協(xié)作，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、系統(tǒng)完善、方便快捷，以滿足人們的需求，并提高管理人員的工作效率。為完成這個(gè)藍(lán)圖，就需要專(zhuān)業(yè)科研人員的努力探索，在現(xiàn)有的技術(shù)的基礎(chǔ)上不斷開(kāi)拓，創(chuàng)造出更先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的科學(xué)管理，帶動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。技術(shù)的進(jìn)步是一個(gè)方面，另一個(gè)方面是需要廣大檔案工作人員的共同努力，為檔案現(xiàn)代化管理做出貢獻(xiàn)。

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G275.9

A

1004-7344（2016）23-0006-02

2016-7-24

肖愛(ài)玲（1973-），女，助館員，秘書(shū)學(xué)專(zhuān)科，從事機(jī)關(guān)檔案管理工作。