事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑探討

劉永琴

摘 要：改革開放以來，國家對事業(yè)單位的機構(gòu)進行了逐步調(diào)整，事業(yè)單位的檔案管理工作也得到不斷優(yōu)化與完善。但是，目前事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在許多問題需要改進。本文將系統(tǒng)分析這些問題，并提出改進措施，希望可以對提高事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不完善

目前，檔案管理制度并不完善，在檔案的收集、保管、整理和歸檔四個環(huán)節(jié)中，其中難免存在檔案混合管理的狀況，檔案資料缺乏完整性和信息連貫性，正文材料與附件材料的順序混亂，檔案組卷沒有目錄，檔案信息不清晰甚至存在信息缺失。提高事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量，首先要建立完善的管理制度。

2.檔案信息資源沒有得到充分利用與開發(fā)

檔案信息是一種極其有效的資源，理應(yīng)使其發(fā)揮最大的社會效益，需要在保護檔案機密的同時充分利用這種資源?，F(xiàn)在，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員都會認真對待檔案信息的保密工作，但是，他們不會利用檔案資源，導(dǎo)致檔案管理工作失去了意義與價值。

3.檔案檢索效率低下

檔案檢索的方法包括計算機檢索和人工檢索，計算機檢索的效率遠遠高于人工檢索?，F(xiàn)在有很多事業(yè)單位依然使用人工檢索方法，導(dǎo)致檔案檢索的效率非常低。雖然有的檔案管理部門也開始使用計算機檢索，但由于檢索工具設(shè)置過于繁瑣，導(dǎo)致檔案檢索效率低下。

4.檔案管理人員的專業(yè)水平不高，管理設(shè)備落后

很多事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)水平不高，缺乏必要的理論知識和管理技能，他們經(jīng)常把所有的檔案混在一起，導(dǎo)致檔案調(diào)用困難；把機密性文件和非機密性文件混在一起，造成機密泄露。而且，很多檔案信息沒有根據(jù)實際變化更新檔案內(nèi)容，帶來了許多不必要的麻煩。另一方面，檔案管理設(shè)備落后，很多事業(yè)單位都還采用的人工收集與檢索檔案方法，嚴重影響了檔案管理工作的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策

1.建立完善的管理制度

提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，首先要建立科學、完善的管理制度，規(guī)范管理體系，做好檔案管理工作的每一步流程。需要保持檔案信息的完整性、連貫性和清晰度，正文材料理應(yīng)放在前面，附件材料則附在后面，然后按照順序編寫目錄與頁碼。檔案管理人員需要及時清理各類文件，重新進行歸檔，按照實際情況的變化更改檔案信息。

2.科學合理地利用檔案資源

事業(yè)單位在保護檔案信息安全的同時，科學合理地利用檔案資源，才能發(fā)揮檔案資源的社會價值。因此，事業(yè)單位要處理好檔案保密與開發(fā)利用之間的關(guān)系，在做好檔案保密工作的基礎(chǔ)上，有時間、地點和范圍限制地利用檔案資源。而且，需要在了解單位的檔案利用工作的基礎(chǔ)上，遵循檔案的利用手續(xù)，做到統(tǒng)籌兼顧，積極探索有價值的檔案資源，認真編制清晰的檢索目錄，并提供編研材料。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，完善管理設(shè)備

一些檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的理論知識和管理技能，所以，事業(yè)單位必須提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對他們進行定期培訓(xùn)。而且，現(xiàn)在的計算機檢索工具和硬件設(shè)備技術(shù)都很落后，因此，事業(yè)單位要完善管理設(shè)備，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。

三、檔案管理工作的現(xiàn)代化路徑

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要全面應(yīng)用計算機技術(shù)，應(yīng)用電子文檔，建立規(guī)范標準的數(shù)據(jù)庫；完善檔案的現(xiàn)代化管理與調(diào)用，建立檔案網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理工作與時俱進，實現(xiàn)檔案資源共享；實現(xiàn)檔案室管理現(xiàn)代化和檔案目錄與檢索現(xiàn)代化，為調(diào)閱檔案與提高檢索工作提供方便。維護電子檔案的安全，從而提升檔案管理工作的效率，節(jié)省工作時間。

參考文獻：

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