新形勢(shì)下檔案管理科學(xué)化對(duì)策探討

葉少娟

摘 要 新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理的科學(xué)化水平至關(guān)重要?；诖?，筆者將根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)探討新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)問(wèn)題，首先分析加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理科學(xué)化的必要性，然后提出幾點(diǎn)科學(xué)合理的對(duì)策建議，希望可以為相關(guān)從業(yè)人員提供一些參考和建議。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 檔案管理 科學(xué)化 對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理的重要性不斷凸顯。檔案管理在國(guó)家管理當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，在新形勢(shì)下，開(kāi)展好檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，可以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)，促使社會(huì)經(jīng)濟(jì)獲得更好的發(fā)展。但在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，由于檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，很多單位和個(gè)人并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理工作存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理的積極作用難以真正發(fā)揮。同時(shí)，多數(shù)單位檔案管理的方式方法落后，現(xiàn)代化和科學(xué)化水平較低，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量非常差。針對(duì)這種情況，探討提高檔案管理科學(xué)化水平的對(duì)策勢(shì)在必行。

一、新形勢(shì)下提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性分析

檔案管理是國(guó)家管理的重要內(nèi)容，在國(guó)家管理當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各方面的發(fā)展都有重要的影響。因此，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理的科學(xué)化水平是十分必要的。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了全面建設(shè)小康社會(huì)的重要階段，國(guó)家提出了科學(xué)發(fā)展觀的政策理念，從而對(duì)檔案管理的科學(xué)化水平提出了更高的要求。近年來(lái)，信息化技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)信息化成為各行各業(yè)的重要追求，這不僅為檔案管理提供了重要的借鑒意義，也對(duì)檔案管理業(yè)提出了新的要求。革新檔案管理的方式方法，提高檔案管理的信息化水平勢(shì)在必行。另外，檔案管理自身的健康發(fā)展也需要不斷提高管理的科學(xué)化水平，這是檔案管理的內(nèi)在要求。[1]

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的對(duì)策分析

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳力度，嚴(yán)格要求各單位做好檔案管理，并將檔案管理的情況作為單位領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效評(píng)估的重要標(biāo)準(zhǔn)，從而促使各單位的管理人員提高對(duì)檔案管理的重視程度，提高檔案管理在單位管理當(dāng)中的地位。成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位一把手任組長(zhǎng)，為做好檔案管理提供重要的保障。另一方面，樹(shù)立新理念，建立新的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極借鑒外國(guó)先進(jìn)的檔案管理理念和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際建立一套相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制。其次，將責(zé)任制引入到單位的檔案管理工作當(dāng)中，明確責(zé)任，建立責(zé)任追究制度，促使檔案管理人員端正工作態(tài)度，提高檔案管理的質(zhì)量。[2]

（二）建立健全檔案管理的制度體系

完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，因此建立健全檔案管理制度體系至關(guān)重要。首先，應(yīng)不斷完善檔案管理方面的法律法規(guī)，將檔案管理提升到國(guó)家的層面，對(duì)各單位的檔案管理工作提出硬性要求，從而從宏觀和根本上提升檔案管理的質(zhì)量。其次，結(jié)合本單位的實(shí)際制定一套完善的、有針對(duì)性的、可操作的檔案管理制度，建立檔案管理的制度體系，以便檔案管理工作有序進(jìn)行。最后，單位還需要結(jié)合實(shí)際制定管理細(xì)則，保證各項(xiàng)管理工作落到實(shí)處，并取得良好的效果。[3]

（三）加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，提高檔案管理的信息化程度

提高檔案管理的信息化水平是新形勢(shì)下檔案管理工作的需求，也是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要途徑。首先，加強(qiáng)硬件建設(shè)，購(gòu)置檔案管理的專(zhuān)用設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證檔案管理的安全，為做好檔案管理工作提供重要的基礎(chǔ)保障。其次，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的建設(shè)。選擇合適的檔案管理電子信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。[4]我單位結(jié)合本局的實(shí)際與珠海泰坦公司合作，安裝使用了《泰坦檔案管理系統(tǒng)》軟件，大大方便了檔案的管理和查閱利用，提高了管理水平，使我單位檔案管理在2008年1月順利通過(guò)了市、區(qū)評(píng)審組的審核，評(píng)定為“省二級(jí)”檔案綜合管理單位。

（四）做好檔案日常管理，提高檔案的利用效率

提高檔案管理的質(zhì)量，做好日常管理至關(guān)重要。首先，檔案管理人員需要定期對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行檢查、核對(duì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問(wèn)題，從而及時(shí)糾正，保證檔案管理的質(zhì)量符合要求。其次，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，在單位內(nèi)部形成競(jìng)爭(zhēng)上崗的機(jī)制，保證檔案管理工作高效開(kāi)展。最后，需要提高檔案的利用效率。檔案管理的最終目的是利用，從而為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等方面的發(fā)展服務(wù)。目前，我局室藏專(zhuān)業(yè)檔案（含科技、技改檔案）4123件，這一部分室藏檔案在我區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮出了一定的作用。例如，2015年清遠(yuǎn)結(jié)加膠粉有限公司通過(guò)查閱參考我局同類(lèi)技術(shù)改造項(xiàng)目及有關(guān)政策檔案，及時(shí)申報(bào)并獲得了40萬(wàn)元財(cái)政扶持專(zhuān)項(xiàng)資金，加快了項(xiàng)目的試投產(chǎn)，預(yù)期今明兩年企業(yè)產(chǎn)值及財(cái)稅貢獻(xiàn)明顯增大，經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益將充分發(fā)揮；近年引進(jìn)的紅肉蜜柚項(xiàng)目通過(guò)我局檔案檢索，借鑒了柑桔栽培優(yōu)質(zhì)高產(chǎn)科技檔案，為開(kāi)展紅肉蜜柚項(xiàng)目提供了科學(xué)的依據(jù)，從近兩年零散種植發(fā)展到近6000畝規(guī)?；N植，產(chǎn)生了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，促進(jìn)了我區(qū)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)品種布局的合理調(diào)整。因此，一定要提高檔案資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。[5]

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員是檔案管理工作的直接實(shí)施者，其綜合素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，因此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。首先，單位在招聘檔案管理人員時(shí)需要提高應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)，盡量招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，組建一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。其次，單位需要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理能力，并且還要加強(qiáng)信息技術(shù)教育，培養(yǎng)可以熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的高端人才。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，促使檔案管理人員在檔案管理工作當(dāng)中保持高度責(zé)任感，提高檔案管理工作的質(zhì)量。[6]

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)對(duì)檔案管理提出了新的要求，提高檔案管理的科學(xué)化水平勢(shì)在必行，這不僅是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提出的客觀要求，同時(shí)檔案管理事業(yè)要想獲得提升也需要提高科學(xué)化水平。因此，相關(guān)單位和部門(mén)需要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理的重視程度，利用現(xiàn)代化的管理模式進(jìn)行檔案管理，不斷完善相關(guān)的規(guī)章制度，做好對(duì)檔案的日常管理，并不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為提高檔案管理的質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。只有這樣，才能做好檔案管理，提高檔案管理的科學(xué)化水平，充分發(fā)揮檔案管理的積極作用。

（作者單位為廣東省清遠(yuǎn)市清新區(qū)經(jīng)濟(jì)和信息化局）

參考文獻(xiàn)

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[5]盧思宇.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效對(duì)策[J].林區(qū)教學(xué)，2014（1）：111-112.

[6]趙曉東.如何促進(jìn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化[J] .農(nóng)村實(shí)用科技信息，2014（12）：59.