淺談EXCEL臺賬在醫(yī)院醫(yī)保財務(wù)管理中的應(yīng)用

張筱

摘 要 醫(yī)院財務(wù)賬目不能清楚反映醫(yī)?；鸬倪\行狀況，是當(dāng)前醫(yī)院財務(wù)管理面臨的重要問題。本文結(jié)合醫(yī)保工作實際，通過對Excel醫(yī)保臺賬特點進(jìn)行闡述，分析其在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯總、相關(guān)指標(biāo)測算、醫(yī)保信息分析三方面的優(yōu)勢和具體應(yīng)用，并指出Excel醫(yī)保臺賬在保證醫(yī)保基金有效使用、加強財務(wù)管理中具有的不可或缺的重要作用。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院醫(yī)保 Excel臺賬 財務(wù)管理

隨著醫(yī)保的全面覆蓋，醫(yī)保在醫(yī)院整體財務(wù)收支中所占份額越來越大，醫(yī)保財務(wù)管理的重要性也愈加凸顯。當(dāng)前，醫(yī)院財務(wù)賬面無法清晰準(zhǔn)確反映各類醫(yī)?；鸬呢攧?wù)運行狀況，嚴(yán)重影響了決策者在財務(wù)管理中的分析判斷。

一、醫(yī)院財務(wù)不能清晰反映醫(yī)保運行狀況的原因分析

（一）醫(yī)保的種類復(fù)雜，結(jié)算政策各不相同

醫(yī)院的醫(yī)保種類繁多，一般按險種分為基本醫(yī)療保險、生育保險和工傷保險；各險種按區(qū)域及經(jīng)辦機構(gòu)進(jìn)一步劃分為省、市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保，市城鎮(zhèn)居民醫(yī)保和新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險；省、市生育醫(yī)保和省、市工傷醫(yī)保。而不同的醫(yī)保類別的申報、結(jié)算時間不同，支付方式和具體規(guī)定也不統(tǒng)一，這給財務(wù)人員的統(tǒng)計工作造成了困難。

（二）醫(yī)保收入的明細(xì)科目設(shè)置不夠清晰

2011年1月財政部會同衛(wèi)生部等有關(guān)部門修訂了《醫(yī)院財務(wù)制度》和《醫(yī)院會計制度》，強化了醫(yī)院的收支管理和成本核算。新制度增加了有關(guān)同醫(yī)療保險機構(gòu)結(jié)算的處理規(guī)定，各醫(yī)院對明細(xì)科目的設(shè)置不同，仍然不能清晰、準(zhǔn)確區(qū)分醫(yī)保業(yè)務(wù)的具體核算內(nèi)容。

（三）醫(yī)保撥款的滯后和不確定

新制度要求會計核算以權(quán)責(zé)發(fā)生制為記賬基礎(chǔ)，并明確了會計要素之間的關(guān)系。權(quán)責(zé)發(fā)生制是以權(quán)利或責(zé)任的發(fā)生與否為標(biāo)準(zhǔn)來確認(rèn)收入和費用。不論是否已有現(xiàn)金的收付，按其是否體現(xiàn)各個會計期間的經(jīng)營成果和收益情況，以確定其歸屬期。由于醫(yī)保撥款時間的滯后和金額的不確定，采用權(quán)責(zé)發(fā)生制依然存在虛增醫(yī)保收入而造成信息誤導(dǎo)的問題。

二、Excel醫(yī)保臺賬在財務(wù)管理中的重要作用

Excel是一款功能強大的辦公軟件，已經(jīng)完全成為一種實用工具，在各個領(lǐng)域的核心工作中發(fā)揮著重要的作用。Excel被設(shè)計成為一個數(shù)據(jù)計算與分析的平臺，集成了強大的數(shù)據(jù)計算與分析功能，利用Excel制成的醫(yī)保臺賬具有以下特點：

（一）功能強大，工作事半功倍

Excel對實際工作的各種問題作了深入全面的研究和開發(fā)，醫(yī)保、財務(wù)工作人員可按自己的思路來創(chuàng)建適合實際需求的Excel臺賬，不但能有效處理龐雜的數(shù)據(jù)信息，還能大大提高工作效率和質(zhì)量，而且，Excel表格也具有易于修改、便于保存的特點。

（二）靈活多樣，清晰反映醫(yī)保狀況

第一，不受科目設(shè)置的局限，直觀反映醫(yī)保明細(xì)。醫(yī)保收入項目一般包括現(xiàn)金支付、個人賬戶、統(tǒng)籌基金支付、公務(wù)員補助和大額補助，其中統(tǒng)籌基金的撥付受醫(yī)保結(jié)算政策的影響不能全額撥付；大額補助有的由醫(yī)保局撥付，有的由保險公司撥付，存在嚴(yán)重的拖欠現(xiàn)象。醫(yī)保臺賬在此可以發(fā)揮靈活多樣的特點，分類、全面地反映醫(yī)保費用的申報、撥款情況。

第二，不受會計記賬基礎(chǔ)的限制，顯示真實收付情況。醫(yī)保臺賬匯總登記各類醫(yī)保一個核算年度的住院費用申報、結(jié)算情況，當(dāng)財務(wù)通知撥款實際到賬時，就錄入相對應(yīng)的申報期間，真實、清晰地反映醫(yī)保的當(dāng)期撥款、欠款情況。避免了收付實現(xiàn)制的收支項目不配比，不能真實反映當(dāng)年收支結(jié)余；也避免了權(quán)責(zé)發(fā)生制已確認(rèn)收入費用，但不一定有現(xiàn)金真實流入或流出的缺陷。

（三）一目了然，便于領(lǐng)導(dǎo)快速決策

首先，臺賬的數(shù)據(jù)清晰，便于進(jìn)一步分析測算，為單位相關(guān)預(yù)算、決策的制定提供有效參考，而且對應(yīng)關(guān)系明確，大大提高決策方向的正確性。其次，Excel電子表格軟件，可生成直觀精美的圖表，令枯燥繁雜的數(shù)字生動起來，領(lǐng)導(dǎo)者可直接、快速地制定管理解決方案。最后，辦公表格的電子化可節(jié)省辦公用紙的費用，也符合“綠色辦公”的環(huán)保理念。

三、Excel臺賬在醫(yī)保財務(wù)管理中的應(yīng)用

由醫(yī)保辦有財務(wù)背景的人員負(fù)責(zé)制作醫(yī)保臺賬系列，是最佳的選擇。作為會計人員，具備財務(wù)知識和專業(yè)素質(zhì)；作為醫(yī)保人員，諳熟醫(yī)保政策規(guī)定，并且了解各醫(yī)保的種類和結(jié)算要求。醫(yī)保臺賬清晰明確地反映醫(yī)保基金運行狀況，協(xié)助財務(wù)及時進(jìn)行賬齡分析處理，規(guī)避潛在財務(wù)風(fēng)險，為財務(wù)精細(xì)化管理工作的開展提供了有力的支撐?，F(xiàn)就以下三點詳細(xì)介紹Excel臺賬在醫(yī)保財務(wù)管理中的具體應(yīng)用：

（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總

第一，準(zhǔn)確錄入信息是優(yōu)化財務(wù)管理的前提條件。醫(yī)保工作人員以不同醫(yī)保類型、按申報時間順序來設(shè)置臺賬，按需設(shè)立要反映的項目，待財務(wù)通知醫(yī)保撥款到賬后，根據(jù)醫(yī)保局提供的結(jié)算單據(jù)確定金額及歸屬期并錄入相應(yīng)位置。工作人員必須保持踏實嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證信息的真實性和正確性，否則，信息失真會造成財務(wù)管理者的決策失誤。

例如，設(shè)制《市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保人員住院費用申報、結(jié)算表》，目前蘭州市實行的是以定額結(jié)算為主、單病種和項目付費為輔的復(fù)合式結(jié)算方式，本表以“定額（轉(zhuǎn)科）”“單病種”“據(jù)實結(jié)算”和“特殊病種”分類，按照醫(yī)保收入項目（現(xiàn)金支付、個人賬戶、統(tǒng)籌基金支付、公務(wù)員補助和大額補助），清晰反映各期醫(yī)院申報和醫(yī)保局撥款情況，為后期相關(guān)指標(biāo)的測算分析、財務(wù)的精細(xì)化管理打好了基礎(chǔ)。因醫(yī)保統(tǒng)籌撥款中存在“醫(yī)保拒付”問題，最好設(shè)立“備注”欄進(jìn)行詳細(xì)說明。

第二，匯總有效數(shù)據(jù)，全盤掌握基金變動情況。醫(yī)保病人的結(jié)算信息相對于自費病人的數(shù)據(jù)更加繁雜，因此對大量數(shù)據(jù)的匯總處理非常重要。例如，設(shè)制《某年度醫(yī)院各類醫(yī)保統(tǒng)籌與撥款匯總表》，將各類醫(yī)保（職工、居民基本醫(yī)保，新農(nóng)合，生育和工傷醫(yī)保）的重要信息匯總在一張表上反映，醫(yī)院全年醫(yī)保的結(jié)算人次、年終醫(yī)保的未平衡金額（醫(yī)保拒付款），及各明細(xì)項目的結(jié)算情況等一目了然。

（二）相關(guān)指標(biāo)的測算

為規(guī)范定點醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)行為，控制醫(yī)?；鸬倪^速增長，醫(yī)保部門設(shè)置了多種考核指標(biāo)，如人次人頭比，次均費用、次均統(tǒng)籌、個人實際自付比例、超支比例等。為加強內(nèi)部控制，醫(yī)保辦必須定期測算、動態(tài)監(jiān)控相關(guān)指標(biāo)，便于財務(wù)的進(jìn)一步管理。如設(shè)制《醫(yī)院醫(yī)保病種超支匯總表》，按“分類匯總”各醫(yī)保病種的數(shù)據(jù)，分期測算其平均費用和超支情況；設(shè)置突出顯示異常信息，財務(wù)管理者可即時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效措施以避免年終考核的扣罰。

Excel臺賬還可按“需”匯總排序，利用“格式—選項—自定義序列”，實現(xiàn)按內(nèi)外科→科室→主管醫(yī)師的分類匯總，深化對問題科室的內(nèi)部管控。

（三）醫(yī)保信息的分析

大量詳實準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，只具備了科學(xué)決策的前提，還需要運用恰當(dāng)?shù)姆椒▉矸治?、推理和判斷，財?wù)管理者才能迅速制定有效的決策方案。

第一，采用多種功能，加強內(nèi)部控制機制。利用EXCEL的函數(shù)統(tǒng)計、分析功能，可以按需自定義函數(shù)；利用圖表功能，生成數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖；利用各類趨勢線，分析信息內(nèi)涵，揭示問題所在，預(yù)測未來走向。比如比較季節(jié)性對科室收治病種的影響；跟蹤一項控制措施的采用對科室管理的效用；分析醫(yī)保結(jié)算政策變更對醫(yī)院財務(wù)收支的影響等。

第二，動態(tài)監(jiān)控分析，奠定預(yù)算管理基礎(chǔ)。醫(yī)保和財務(wù)部門應(yīng)動態(tài)監(jiān)測各項管理措施的落實和執(zhí)行情況，及時調(diào)控，處理偏差；實行月度、季度、年度分析報告制度，為下期的財務(wù)預(yù)算管理打好基礎(chǔ)。

（四）臺賬誤差的自查

第一，完善財務(wù)對賬機制。醫(yī)保辦應(yīng)及時與各醫(yī)保局和院內(nèi)財務(wù)核對往來款項，尤其是年終醫(yī)?；鹎逅銜r期。對于問題要積極追蹤、說明匯報，重要信息的更改，在備注中詳細(xì)說明。

第二，Excel臺賬的復(fù)核功能。俗話說“當(dāng)局者迷旁觀者清”，經(jīng)常從事大量的數(shù)據(jù)錄入?yún)R總工作，疏漏之處在所難免?？梢越柚鶨XCEL的簡單功能，進(jìn)行復(fù)核，以減少誤差。

一是利用“數(shù)據(jù)—有效性”，對輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行限定，并彈出出錯警告給予提醒。二是“工作組”可按要求實現(xiàn)同步輸入，但臺賬系列是環(huán)環(huán)相扣、賬賬相關(guān)的，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和獨立性，不建議成組編輯，避免“一錯全錯”。三是利用臺賬中各項目之間的勾稽關(guān)系，在表側(cè)設(shè)立復(fù)核公式。例如，為《市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保人員住院費用申報、結(jié)算表》，設(shè)立“總費用=現(xiàn)金支付+個人賬戶+統(tǒng)籌基金支付+公務(wù)員補助+大額補助”的公式進(jìn)行驗算。

第三，Excel臺賬的保護(hù)功能。利用“工具—選項—安全性”對臺賬的使用（瀏覽和修改）設(shè)置權(quán)限；利用“單元格格式”和“保護(hù)工作表”對重要信息進(jìn)行鎖定或隱藏。

本文中所述Excel臺賬功能的應(yīng)用只是基礎(chǔ)的，醫(yī)保、財務(wù)工作人員要堅持“學(xué)而時習(xí)之”，不斷研究、開發(fā)其強大的功能，使理論與實踐相結(jié)合，在醫(yī)保財務(wù)管理中發(fā)揮更大的輔助作用；降低工作成本、提高管理效率和質(zhì)量，保證醫(yī)療保險基金的有效使用及合理配置。

（作者單位為甘肅省人民醫(yī)院）

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