基建工程檔案管理的思考

許莉萍

摘 要：本文圍繞基建工程檔案特性、作用及形成過程，分析基建檔案管理形成過程中存在的問題的產(chǎn)生原因，從制度、人員、管理等方面提出各項(xiàng)應(yīng)措施，從源頭加強(qiáng)管理力度，注重流程過程管理，從而全方位保障基建工程檔案管理的系統(tǒng)性、成套性、專業(yè)性，保證工程檔案的齊全完整。

關(guān)鍵詞：基建 工程 檔案 管理

基建工程檔案管理，是圍繞工程項(xiàng)目所形成的一整套文件材料的管理工作，，它具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)。近年來國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也相應(yīng)出臺(tái)了各項(xiàng)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，基建檔案管理程序日趨制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。加強(qiáng)工程檔案規(guī)范管理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)，是更好的為工程順利開展及和日后維護(hù)利用服務(wù)基礎(chǔ)工作。

一、基建檔案的內(nèi)容及作用

1.基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目 立項(xiàng)、決策、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等全過程所形成的具有保存、查考利用價(jià)值的的各種形式和載體的歷史記錄。包括從規(guī)劃、前期準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收的的全過程的文字材料、圖形（圖紙）、圖標(biāo)、照片、電子文件、實(shí)物電子文件等?；n案具有比工程實(shí)體本身更長(zhǎng)久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)。基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。基建檔案是工程管理、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中積累和創(chuàng)造的結(jié)晶。國(guó)家檔案局與國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定：“項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目檔案同步管理?！薄＿M(jìn)一步明確了檔案工作在工程建設(shè)中的地位和作用。

2.工程項(xiàng)目檔案是指自建至竣工驗(yàn)收過程中直接產(chǎn)生的，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，經(jīng)過鑒定、系統(tǒng)整理且歸檔的項(xiàng)目文件材料。工程項(xiàng)目檔案的形成過程決定了它具有較高的技術(shù)含量、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性。

二、基建檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。項(xiàng)目檔案工作是基本建設(shè)工作的重要環(huán)節(jié)，檔案部門應(yīng)與項(xiàng)目管理部門密切配合，明確工作職責(zé)，建立檔案部門監(jiān)督與項(xiàng)目職能管理部門、監(jiān)理單位管理相結(jié)合、切實(shí)履行檔案主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行監(jiān)督管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職能。但基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程復(fù)雜，同時(shí)基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，實(shí)際工作中往往只重視工程本身，輕視工程檔案，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.基建檔案管理體制不完善。項(xiàng)目單位基建檔案管理體制以及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，反映在人員上不到位，許多單位沒有專兼職檔案人員，檔案資料在形成過程中無(wú)專人保管，造成資料缺乏系統(tǒng)管理，影響了檔案的使用效率。其次由于基建項(xiàng)目工地辦公環(huán)境簡(jiǎn)陋，管理設(shè)施和辦公設(shè)備無(wú)法滿足檔案管理的需要，制約了檔案管理水平的發(fā)揮，間接影響檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效率。

3.基建檔案管理模式。建設(shè)單位項(xiàng)目文件材料實(shí)行“三同步”管理，即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)下達(dá)文件材料的歸檔要求；檢查工程進(jìn)度的同時(shí)檢查文件形成情況；項(xiàng)目交工、竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。同時(shí)建設(shè)單位在編制招投標(biāo)文件和簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，提出項(xiàng)目文件材料的收集范圍、形成套數(shù)等要求。由于項(xiàng)目承接單位檔案意識(shí)、管理體系等一系列問題導(dǎo)致項(xiàng)目基建項(xiàng)目歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案收集程序不規(guī)范，沒有采取現(xiàn)代化技術(shù)和手段管理項(xiàng)目文件材料，保證紙質(zhì)和電子同步管理歸檔，導(dǎo)致檔案職能部門沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，造成基建檔案管理措施不完善。

三、基建檔案管理對(duì)策與思考

基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政部門多部門，單憑檔案部門是無(wú)法完成工作的。工程建設(shè)單位要制定有關(guān)基本建設(shè)、工程管理的規(guī)章制度或?qū)嵤┘?xì)則，進(jìn)一步明確管理部門、參建單位職責(zé)范圍和義務(wù)。

1.領(lǐng)導(dǎo)高度重視、部門密切配合是推進(jìn)基建項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵。建設(shè)項(xiàng)目檔案按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，有項(xiàng)目文件材料形成單位和部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目文件材料真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽署完備。保證原件齊全。其次要加強(qiáng)檔案人員高度的責(zé)任心和歷史的使命感，積極主動(dòng)做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，提高檔案在基建工作中的地位，使利用者提高對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)知度，自覺在平時(shí)工作中做好基礎(chǔ)資料的收集整理工作。

2.完善管理體制，健全基建檔案管理規(guī)章制度。將制度落實(shí)到實(shí)處，提高項(xiàng)目檔案力度。按照有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守《建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》，并結(jié)合本單位實(shí)際，制定一系列有關(guān)基本建設(shè)、工程管理的規(guī)章制度或者是實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步不明確管理部門、參建單位的職責(zé)范圍，保證項(xiàng)目檔案系統(tǒng)、完整、齊全。協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.加強(qiáng)基建檔案的收集工作。

3.1明確提出各相關(guān)單位文件材料的歸檔范圍和要求，檔案人員介入項(xiàng)目全過程跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，各單位建立健全項(xiàng)目文件材料平時(shí)收集歸檔制度，按照基本建設(shè)程序的不同階段文件材料的自然形成過程，分門別類，及時(shí)收集。收集的項(xiàng)目文件材料應(yīng)保持原件，若有因復(fù)印件應(yīng)在復(fù)印件上加蓋相關(guān)印章，并注明原件存放處后歸檔保存。檔案部門做到與基建部門加強(qiáng)聯(lián)系，認(rèn)真落實(shí)基建檔案工作的各項(xiàng)制度和規(guī)范，分工明確，責(zé)任到人。

3.2重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。應(yīng)在項(xiàng)目文件材料管理列入項(xiàng)目工作計(jì)劃，在制定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、編制招標(biāo)文件和簽訂協(xié)議時(shí)設(shè)定專門條款，在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模及概況了解的基礎(chǔ)上，制定工作方案，確保工作有序開展。按照“四同步”的要求，工程進(jìn)行到哪一步，檔案材料的整理就跟蹤到哪一步，檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)工作就到哪一步。

4.做好同步管理和案卷管理工作。

4.1對(duì)項(xiàng)目工程檔案的管理貫穿于整個(gè)施工過程，配合項(xiàng)目管理部門對(duì)施工資料管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，協(xié)同監(jiān)理人員把牢“施工管理資料、施工質(zhì)量保證資料、施工質(zhì)量評(píng)定資料、竣工圖編制”關(guān)口，保持文件材料自然形成規(guī)律。

4.2項(xiàng)目文件材料立卷遵循基建項(xiàng)目各階段形成材料成套性的要求，做到科學(xué)分類，保持文件材料的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，，文件齊全、分類準(zhǔn)確、方便利用。

4.3實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，同做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。 做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。

5.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。配備專兼職檔案人員及資料員，并保持其相對(duì)穩(wěn)定是做好項(xiàng)目檔案管理的重要環(huán)節(jié)。組織他們參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，開展崗前培訓(xùn)，要求檔案資料人員持證上崗，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，了解基建檔案管理知識(shí)，拓寬知識(shí)面。

6.加強(qiáng)宣傳力度，提高檔案意識(shí)。要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，采取多種渠道，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，辦宣傳?？?、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，提高全員的檔案意識(shí)，提高基建檔案管理水平。

總之基建工程檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)工程，要求檔案人員以滿腔的工作熱情全身心投入，按照檔案管理的法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到基建檔案制度要全，執(zhí)行要決；資料要全，內(nèi)容要整；管理要及，立卷要范；才能真實(shí)反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌。