醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策分析

趙躍玲

摘 要：近幾年我國的醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷改革，醫(yī)療單位受到了一些沖擊，為醫(yī)院的檔案提供了更為豐富的內(nèi)容和種類，對醫(yī)院檔案的管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文主要分析了當下醫(yī)院檔案管理上存在的不足，主要表現(xiàn)在沒有建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，檔案人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識培訓；并提出加強醫(yī)院檔案管理的對策：提高全員檔案管理意識，組建高素質(zhì)檔案管理團隊，提高醫(yī)院檔案管理信息化水平，完善醫(yī)院檔案管理體制，創(chuàng)新檔案管理思想，旨在推進醫(yī)院的建設發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 對策

醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院管理工作的一個重要方面，具有一定的歷史性和準確性，是在醫(yī)院進步發(fā)展中特別寶貴的資料。醫(yī)院檔案在提升醫(yī)療水平和順利開展各種科研教學活動等都具有積極的促進作用，為醫(yī)院各項工作的進行提供關鍵參考資料和真實憑證。在市場激烈競爭的環(huán)境下，各大醫(yī)院也在比拼實力，這就要求綜合性醫(yī)院必須落實好醫(yī)院檔案管理的工作，努力提升醫(yī)院的綜合水平，從而進一步提高醫(yī)院核心競爭力。但是同時我們不可以忽視現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理工作上存在的問題，必須針對存在的不足提出解決問題的方法，讓醫(yī)院的檔案能夠更好地為醫(yī)療和醫(yī)院管理服務。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著國內(nèi)醫(yī)療體制改革的步伐逐漸加快，不難發(fā)現(xiàn)目前有很多醫(yī)院的檔案工作都做得不到位，仍然存在著一些管理上的問題。首先，醫(yī)院沒有建設檔案管理隊伍，沒有專門的檔案工作人員來管理檔案資源。醫(yī)院的檔案本身就分散在各個科室，就更需要有檔案管理人員看管，避免檔案的遺失。一般情況下是科室人員兼職管理科室檔案，對檔案的管理不夠重視，管理的責任心也不強，因此科室檔案就極其容易受到損壞或者是丟失，如果數(shù)據(jù)沒有備份就會給醫(yī)院帶來嚴重的經(jīng)濟損失或者是其他方面的不利影響。其次，大部分醫(yī)院中管理檔案的人員均沒有受過專業(yè)培訓，所以不能很好地勝任醫(yī)院檔案管理的工作。醫(yī)院檔案管理人員很多是從行政部門、醫(yī)療部門等調(diào)度而來的，文化水平和專業(yè)知識等都參差不齊，缺少專業(yè)的檔案管理理論和技能，具有的專業(yè)知識也比較老舊，管理檔案的經(jīng)驗也不足，不具備專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，所以降低了檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。醫(yī)院在培養(yǎng)人才方面，比較重視醫(yī)療、科研等人才的教育培訓，但是對檔案管理人員沒有納入培訓工作，檔案管理人員能夠?qū)W習的機會較少，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識培訓，醫(yī)院檔案的管理工作就非常容易處于一種被動狀態(tài)。值得一提的是，現(xiàn)今大都數(shù)醫(yī)院檔案管理方式比較陳舊，沒有充分利用先進科學技術來管理病案，缺乏科學系統(tǒng)的管理標準，不能滿足科技進步和醫(yī)院發(fā)展的需要。

二、加強醫(yī)院檔案管理的對策

1.提高全員檔案管理意識。領導首先要足夠重視醫(yī)院檔案管理水平的進步，應該將檔案管理納入重要議程，把檔案管理當做實現(xiàn)醫(yī)院良好發(fā)展的重要內(nèi)容，和醫(yī)院業(yè)務同步規(guī)劃和建設。在醫(yī)院四個重要工作環(huán)節(jié)中不能忽視檔案工作，分別是在制定醫(yī)院工作計劃時、檢查工作時、總結工作時和安排財務支出時這四個工作方面。醫(yī)院還要堅持宣傳《檔案法》，加大對醫(yī)院人員的宣傳教育力度，增強全員對檔案工作的法律觀念，可以采取以下幾種方式：（1）開展院內(nèi)培訓，利用業(yè)務學習的時間組織集中人員培訓；（2）邀請專家進行講座，開展現(xiàn)場的指導工作；（3）應用宣傳欄和櫥窗等形式擴大對檔案管理工作的宣傳，組織科室內(nèi)部的學習，提高醫(yī)院人員對檔案重要性的認識，讓每個人了解自身都有保護醫(yī)院檔案的義務，主動參與檔案的管理工作。

2.組建高素質(zhì)檔案管理團隊。知識應該根據(jù)社會的進步發(fā)展而不斷的更新，因為檔案內(nèi)容越來越豐富，檔案資源的載體也各種各樣，檔案管理模式的日益先進，所以對當下的檔案人員的素質(zhì)要求也有所提升，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平顯得尤其重要?，F(xiàn)代化的管理人才必須是一個不僅對檔案業(yè)務十分熟悉，還要對現(xiàn)代理論知識充分掌握的復合型的人才。檔案工作人員應該具有較高的政治素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、愛崗敬業(yè)精神和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，在平日重視培養(yǎng)自身的技能，主動學習培訓相關的檔案法規(guī)和檔案管理的專業(yè)知識，在工作中會經(jīng)常整理和總結檔案管理的經(jīng)驗，積極提高自身檔案管理水平。醫(yī)院在人才培養(yǎng)方面，要本著以人為本的理念，將檔案工作者納入醫(yī)院培養(yǎng)規(guī)劃，提高培訓檔案隊伍的重視程度，努力實現(xiàn)醫(yī)院檔案團隊綜合素質(zhì)的提高。

3.提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。積極引進現(xiàn)代化管理設備和專業(yè)技術，充分發(fā)揮計算機管理信息資源的優(yōu)勢。當然，醫(yī)院檔案部門應該一切從現(xiàn)實出發(fā)，結合自身實際情況，努力創(chuàng)造條件，爭取選用計算機作為管理手段，建設局域網(wǎng)，把文書、人事、設備和科研等檔案資源納入局域網(wǎng)中，將局域網(wǎng)擴建成有眼檔案資源中心，在網(wǎng)絡中心平臺上編制配套管理檔案的自動化程序，形成檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)可以大大提高醫(yī)院人員閱讀和以及利用檔案的效率，檔案不僅可以在線閱讀使用，還可以在信息安全系統(tǒng)下實現(xiàn)資源的共享，檢索系統(tǒng)有效提高了醫(yī)院工作人員的辦公效率。在穩(wěn)定高效的檔案信息平臺上，工作人員可以實現(xiàn)對檔案資源的一體化管理。簡便快捷的信息化檔案管理方式是醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展趨勢，復雜繁瑣、浪費時間的傳統(tǒng)檔案管理方式遠遠不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的進步發(fā)展。

4.完善醫(yī)院檔案管理體制。提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，就必須建立科學的檔案管理機制，形成領導分管監(jiān)督，院辦主任負責，各科室檔案工作者作為成員的三級管理網(wǎng)絡，監(jiān)督部門從而可以加大對各部門的檔案監(jiān)管工作，進一步解決好人員、經(jīng)濟支出和設備等方面存在的問題。除此之外，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容及其廣泛，在加上醫(yī)院檔案來源渠道多樣，都是分散在各個部門，檔案專業(yè)程度又高，因此醫(yī)院還要逐步改進檔案管理的制度，一定要把檔案的收集當做工作的管理的起點和基礎。檔案部門應該結合本院的發(fā)展態(tài)勢，嚴格把關檔案資源的進檔手續(xù)、材料的準確性等等，做到仔細判斷和鑒別，科學合理對檔案進行歸檔。同時，檔案部門應該加強和醫(yī)院其他部門的溝通聯(lián)系，重視一些對醫(yī)院發(fā)展有利資源的收集，在某些檔案丟失和受到損壞的情況下，必須及時查找和補救，保證醫(yī)院檔案的完整性。

5.創(chuàng)新檔案管理思想?，F(xiàn)代知識經(jīng)濟和信息技術的發(fā)展，所以實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新十分必要。檔案管理部門應該不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，在具備先進管理理念的同時，還要有機地將檔案專業(yè)知識和創(chuàng)新理念結合在一起，創(chuàng)新為醫(yī)院領導服務的意識，拋棄傳統(tǒng)的檔案服務意識。在思想理念方面，要克服封閉思想，即“只為檔案做檔案”的觀念，打破傳統(tǒng)重管輕用或者只管不用的的管理模式，逐漸由封閉管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，由被動的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾砟Ｊ?，不斷改進檔案工作的服務方法。要樹立全局觀念，一切從醫(yī)院建設的發(fā)展大局出發(fā)，提高參與和服務醫(yī)院中心工作的積極性，跟上醫(yī)院中心工作發(fā)展的步伐，不斷延伸檔案工作的服務面，確保醫(yī)院檔案收集、保管和利用方面工作的順利開展，真正為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，推進醫(yī)院的發(fā)展。

總而言之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的部分，醫(yī)院檔案是醫(yī)院開展各項工作和活動的基礎，醫(yī)院檔案工作的管理質(zhì)量密切關系到醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展，會影響到整個醫(yī)院的醫(yī)療工作。從醫(yī)院的領導就應該高度重視檔案資源的管理工作，各個科室部門要通力合作，每個醫(yī)院成員都要積極投入到檔案管理建設的工作中去，提高自身檔案管理責任感，不斷提升醫(yī)院檔案資源的利用效率，提高醫(yī)院管理檔案的科學化水平，從而推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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