檔案工作信息化建設(shè)的思考

何灝濤

新時(shí)代的檔案工作面臨著信息社會(huì)發(fā)展的全面挑戰(zhàn)，檔案工作正處于從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)換的十字路口，檔案信息化建設(shè)工作正在全國(guó)范圍內(nèi)全面展開(kāi)。目前對(duì)于檔案信息化的一個(gè)重要課題就是通過(guò)有效的統(tǒng)籌和資源共享與整合來(lái)推進(jìn)全國(guó)的檔案信息化工作，避免電子政務(wù)建設(shè)中出現(xiàn)的重復(fù)建設(shè)。從目前的檔案信息化實(shí)踐來(lái)看，筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾方面加強(qiáng)檔案信息化過(guò)程中的建設(shè)資源共享與整合：

一、設(shè)立專業(yè)的檔案信息化工作專門(mén)機(jī)構(gòu)

目前，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)都非常重視檔案信息化工作并成立了各類檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，如各地的檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組或檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組等，但僅靠這樣的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)還不能適應(yīng)檔案信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求。檔案信息化應(yīng)該成為整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作體系的一個(gè)有機(jī)組成部分，因此也應(yīng)該與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、檔案法制等業(yè)務(wù)領(lǐng)域一樣有相應(yīng)的常設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

筆者建議，在國(guó)家檔案局層面設(shè)立常設(shè)的專門(mén)行政機(jī)構(gòu)來(lái)加強(qiáng)對(duì)全國(guó)檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，這一機(jī)構(gòu)更多承擔(dān)的是檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理職責(zé)而不是從事技術(shù)性工作；在地方各級(jí)檔案局也應(yīng)設(shè)立專門(mén)的常設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息化工作，目前有些地方已經(jīng)成立了信息化處、技術(shù)與信息化科等機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)這一工作并取得了很好的工作效果。通過(guò)成立專業(yè)的檔案信息化常設(shè)行政機(jī)構(gòu)，一方面可以將檔案信息化納入日常工作，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化工作具體實(shí)施的管理；另一方面也可以為檔案信息化建設(shè)集聚專業(yè)人才，適應(yīng)檔案信息化工作乃至檔案事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)期要求。

二、強(qiáng)力推行全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)方面。近年來(lái)國(guó)家檔案局針對(duì)檔案信息化建設(shè)中的各種問(wèn)題陸續(xù)頒布實(shí)施了很多標(biāo)準(zhǔn)，與此同時(shí)，各省乃至基層檔案部門(mén)也制訂了大量地方標(biāo)準(zhǔn)，其中很多地方標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)都是重復(fù)的。筆者認(rèn)為，多層標(biāo)準(zhǔn)的存在不僅完全沒(méi)有必要，甚至?xí)?duì)系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)一推進(jìn)產(chǎn)生阻礙，為此國(guó)家檔案局應(yīng)該采取有力措施，盡快出臺(tái)有關(guān)政策，統(tǒng)一安排各類信息化標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)建立和執(zhí)行統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

同時(shí)，國(guó)家檔案局要加強(qiáng)相關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和落實(shí)，對(duì)于新出臺(tái)的信息化標(biāo)準(zhǔn)要加強(qiáng)在檔案系統(tǒng)和機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案部門(mén)的推廣，使相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)能夠切實(shí)指導(dǎo)檔案信息化實(shí)踐，避免在檔案信息化實(shí)踐過(guò)程中的盲目性，減少物質(zhì)資源浪費(fèi)和人力資源浪費(fèi)，也讓信息化實(shí)踐能夠充分利用前人和國(guó)際國(guó)內(nèi)通行的規(guī)范，提升檔案信息化的規(guī)范性和質(zhì)量。

三、建立全國(guó)檔案信息化項(xiàng)目協(xié)調(diào)與交流平臺(tái)

目前檔案信息化建設(shè)正處于起步階段，為了在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)籌信息化建設(shè)工作，國(guó)家檔案局和各省檔案局應(yīng)該及時(shí)掌握各地檔案信息化項(xiàng)目的狀況與進(jìn)展，協(xié)調(diào)各地在新的信息化領(lǐng)域中的工作，避免各地在短時(shí)間內(nèi)向同一新領(lǐng)域投入過(guò)多資源。為加強(qiáng)各地在信息化項(xiàng)目上的協(xié)調(diào)與交流，筆者建議：

（一）實(shí)行檔案信息化項(xiàng)目備案制度

國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)省級(jí)項(xiàng)目的備案，各省檔案局負(fù)責(zé)本省項(xiàng)目的備案，通過(guò)這種方式及時(shí)了解各地的檔案信息化進(jìn)展情況，為優(yōu)化建設(shè)資源提供基本決策依據(jù)。除了備案制度的建立，這一備案體系還應(yīng)該由網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)支撐運(yùn)行，即備案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，以此來(lái)保證信息的及時(shí)性。

（二）建立全國(guó)性檔案信息化交流的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

通過(guò)這一平臺(tái)，各地檔案部門(mén)都可以及時(shí)了解其他地方檔案信息化的狀況，交流經(jīng)驗(yàn)，共享技術(shù)資源，進(jìn)行跨地區(qū)的信息化建設(shè)合作，與傳統(tǒng)的通過(guò)會(huì)議、發(fā)文、考察等進(jìn)行交流的方式相比，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的交流將更加及時(shí)、經(jīng)濟(jì)和有效。

（三）加強(qiáng)檔案信息化項(xiàng)目的試點(diǎn)與推廣工作

作為行業(yè)性信息化建設(shè)項(xiàng)目，各地檔案信息化工作有著極大的相似性和可移植性。因此，國(guó)家檔案局可以選取一定數(shù)量的具有行業(yè)代表性的單位進(jìn)行信息化建設(shè)的試點(diǎn)并提供相應(yīng)的資金和技術(shù)資源支持，在此基礎(chǔ)之上充分總結(jié)并摸索出一套信息化建設(shè)的規(guī)律和可行的實(shí)施方案，并將這些經(jīng)驗(yàn)和方案向全國(guó)推廣，指導(dǎo)各地的檔案信息化建設(shè)，避免檔案信息化建設(shè)的無(wú)序和雜亂現(xiàn)象。通過(guò)國(guó)家檔案局的統(tǒng)一指導(dǎo)和統(tǒng)一規(guī)劃，信息化建設(shè)將更加的有序和規(guī)范，從而結(jié)束。各地各自為政、閉門(mén)造車的局面。

四、充分利用原有檔案信息化基礎(chǔ)和電子政務(wù)建設(shè)的成果

檔案信息化工作并不是一項(xiàng)全新的工作，這項(xiàng)工作的開(kāi)展不是推倒所有的一切重新開(kāi)始，而是在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行的一項(xiàng)創(chuàng)新工作。除了利用電子政務(wù)建設(shè)的成果之外，檔案信息化還應(yīng)充分利用原有的信息化基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用在90年代已經(jīng)開(kāi)始，從檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)到現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用由淺入深，大大地改變了檔案的管理和利用方式。在檔案信息化過(guò)程中，要充分利用檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中已有的成果，包括檔案著錄信息、已經(jīng)掃描的檔案、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，避免重復(fù)性工作，減少不必要的浪費(fèi)。相關(guān)單位在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，要預(yù)先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎(chǔ)上規(guī)劃和開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)有機(jī)部分，要利用有限的資源高效推進(jìn)檔案信息化，將檔案信息化建設(shè)放在電子政務(wù)建設(shè)的大平臺(tái)中來(lái)考慮。多年的電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)建立起了較為完善的硬件設(shè)施和管理制度，并摸索出了一套經(jīng)驗(yàn)，這些都為檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)，一方面，檔案部門(mén)可以充分利用本地的電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、安全基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度等；另一方面，也可以充分借鑒其他部門(mén)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為此，各地檔案部門(mén)應(yīng)該積極參與當(dāng)?shù)氐碾娮诱?wù)建設(shè)，成為當(dāng)?shù)匦畔⒒ぷ骰螂娮诱?wù)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，進(jìn)入信息化規(guī)劃建設(shè)決策層，通過(guò)為政府提供有效的文檔服務(wù)來(lái)獲得當(dāng)?shù)卣闹С?，?zhēng)取更多的資源來(lái)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)；同時(shí)檔案部門(mén)要深入了解本地電子政務(wù)建設(shè)現(xiàn)狀，摸清可供利用的各類建設(shè)資源現(xiàn)狀，要堅(jiān)持一個(gè)基本原則，即凡是可以利用現(xiàn)有電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完成的工作就不要再進(jìn)行重復(fù)投入。