淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

樊秀清

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步，行政事業(yè)單位的工作事項(xiàng)日益增多，檔案管理工作日益復(fù)雜。但當(dāng)前檔案管理中還存在許多的缺陷，難以適應(yīng)當(dāng)前信息化社會的發(fā)展需求，為此，需加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，促使行政事業(yè)單位中檔案管理能夠逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

一、檔案管理的性質(zhì)

檔案管理包含三個(gè)基本性質(zhì)：第一是管理性；第二是服務(wù)性；第三是政治性。首先，檔案管理不能直接為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，而是對各部門檔案信息進(jìn)行專門管理的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作；其次，檔案管理體系并非獨(dú)立存在，而是與其他管理體系相互依賴并且相互制約的，其通過信息化向其他管理體系提供有效的服務(wù)，最終目的在于為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；最后，檔案管理在社會發(fā)展史中是階級關(guān)系以及階級利益的主要體現(xiàn)，其為相關(guān)統(tǒng)治階級所操控，為相關(guān)階級的經(jīng)濟(jì)文化以及政治提供服務(wù)，由于某些檔案的內(nèi)容與政治經(jīng)濟(jì)利益有著緊密的聯(lián)系，其具備較強(qiáng)的機(jī)密性，因而對檔案管理也有著保密的要求，這也是政治性的主要體現(xiàn)。除此之外，檔案管理工作的開展，必須遵循以下兩個(gè)原則，第一、確保檔案的完整性以及安全性；第二、檔案資料能夠便于利用[1]。

二、檔案管理工作的主要缺陷

（一）缺乏足夠的重視

當(dāng)前許多單位對檔案管理工作還存在錯(cuò)誤的認(rèn)識。由于檔案管理無法直接為單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而遭到許多單位領(lǐng)導(dǎo)的忽視，無法將檔案管理的工作作為重要議事，在日?？己嘶蛘吣杲K考核中也沒有將檔案管理納入考核的范疇，導(dǎo)致許多行政事業(yè)單位在檔案管理相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)以及貫徹方面執(zhí)行力度普遍偏弱，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的監(jiān)督力度也較為薄弱，并且缺乏有力的管理措施。

（二）缺乏硬件設(shè)施

許多行政事業(yè)單位中，檔案管理工作無法得到應(yīng)有的重視，致使單位在檔案管理方面投入的資金相對短缺，其相關(guān)硬件設(shè)施相對較為落后。部分單位并未設(shè)置專門的檔案室，而有些雖然設(shè)置了專門的檔案室，但空間較小且環(huán)境較為惡劣，導(dǎo)致檔案文件容易出現(xiàn)霉變的現(xiàn)象，檔案的完整性受到嚴(yán)重的影響。另外，相關(guān)硬件設(shè)施的缺失，導(dǎo)致單位檔案資料無法進(jìn)行合理的分類，擺放也較為零亂，這對檔案的查閱造成不利的影響。

（三）缺乏健全的管理體系

部分單位雖已設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門，但從實(shí)際情況看來，還缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)，其主要體現(xiàn)在以下幾方面[2]：第一、在檔案資料的保管方面缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象；第二、缺乏檔案資料鑒定的程序，對檔案資料的銷毀不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；第三、在檔案信息的管理上仍然采用傳統(tǒng)手工操作的形式，部分單位雖已采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但由于缺乏完善的信息系統(tǒng)，致使信息化檔案的利用率普遍偏低。

（四）人員素質(zhì)偏低

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，須保證管理人員的專業(yè)性以及高效性。但從實(shí)際情況看來，大多數(shù)行政事業(yè)單位中檔案管理人員的專業(yè)水平相對較低，通常是身兼多職，無法將全部的時(shí)間與精力投入到檔案管理當(dāng)中。而且大多數(shù)管理人員未能經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案管理相關(guān)知識以及先進(jìn)的信息管理技術(shù)還缺乏一定的了解，致使其在日常工作中對檔案管理的各項(xiàng)工作缺乏準(zhǔn)確的把握，進(jìn)而造成檔案管理工作的質(zhì)量相對較為薄弱。

三、創(chuàng)新思路與優(yōu)化策略

（一）完善管理責(zé)任制

首先，單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作的需求，建立科學(xué)合理的管理制度。并且須確保規(guī)章制度能夠簡單實(shí)用；其次，確保制度約束的平等性。檔案管理規(guī)章制度既要對員工實(shí)行制約，也需對單位領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行制約，如此一來，能夠加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度，有效提升其監(jiān)管力度；最后，建立管理考核體系。定期對檔案管理工作進(jìn)行各方面的考核，并對表現(xiàn)較好的管理人員給與適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，促使其能夠更加積極主動的投入到工作當(dāng)中。

（二）加強(qiáng)建設(shè)信息化管理

隨著社會科技的不斷進(jìn)步，行政事業(yè)單位中檔案管理工作必然走向信息化。為此，行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，選擇與自身相符的信息化檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案全部錄入電子系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與信息化的并存，先進(jìn)的管理設(shè)施以及科學(xué)技術(shù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息化檔案管理，還能有效提升單位檔案管理的工作質(zhì)量以及工作效率[3]。

（三）強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)

在日常檔案管理工作中，管理人員是主要執(zhí)行者，管理人員的專業(yè)素質(zhì)與檔案管理的工作質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。因此，強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)尤為重要。首先，應(yīng)設(shè)立專門的管理團(tuán)隊(duì)，保證管理人員的穩(wěn)定性；其次，加強(qiáng)管理人員對專業(yè)知識與檔案管理技能的學(xué)習(xí)，促使其在日常工作中能夠熟練掌握各項(xiàng)操作；最后，有效提升管理人員自身的政治涵養(yǎng)[4]。行政事業(yè)單位中部分檔案文件具備一定的機(jī)密性，要求管理人員必須能夠堅(jiān)持原則、嚴(yán)守機(jī)密。

四、結(jié)語

對于行政事業(yè)單位而言，檔案管理是一項(xiàng)較為重要的部分，科學(xué)合理的檔案管理工作是單位長效發(fā)展的有力保障。為使檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，必須及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理形式，創(chuàng)新管理理念以及管理措施，并加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，加大投入力度，促使行政事業(yè)單位中檔案管理工作能夠與當(dāng)前信息化社會相適應(yīng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2010，34：125+127.

[2]張長水.試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，05：79+85.

[3]蔡軍趁.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)改革與管理，2015，04：188.

[4]于喜輝.淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，01：137.