關(guān)于行政單位檔案管理電子化建設(shè)的探討

鐘靜

【摘要】 伴隨我國(guó)逐步深入的行政體制改革，行政單位在日常工作中的檔案管理工作也更加重要。尤其是在信息化引領(lǐng)時(shí)代的今天，檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。針對(duì)現(xiàn)今電子化檔案管理中重視度低、建設(shè)專業(yè)水平有限、員工執(zhí)行力弱的狀況，本文對(duì)我國(guó)電子化檔案管理建設(shè)中產(chǎn)生的弊端和建設(shè)電子化檔案的必要性展開論述，旨在為我國(guó)電子化檔案管理的順利推行和發(fā)展提供建議。

【關(guān)鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術(shù)

檔案的存在，是國(guó)家、社會(huì)以及個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對(duì)機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。

一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析

1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對(duì)于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢(shì)，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對(duì)于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。

2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長(zhǎng)。

3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長(zhǎng)，造成信息延后、失效，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對(duì)其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過機(jī)讀的方式形成檔案，并通過計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對(duì)提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。

二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑

1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。

2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫(kù)，通過建立檔案數(shù)字庫(kù)內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識(shí)別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對(duì)于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對(duì)需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。

3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對(duì)電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對(duì)他們展開有針對(duì)性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對(duì)專業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長(zhǎng)進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。

4、加強(qiáng)部門間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對(duì)擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)更廣范圍的需求。

5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運(yùn)用硬盤光盤存儲(chǔ)、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對(duì)相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。

結(jié)語(yǔ)：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

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