基于PMP管理思想的項(xiàng)目管理淺析

董小明

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基于PMP管理思想的項(xiàng)目管理淺析

董小明

摘 要隨著項(xiàng)目管理的發(fā)展，各個(gè)國(guó)家的政府、企業(yè)均已認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目需要科學(xué)的管理，因此將PMP理念運(yùn)用到項(xiàng)目管理工作中是一個(gè)值得研究的課題。本文主要從PMP管理思想理念入手，從五方面闡述了將PMP理念在項(xiàng)目管理工作中的應(yīng)用，同時(shí)重點(diǎn)關(guān)注PMBOK Guide對(duì)項(xiàng)目過程中的三個(gè)基準(zhǔn)和涉及基準(zhǔn)調(diào)整的變更過程的約定。

關(guān)鍵詞PMP管理思想 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理計(jì)劃 項(xiàng)目三基準(zhǔn) 項(xiàng)目控制

一、什么是PMP

項(xiàng)目管理是第二次世界大戰(zhàn)后期發(fā)展起來的重大新管理技術(shù)之一，最早起源于美國(guó)，后由華羅庚教授在50年代引進(jìn)中國(guó)（由于歷史原因當(dāng)時(shí)成為統(tǒng)籌法和優(yōu)選法）。隨著項(xiàng)目管理在世界范圍內(nèi)的不斷完善和發(fā)展，項(xiàng)目管理于1999年開始在中國(guó)流行，并隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展而快速發(fā)展。2000年項(xiàng)目管理資格認(rèn)證制度在中國(guó)開展。截至2015年8月，全國(guó)已有超過百萬人接受了項(xiàng)目管理的培訓(xùn)，有超過20萬人參加了PMP認(rèn)證考試，PMP（Project Management Professional項(xiàng)目管理專業(yè)人士）人數(shù)已超過9萬。如今PMP認(rèn)證證書已成為全球最有價(jià)值的項(xiàng)目管理職業(yè)資格證明。具體來講，PMP有以下幾點(diǎn)含義：

（一）PMP是一種理論體系

管理學(xué)中對(duì)項(xiàng)目管理的定義是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。PMP管理思想正是管理學(xué)中分化出的一個(gè)體系。PMP理論體系的基本管理方法是WBS，WBS是以可交付成果為導(dǎo)向的工作層次分解，定義了項(xiàng)目的全部范圍。PMP理論體系的理論基礎(chǔ)是戴明博士的“PDCA”理論，其核心內(nèi)容是5大過程組、10大項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域和47個(gè)子過程。

（二）PMP是一種團(tuán)隊(duì)語言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展，貿(mào)易、工程等項(xiàng)目的跨國(guó)家、跨區(qū)域管理迅速增加，亟須項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)語言的全球化、統(tǒng)一化。PMP管理思想就為我們提供了統(tǒng)一的團(tuán)隊(duì)語言。比如項(xiàng)目范圍內(nèi)的工作分解結(jié)構(gòu)“WBS”；影響項(xiàng)目決策、結(jié)果的個(gè)人或組織叫“干系人”；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等稱為“事業(yè)環(huán)境因素”，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)屬于“組織過程資產(chǎn)”；進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效考核的掙值管理“EVM”；還有估算項(xiàng)目工期的關(guān)鍵路徑法“CPM”、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的責(zé)任分配矩陣“RAM”等，這些專業(yè)語言越來越成為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)所必需的團(tuán)隊(duì)語言，應(yīng)用于和項(xiàng)目干洗人溝通，提高溝通效率。項(xiàng)目的終極目標(biāo)就是達(dá)到干系人滿意，流利、順暢、清晰的溝通是了解和實(shí)現(xiàn)干系人需求基本媒介、是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

（三）PMP是一種工具技術(shù)

PMP管理思想為我們提供了進(jìn)行科學(xué)項(xiàng)目管理的技術(shù)方法，比如展示進(jìn)度信息的“甘特圖”和“橫道圖”、創(chuàng)建進(jìn)度模型的“緊前關(guān)系繪圖法”、負(fù)責(zé)規(guī)劃、監(jiān)督、控制質(zhì)量事宜的七種質(zhì)量工具Q7、進(jìn)行活動(dòng)估算的“三點(diǎn)估算”技術(shù)、對(duì)已完成工作的進(jìn)行測(cè)量的“掙值技術(shù)”等等，這些工具、技術(shù)的提出和在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，使得項(xiàng)目管理人員可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定性及定量的分析，以確保項(xiàng)目管理的科學(xué)性、高效性和準(zhǔn)確性。

二、應(yīng)用PMP管理思想進(jìn)行項(xiàng)目管理的主要側(cè)重點(diǎn)

應(yīng)用PMP管理思想進(jìn)行項(xiàng)目管理通常側(cè)重于以下幾個(gè)方面：

第一，識(shí)別需求。

第二，項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行階段處理干系人的各種需要、關(guān)注和期望。

第三，在干系人之間建立、維護(hù)和開展積極、有效和合作性的溝通。

第四，為滿足項(xiàng)目需求和穿件項(xiàng)目可交付成果而管理干系人。

第五，平衡相互競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目制約因素，包括范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、預(yù)算、資源、風(fēng)險(xiǎn)等。

三、PMP管理思想在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

PMP思想下的項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾過程組保證項(xiàng)目的完成，這5大過程組不同于項(xiàng)目生命周期，事實(shí)上，在一個(gè)階段中很有可能會(huì)執(zhí)行全部過程組。下面就以這5大過程組為切入點(diǎn)，分析在項(xiàng)目管理過程中PMP管理思想的具體應(yīng)用。

圖1 項(xiàng)目管理過程組之間的相互作用注：深色虛線表示過程組之間的關(guān)系，淺色表示過程組與外部因素的關(guān)系。

圖2 項(xiàng)目三基準(zhǔn)

（一）啟動(dòng)過程組

在啟動(dòng)過程中，定義項(xiàng)目的初步范圍和落實(shí)初步財(cái)務(wù)資源，識(shí)別那些相互作用并影響項(xiàng)目成果的內(nèi)外部干系人，選定項(xiàng)目經(jīng)理，形成項(xiàng)目章程和干系人登記冊(cè)。注意在本過程中要保證干系人期望與項(xiàng)目目標(biāo)的一致性，讓干系人明了項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目目標(biāo)，同時(shí)讓干系人明白他們?cè)陧?xiàng)目和項(xiàng)目階段的參與有助于實(shí)現(xiàn)他們的期望。就項(xiàng)目本身而言，啟動(dòng)過程一般是在更高層面發(fā)生的，超出了項(xiàng)目控制的范圍。在項(xiàng)目開始前，可以在更大更高層的組織計(jì)劃中記錄高層需求；通過評(píng)價(jià)備選方案來確定項(xiàng)目可行性，啟動(dòng)過程組的文件還會(huì)明確項(xiàng)目范圍、可交付成果、項(xiàng)目工期以及為進(jìn)行投資分析的資源預(yù)測(cè)。這些都為之后的項(xiàng)目管理奠定了最可靠、最一手的項(xiàng)目信息。

（二）規(guī)劃過程組

凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢，PMP管理思想注重項(xiàng)目規(guī)劃，所有行動(dòng)要按計(jì)劃行事。PMP管理思想認(rèn)為質(zhì)量是規(guī)劃出來的，而不是做出來的。可見PMP管理思想對(duì)規(guī)劃過程的重視。因此在規(guī)劃過程組中，項(xiàng)目管理者會(huì)在此過程中明確項(xiàng)目范圍、優(yōu)化目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定行動(dòng)方案。

按照PMP管理思想，項(xiàng)目規(guī)劃也是具有“漸進(jìn)明細(xì)”的特性，由于項(xiàng)目管理的復(fù)雜性，可能需要通過多次反饋分析項(xiàng)目信息，隨著收集和掌握的項(xiàng)目信息和特性的不斷增多，項(xiàng)目就需要進(jìn)一步規(guī)劃，但無論是一次規(guī)劃到位，還是多次規(guī)劃不斷完善后都會(huì)得到規(guī)劃過程組的一個(gè)重要輸出文件，那就是項(xiàng)目管理計(jì)劃。該計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、溝通、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)和干系人參與等所有方面均做出了規(guī)定。

為了保證項(xiàng)目管理計(jì)劃能夠適應(yīng)項(xiàng)目實(shí)際情況并確保項(xiàng)目目標(biāo)的完成，在規(guī)劃項(xiàng)目、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目管理者應(yīng)征求重點(diǎn)干系人的意見，同時(shí)考慮項(xiàng)目的性質(zhì)、既定的項(xiàng)目邊界、所需的監(jiān)控活動(dòng)及項(xiàng)目所處的環(huán)境等。因?yàn)轫?xiàng)目的終極目標(biāo)就是達(dá)到干系人滿意，進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃也同樣需要考慮干系人的意見，以便項(xiàng)目管理計(jì)劃更符合項(xiàng)目的實(shí)際需求。

（三）執(zhí)行過程組

對(duì)于規(guī)劃過程組形成的項(xiàng)目管理計(jì)劃中，影響項(xiàng)目質(zhì)量及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最重要的因素就是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃和范圍計(jì)劃，這些計(jì)劃中確定的進(jìn)度基準(zhǔn)、成本基準(zhǔn)和范圍基準(zhǔn)我們稱為項(xiàng)目三基準(zhǔn)。這三個(gè)基準(zhǔn)無論哪一個(gè)發(fā)生變化，都會(huì)影響項(xiàng)目質(zhì)量及既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目按照既定項(xiàng)目管理計(jì)劃執(zhí)行，三個(gè)基準(zhǔn)作為約束條件，可以保證項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期質(zhì)量。

項(xiàng)目管理者要在執(zhí)行和監(jiān)控過程中時(shí)時(shí)進(jìn)行偏差分析，對(duì)于這些執(zhí)行中的偏差，項(xiàng)目管理者需要仔細(xì)分析并制定適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施。但是如果執(zhí)行項(xiàng)目過程中疏于管理、缺少監(jiān)控，有時(shí)就會(huì)發(fā)生進(jìn)度滯后、成本超支、范圍蔓延等嚴(yán)重問題。此時(shí)就需要及時(shí)進(jìn)行計(jì)劃更新和基準(zhǔn)重建，包括變更挺預(yù)期的項(xiàng)目工期、變更資源生產(chǎn)率與可用性、采取必要的措施控制項(xiàng)目范圍。

基準(zhǔn)輕易是不能變動(dòng)的，因?yàn)榛鶞?zhǔn)的變更可能會(huì)打破項(xiàng)目原有的穩(wěn)定，帶來新的風(fēng)險(xiǎn)。比如進(jìn)度滯后發(fā)生時(shí)，一般會(huì)采取趕工或快速跟進(jìn)，但趕工所帶來的是成本的增加，快速跟進(jìn)則可能導(dǎo)致返工和提高風(fēng)險(xiǎn)。范圍蔓延則是指在項(xiàng)目進(jìn)行期間不期望的需求緩慢增加，使項(xiàng)目失去宏觀把控，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，必須做好項(xiàng)目范圍內(nèi)的工作，并且只能做項(xiàng)目范圍內(nèi)的工作。既不能少做，也不能多做。少做了項(xiàng)目目標(biāo)無法全部實(shí)現(xiàn)，多做了又會(huì)會(huì)浪費(fèi)資源，產(chǎn)生巨大的機(jī)會(huì)成本。項(xiàng)目管理者在實(shí)際管理項(xiàng)目過程中為防止項(xiàng)目范圍蔓延，需要透徹理解干系人需求、做好WBS工作分解、編制并執(zhí)行好項(xiàng)目范圍計(jì)劃，時(shí)時(shí)強(qiáng)調(diào)完工時(shí)間和預(yù)算的重要性。

我國(guó)的項(xiàng)目管理起步晚，管理知識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常是計(jì)劃沒有變化快，項(xiàng)目執(zhí)行到最后，項(xiàng)目管理計(jì)劃幾乎成了一紙空文。隨著項(xiàng)目管理在我國(guó)的不斷發(fā)展和完善，項(xiàng)目管理者在項(xiàng)目立項(xiàng)之初也會(huì)對(duì)項(xiàng)目制定周密完善的管理計(jì)劃，但在實(shí)際執(zhí)行過程中卻不能按步落實(shí)，從而導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行出現(xiàn)各種問題，最后難以達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)。這是作為項(xiàng)目管理者必須要注意的，計(jì)劃只是我們應(yīng)用PMP管理思想管理項(xiàng)目的第一步，按計(jì)劃執(zhí)行才是保證項(xiàng)目達(dá)到既定目標(biāo)的手段和方法。因此認(rèn)真做計(jì)劃，還要認(rèn)真執(zhí)行計(jì)劃，這樣才是把PMP管理思想真正應(yīng)用于我們的項(xiàng)目管理中。

（四）監(jiān)控過程組

監(jiān)控過程組主要是定期或在異常情況出現(xiàn)時(shí)對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行測(cè)量和分析，從而識(shí)別與項(xiàng)目管理計(jì)劃的偏差。主要是指對(duì)照項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)監(jiān)督正在進(jìn)行中的項(xiàng)目活動(dòng)；控制變更，推薦糾正措施和對(duì)可能出現(xiàn)的問題提出預(yù)防措施。對(duì)有些類似于我們平時(shí)所說的定期項(xiàng)目梳理，在項(xiàng)目梳理過程中通過對(duì)各方的協(xié)調(diào)和溝通發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險(xiǎn)，以便及時(shí)解決和預(yù)防。

由此可知，PMP管理思想倡導(dǎo)的監(jiān)控過程是一個(gè)持續(xù)的過程，是貫穿整個(gè)項(xiàng)目工作的。通過項(xiàng)目監(jiān)控使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)得以洞察項(xiàng)目的健康狀態(tài)，使項(xiàng)目符合項(xiàng)目管理計(jì)劃并向著既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（五）收尾過程組

項(xiàng)目收尾過程是完結(jié)所有項(xiàng)目管理活動(dòng)，正式結(jié)束項(xiàng)目或合同責(zé)任的過程，當(dāng)項(xiàng)目收尾完成標(biāo)志著項(xiàng)目正式結(jié)束。

這個(gè)過程中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)獲得客戶或項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)項(xiàng)目的驗(yàn)收，以正式結(jié)束項(xiàng)目。同時(shí)項(xiàng)目管理者還需要進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)價(jià)、將所有相關(guān)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，作為歷史數(shù)據(jù)。項(xiàng)目收尾過程還有一個(gè)最重要的工作就是更新組織過程資產(chǎn)，對(duì)項(xiàng)目開始到項(xiàng)目執(zhí)行完畢過程中的所有經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，以用于之后的項(xiàng)目。這也是項(xiàng)目管理者在一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后所得到的最寶貴的東西。

四、結(jié)語

PMP項(xiàng)目管理思想是一套完整的科學(xué)體系，還在不斷發(fā)展、逐步完善。PMP項(xiàng)目管理的核心是對(duì)項(xiàng)目的啟動(dòng)初期就進(jìn)行規(guī)劃，并經(jīng)過周密的規(guī)劃、嚴(yán)格的執(zhí)行，最后收尾。同時(shí)輔以貫穿始終的監(jiān)控，并密切關(guān)注干系人對(duì)項(xiàng)目的影響，所有這些都將作為組織過程資產(chǎn)作為組織以后發(fā)展的重要資源。作為我國(guó)的項(xiàng)目管理人員不能再摸著石頭過河，應(yīng)借鑒國(guó)外的科學(xué)的理念去管理項(xiàng)目，師夷長(zhǎng)技為我所用，這也將是我國(guó)項(xiàng)目管理以后發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

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作者單位（為中國(guó)中元國(guó)際工程有限公司）

［作者簡(jiǎn)介：董小明（1982—），女，黑龍江雙鴨山人，碩士，中級(jí)職稱，研究方向：國(guó)際貿(mào)易，經(jīng)濟(jì)學(xué)。］