如何做好檔案管理工作

【摘要】檔案工作是為社會的政治經(jīng)濟、文化科教等各方面直接提供服務的，隨著網(wǎng)絡化和信息化的發(fā)展，檔案工作者面臨新的挑戰(zhàn)。本文主要論述了檔案工作應如何應對挑戰(zhàn)。

【關鍵詞】檔案管理；信息資源

從事檔案工作幾十年的我，碰到許多人都問及檔案工作的一些基本情況，交談中他們都對檔案和檔案工作知之甚少。誠然，現(xiàn)階段較從前社會檔案意識有所增強，但從總體上看社會檔案意識還較為薄弱。

即使在機關，檔案工作也參差不齊，存在許多問題。一是不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象尤為嚴重；二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己為的現(xiàn)象屢見不鮮。

究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉；二是《檔案法》雖己頒布二十多年，但檔案法律法規(guī)的權威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的力度也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。

新時期社會檔案意識的培養(yǎng)問題，我認為應從以下幾個方面入手。

一、探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高。

1、把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。

2、抓重點，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據(jù)檔案工作的規(guī)律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。例如：在《檔案法》頌布重點紀念日前后，開展規(guī)模較大的宣傳活動，內容上要集中宣傳檔案法規(guī)，除正面內容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，展覽存在較大局限性，應考慮利用電視、報紙、網(wǎng)上、向各單位普發(fā)小冊子、向各鎮(zhèn)、街道提供宣傳內容要求他們在各社區(qū)、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。

3、抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字，即勤請示、勤匯報、勤動腦，不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持；勤動手，經(jīng)常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。

4、高瞻遠矚，把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來，檔案意識應從學生抓起，且學生量大面廣，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，目前也是檔案宣傳的一個薄弱環(huán)節(jié)，應高度重視。

建立好愛國主義教育基地，充分發(fā)揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。

二、加強檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養(yǎng)。營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強動態(tài)管理，完善執(zhí)法機制，重拳強化檔案意識。

同時，要加強組織領導，積極開展專項執(zhí)法，使執(zhí)法工作的影響面日益擴大，努力推進檔案工作法治化。

三、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各單位年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

四、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數(shù)，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業(yè)單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。在現(xiàn)實條件下，推廣“村檔鎮(zhèn)管”管理模式。主動加強服務，以規(guī)范化為抓手，全面提高農業(yè)和農村檔案工作整體水平，有力地促進全社會檔案意識的提高。

五、促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞，家庭檔案工作做好了，社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域，檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作，更好地為和諧社會服務。

隨著生活的逐漸富裕，不管是城市居民還是農村農民，家庭建檔都有了一定的物質條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動，通過建立示范家庭檔案，舉辦家庭檔案展覽、講座、經(jīng)驗交流會等，讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作，在建檔過程中還存在著一些困難和問題，檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯(lián)系，更多地感悟“修身齊家”的中華古訓，這樣社會檔案意識也隨之提高。

六、全面推進民營企業(yè)檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業(yè)遍地開花，已成為經(jīng)濟建設的一支強大力量，民營企業(yè)檔案意識的重要性日益突出。

要積極探索開展民營企業(yè)檔案工作的思路和方法，培育典型、以點帶面、主動服務。舉辦民營企業(yè)檔案業(yè)務培訓班，講解檔案管理業(yè)務知識，提高專兼職檔案人員的業(yè)務素質，及時向民營企業(yè)提供有關檔案工作業(yè)務標準、規(guī)范及制度匯編等適用的工作參考材料，引導民營企業(yè)檔案管理向規(guī)范化、制度化發(fā)展。積極主動上門為民營企業(yè)服務，引導、幫助其開展科學規(guī)范的檔案工作。通過挖掘檔案的利用價值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來越多的民營企業(yè)家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進民營企業(yè)檔案意識的全面提高。

【參考文獻】

[1]馬 蓉. 電子信息時代對檔案管理的要求[J]. 西南民族大學學報：人文社科版， 2003，8，24.

[2]張志敏. 檔案信息化建設淺談[J]. 檔案管理， 2004，1.

[3]曾群英. 信息化建設的思考[J]. 科技檔案， 2003，4.

【作者簡介】

龔襄珊（1960—），女，湖北崇陽人，襄陽職業(yè)技術學院檔案室副研究館員。