一種無(wú)紙化辦公會(huì)議系統(tǒng)

林原 徐亞軍

摘 要：辦公自動(dòng)化（OA，office automation）是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等，提高現(xiàn)代辦公室的辦公效率。經(jīng)過(guò)近30年的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也變的更加成熟，這也令他的適用范圍變的更加廣泛，本文針對(duì)日常辦公中，會(huì)議召開(kāi)這一領(lǐng)域的自動(dòng)化辦公進(jìn)行研究，將信息化設(shè)備應(yīng)用其中，并設(shè)計(jì)一種會(huì)議系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)議系統(tǒng)智能、信息、無(wú)紙化。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公；會(huì)議系統(tǒng)

1 需求分析

本文的出發(fā)點(diǎn)是課題組的信息化平臺(tái)，在信息化平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其缺乏相應(yīng)的會(huì)議系統(tǒng)，因此著手設(shè)計(jì)建設(shè)一套會(huì)議系統(tǒng)，用以滿足日常會(huì)議需求，這也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)思想，即簡(jiǎn)化會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

1.1 會(huì)議模式

設(shè)計(jì)前，首先要了解學(xué)校日常及課題組日常會(huì)議的特點(diǎn)，即需求。在學(xué)校中，主要有兩種會(huì)議模式：一種是學(xué)生答辯會(huì)議，包含畢設(shè)答辯（開(kāi)題、中期、結(jié)題），課程設(shè)計(jì)答辯，大作業(yè)展示；另一種是項(xiàng)目研討會(huì)議，可以是組內(nèi)人員會(huì)議，或者是與外方單位共同協(xié)商交流的會(huì)議。

以往會(huì)議中，主持人分別邀請(qǐng)每一位匯報(bào)人上臺(tái)演講；匯報(bào)人攜相關(guān)材料進(jìn)行演說(shuō)，同時(shí)與會(huì)人員在紙上記錄相關(guān)內(nèi)容。此流程中，會(huì)議組織人員由于無(wú)法具體了解會(huì)議詳細(xì)內(nèi)容，因此無(wú)法進(jìn)行會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備；與會(huì)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法總覽議題，因此無(wú)法了解會(huì)議總體情況，每一位參加會(huì)議的人員須攜帶紙筆，記錄會(huì)議相關(guān)信息；在匯報(bào)結(jié)束之后，為了方便日后查看，需要?dú)w檔會(huì)議資料。

對(duì)于以上兩類會(huì)議，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，以及在校多年開(kāi)會(huì)經(jīng)驗(yàn)，我總結(jié)出如下特點(diǎn)：

規(guī)模?。捍蟛糠謺?huì)議是以課題組會(huì)議模式進(jìn)行，因此會(huì)議涉及人員相對(duì)較少，屬于內(nèi)部會(huì)議。

與會(huì)人員級(jí)別差異較大：對(duì)于答辯會(huì)議，與會(huì)人員包括老師、學(xué)生等，而教師中又包含指導(dǎo)教師以及課題組領(lǐng)導(dǎo)；而對(duì)于項(xiàng)目會(huì)議，可能包括每一個(gè)模塊的具體負(fù)責(zé)人員，以及總體帶頭人，也可能包括外單位人員。

交互性需求大：與會(huì)人員級(jí)別差異較大，導(dǎo)致關(guān)注點(diǎn)因人而異。對(duì)于普通學(xué)生，其關(guān)注點(diǎn)即是報(bào)告人所講內(nèi)容；而一些領(lǐng)導(dǎo)老師，對(duì)于主講人所述并不需要全盤接受，也許只是針對(duì)其中幾點(diǎn)信息做詳細(xì)研究即可。

保密性要求高：由于學(xué)校及課題組所涉及項(xiàng)目大多涉密，對(duì)保密性，可靠性的要求較高。要求對(duì)會(huì)議涉及相關(guān)文件去向可控。

會(huì)議模式可選擇：根據(jù)與會(huì)人員差異，設(shè)置不同的會(huì)議模式提供選擇。

1.2 會(huì)議系統(tǒng)相關(guān)性能

以上述會(huì)議特點(diǎn)作為指導(dǎo)，本系統(tǒng)應(yīng)具有如下特點(diǎn)：

1.C/S框架，即服務(wù)器/客服端架構(gòu)，滿足內(nèi)部用戶使用，限定局域網(wǎng)；

2.針對(duì)使用用戶級(jí)別職位不同進(jìn)行用戶分類，設(shè)置不同權(quán)限；

3.此會(huì)議系統(tǒng)有較好的人機(jī)信息交互性，方便用戶查看所關(guān)心文件。

4.會(huì)議結(jié)束之后保證會(huì)議相關(guān)內(nèi)容去向可控，增強(qiáng)其保密性。

5.系統(tǒng)支持兩種不同的模式：總覽議題會(huì)議模式以及跟主講人同屏的匯報(bào)模式。

1.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)整體框架

本系統(tǒng)分別根據(jù)上述需求分析以及系統(tǒng)預(yù)期性能，設(shè)計(jì)整體框架：系統(tǒng)由一臺(tái)會(huì)議服務(wù)器和多臺(tái)會(huì)議終端系統(tǒng)構(gòu)成，且終端數(shù)量可以擴(kuò)充；系統(tǒng)采用會(huì)議服務(wù)器作為控制器，完成對(duì)各個(gè)會(huì)議系統(tǒng)終端的管理權(quán)限，同時(shí)作為會(huì)議準(zhǔn)備的平臺(tái)；每一個(gè)終端，配置靈活，可以充當(dāng)任意一種角色。在會(huì)議系統(tǒng)整體框架中，會(huì)議包括三個(gè)階段；設(shè)置三種類型用戶并賦予相應(yīng)權(quán)限；設(shè)計(jì)兩種會(huì)議模式供與會(huì)人員選擇。

2.1 會(huì)議階段

根據(jù)會(huì)議流程，分別在會(huì)前、會(huì)中，會(huì)后設(shè)置三個(gè)不同階段，每個(gè)階段對(duì)應(yīng)不同工作，具體如下：

1.會(huì)議準(zhǔn)備階段：將會(huì)議議題逐一錄入目錄，導(dǎo)入對(duì)每一個(gè)議題相應(yīng)附件；

2.會(huì)議進(jìn)行階段：逐一講解議題，打開(kāi)議題所對(duì)應(yīng)附件進(jìn)行匯報(bào)演示；

3.會(huì)議結(jié)束階段：整理會(huì)議文件，結(jié)束會(huì)議。

2.2 用戶分類

依據(jù)與會(huì)人員所處職位不同，將用戶分為SuperUser、User以及Organizer。這三種用戶分類對(duì)應(yīng)高級(jí)用戶席位、普通用戶席位和會(huì)議主持人席位。用戶在登錄時(shí)，需根據(jù)自己所處職位，選擇對(duì)應(yīng)類型的用戶。

根據(jù)用戶所處職位，進(jìn)行如下權(quán)限設(shè)置

1.會(huì)議準(zhǔn)備席：完成會(huì)議資料的預(yù)先準(zhǔn)備主持人席：控制會(huì)議進(jìn)度，可開(kāi)始或結(jié)束一個(gè)議題的討論

2.首長(zhǎng)席：在會(huì)議中可瀏覽全部議題文件，具有高級(jí)會(huì)議權(quán)限

3.旁聽(tīng)席：會(huì)議中可瀏覽與自身有關(guān)的議題文件

4.發(fā)言人：在主持人的進(jìn)度控制下，對(duì)各個(gè)議題進(jìn)行匯報(bào)。

同時(shí)，根據(jù)會(huì)議的不同階段，設(shè)置2種不同的會(huì)議模式，以滿足用戶需求

1.會(huì)議模式：用戶顯示內(nèi)容與自身權(quán)限相對(duì)應(yīng)

2.報(bào)告模式：除主持人席位之外，其余席位均顯示與發(fā)言人席位同樣的內(nèi)容，所有席位同屏顯示。

4 具體操作

4.1 準(zhǔn)備階段

本系統(tǒng)的一個(gè)很重要的有點(diǎn)是在會(huì)議召開(kāi)之前即可對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行充分準(zhǔn)備，將會(huì)議相關(guān)議題，相關(guān)附件文件錄入系統(tǒng)。準(zhǔn)備階步驟如下

1.啟動(dòng)服務(wù)器端程序。（客戶端程序開(kāi)機(jī)自動(dòng)運(yùn)行，選擇SuperUser、User或者Organizer用戶登錄，對(duì)應(yīng)高級(jí)用戶席位、普通用戶席位和會(huì)議主持人席位）

2.進(jìn)入會(huì)議編輯界面，編輯議題，添加附件。

在這個(gè)界面中，可以實(shí)現(xiàn)添加新議題、刪除議題、刪除全部議題、將議題提前或推后以及發(fā)布會(huì)議的功能

（1）添加新議題：選擇添加界面，出現(xiàn)新建會(huì)議對(duì)話框，輸入會(huì)議議題，匯報(bào)人姓名，選擇所屬會(huì)議，選擇要發(fā)布的文件夾（議題與文件夾一一對(duì)應(yīng)），輸入會(huì)議簡(jiǎn)介，該議題便出現(xiàn)在會(huì)議議題列表的最后一行。

（2）刪除議題：選中議題，出現(xiàn)確認(rèn)刪除議題的提示，將刪除所選議題，同時(shí)可以直接選擇刪除全部議題。

（3）選擇某個(gè)議題可以將所選議題提前一行（客戶端所顯示的議題順序?qū)⑴c會(huì)議議題列表中的次序一致），點(diǎn)擊議題推后按鈕，可將所選議題退后一行。

（4）在發(fā)布會(huì)議選擇選項(xiàng)中選擇要發(fā)布的會(huì)議序號(hào)，然后單擊發(fā)布會(huì)議按鈕，便可將該序號(hào)的會(huì)議發(fā)布。

通過(guò)上述操作，即完成會(huì)議準(zhǔn)備工作。

4.2 會(huì)議進(jìn)行階段

（1）默認(rèn)情況下以會(huì)議模式進(jìn)行，即主持人席位和高級(jí)用戶席位（首長(zhǎng)席位）顯示本次會(huì)議所有議題，普通用戶席位（發(fā)言人席位和旁聽(tīng)席位）只能顯示當(dāng)前議題。主持人可以單擊某個(gè)議題，選擇開(kāi)始議題或者結(jié)束議題。

（2）當(dāng)匯報(bào)人就一個(gè)議題展開(kāi)敘事時(shí)，可以選擇匯報(bào)模式，與會(huì)人員同屏顯示匯報(bào)人匯報(bào)內(nèi)容。在匯報(bào)的同時(shí)，主持人可以選擇改變當(dāng)前議題。

4.3 會(huì)議結(jié)束階段

（1）會(huì)議結(jié)束后，管理員在服務(wù)器端點(diǎn)擊會(huì)議結(jié)束按鈕，將文件回收，并斷開(kāi)連接。

（2）管理員可以進(jìn)入會(huì)議編輯頁(yè)面選擇發(fā)布下個(gè)會(huì)議，然后重新選擇會(huì)議模式，即可開(kāi)始下個(gè)會(huì)議。

（3）所有會(huì)議都結(jié)束后，管理員可以點(diǎn)擊遠(yuǎn)程關(guān)機(jī)將客戶端全部關(guān)掉。

5 實(shí)施效果

本系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)會(huì)前準(zhǔn)備，錄入相關(guān)附件；主持人可以輕易更改議題，保證會(huì)議流暢進(jìn)行；匯報(bào)人可以直接在議題中找到匯報(bào)相關(guān)附件，同時(shí)可以通過(guò)主持人進(jìn)入?yún)R報(bào)模式，進(jìn)行實(shí)施同步，方便講解；同時(shí)在準(zhǔn)備會(huì)議的過(guò)程中就已經(jīng)完成了會(huì)議資料的相關(guān)整理工作?？偠灾?，此系統(tǒng)使得會(huì)議召開(kāi)更加輕松流暢，會(huì)上發(fā)言講解更清晰易懂；操作難度低，易使用；與工作結(jié)合密切。