大學生就業(yè)檔案管理問題研究

周建軍

摘 要：高校學生檔案的現(xiàn)狀已無法滿足大學生求職和學校就業(yè)服務的需求，因此，迫切需要建立適應大學生就業(yè)實際的專業(yè)檔案。通過建立開放、信息化的就業(yè)檔案管理體系，充分發(fā)揮就業(yè)檔案的功能，助推大學生實現(xiàn)高質量就業(yè)。

關鍵詞：就業(yè)檔案；問題

課題：本文系本文系河南省高等院校哲學社會科學創(chuàng)新團隊（研究方向：大學生專業(yè)技能與崗位對接模式研究，編號：2013-CXTD-09）部分成果。

大學生就業(yè)檔案是指大學生在校期間直接形成的、能夠反映其就業(yè)競爭力、具有參考和保存價值的各種信息資料，是大學生就業(yè)能力的重要佐證，是畢業(yè)生建立勞務關系的重要媒介。由于目前高校學生檔案存在[1]：內(nèi)容不全、利用滯后、管理落后等問題，不能很好地為招聘單位提供及時全面的參考依據(jù)，甚至阻礙大學生就業(yè)。為此，高校在招聘活動中普遍采用向用人單位提供《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》、《畢業(yè)生成績單》、《求職簡歷》等專門實證材料，對學生在校期間的思想品德、學業(yè)成績、平時表現(xiàn)等進行綜合性評價和鑒定，供用人單位參考。但是，這些材料無論在內(nèi)容上還是在可信度方面都難以滿足用人單位考察的需要。因此，建立大學生就業(yè)檔案，已成為大學生就業(yè)服務實現(xiàn)“全程化、全員化、信息化、專業(yè)化”的重要環(huán)節(jié)。

1 建立大學生就業(yè)檔案的必要性

1.人力資源市場急需就業(yè)檔案

本世紀以來，我國普通高校畢業(yè)生就業(yè)實現(xiàn)了由“計劃分配”到“市場調配”的根本性轉變，實施勞務雙方互相選擇（簡稱“雙選”）達成勞務協(xié)議已成為當前高校畢業(yè)生就業(yè)的主渠道。在此過程中，作為勞資方的用人單位，需要深度的了解、考察畢業(yè)生的特質、素養(yǎng)、能力、成績、個人需求等諸多方面的因素；同時，作為勞務方的畢業(yè)生也需要向用人單位展現(xiàn)自我特長、優(yōu)勢、愛好、經(jīng)歷、職業(yè)價值觀、職業(yè)認知等，以達到雙方深度了解。因此，建立反映大學生個人就業(yè)力狀況的專業(yè)檔案，已成為求職“雙選”過程中不可缺少的重要載體。

2.高校學生檔案無法滿足求職的需要

⑴檔案內(nèi)容無法滿足“雙選”的需要

根據(jù)教育部和國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定（第27號令），高校學生類檔案：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。是以入學資格、畢業(yè)資格審查為重點的實證材料，不能涵蓋學生的素質全貌，更不能滿足用人單位對畢業(yè)生全面考察的要求。

⑵管理機制上無法滿足學生求職的需要

目前我國高校大學生檔案管理仍然沿用計劃經(jīng)濟條件下的傳統(tǒng)管理模式，實施“檔隨人走”原則，往往在學生畢業(yè)后檔案才能整理完備。而高校對畢業(yè)生開展就業(yè)服務是從大學生畢業(yè)的前半年開始，學生檔案在時間上節(jié)點上無法保證畢業(yè)生“雙選活動”的需要。同時，高校對大學生開展“全員化”就業(yè)服務，實施“請進來，走出去”的就業(yè)推介辦法，需要對學生檔案不斷的進行“出入流轉”。而當前高校檔案信息服務缺乏主動性、系統(tǒng)性與有效性[2]，仍以“保管”和“保密”為重點的檔案管理機制也無法滿足高校多形式就業(yè)服務的需要。

2 大學生就業(yè)檔案內(nèi)容

大學生就業(yè)檔案是以記錄反映大學生職業(yè)成熟度以及就業(yè)競爭力為主要內(nèi)容的信息集合體。主要包括：個人基本信息、就業(yè)競爭力信息、求職意愿記錄等三個部分。具體如下：

1.個人基本信息

個人基本信息是用人單位了解學生的最基本材料，主要包括：個人介紹（姓名、年齡、籍貫、民族、政治面貌、高中階段情況等）、家庭情況（家庭住址、父母及家庭成員基本情況、主要社會關系基本情況）、健康狀況（身體狀況、以往病史等）。由于在招聘過程中，用人單位往往會從從行業(yè)需求和選好用好人才出發(fā)，十分重視學生個人政治面貌、戶籍來源、父母職業(yè)、健康狀況等。如：食品行業(yè)對健康特別關注；招聘鄉(xiāng)村教師往往喜歡招收本地的學生；高校招聘輔導員一般要求是中共黨員；某些行業(yè)招聘還十分關注學生父母是否是系統(tǒng)內(nèi)員工等。因此，準確、完整的個人信息對大學生就業(yè)具有重要的參考價值。

2.就業(yè)競爭力信息

⑴個人特質記錄

“人職匹配”和“人崗適合”是用人單位選人以及大學生選擇職業(yè)（崗位）的基本原則。這就要求大學生就業(yè)檔案中要詳細記錄大學生個人特質，包括：職業(yè)興趣的霍蘭德代碼、性格測評結果、職業(yè)價值觀測評結果、職業(yè)能力測評結果等。由于上述材料有一定的動態(tài)性，應以畢業(yè)前的最后一次測評為準，并輔以就業(yè)指導課程教師鑒定意見，保證測評結果的信度和準度。便于用人單位從職業(yè)特質和職業(yè)認知上去考察了解求職大學生，提高選人的科學性和準確性。

⑵見習實習記錄

是否具有實際工作體驗，是用人單位所關注的重點之一。因此，就業(yè)檔案要如實記錄大學生的職業(yè)體驗過程的相關信息。包括：見習實習崗位、實踐過程、生產(chǎn)效率、主要收獲、單位評價等。要對職業(yè)體驗過程實施定性與定量相結合記錄辦法，強化可量化因素的記錄，增強信息的參考價值。

⑶ 職業(yè)技能狀態(tài)記錄

大學生就業(yè)能力主要包括三個方面：通用職業(yè)技能、專業(yè)知識應用技能、自我管理技能等三個方面。通用職業(yè)技能材料主要包括：擔任學生干部材料、英語等級證書、計算機等級證書等；專業(yè)技能實證材料包括：學業(yè)成績，專業(yè)（崗位）技能證書，實習實踐材料，競賽榮譽證書等；自我管理技能（品質）實證材料主要包括：誠信記錄、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團員、優(yōu)秀學生、愛心捐獻、誠信記錄等資料。需要指出的是當前大學生的學業(yè)成績，只記錄了學業(yè)絕對成績，沒有記錄學生成績在同專業(yè)、年級中的相對位次，因而難以進行同類橫向比較。因此，在學業(yè)成績信息記錄中，既要記錄絕對數(shù)據(jù)，也要記錄相對數(shù)據(jù)[3]。便于用人單位按照自己的要求進行篩選。

⑷ 其他相關記錄

不屬于以上內(nèi)容范疇但又能夠間接體現(xiàn)大學生就業(yè)力的信息，應計入相關記錄當中，有可能對大學生就業(yè)起到參考作用。如：休閑活動、體育比賽、文學、音樂等方面的成績等。

3.就業(yè)推薦材料

《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》是學校向用人單位推薦畢業(yè)生的書面材料。一般包涵：個人簡歷、畢業(yè)專業(yè)、政治面貌、學制、任職情況、社會實踐、獎懲情況等學生在校期間表現(xiàn)情況的信息?！懂厴I(yè)生就業(yè)推薦表》由院（系）負責人根據(jù)畢業(yè)生日常表現(xiàn)，對畢業(yè)生做出綜合評價，提出推薦意見并蓋章確認，交學校招生就業(yè)處審核蓋章。

4. 高校畢業(yè)生就業(yè)去向資料

按照大學生就業(yè)統(tǒng)計辦法，大學生就業(yè)可分為協(xié)議就業(yè)和靈活就業(yè)，因此大學生就業(yè)去向的實證材料主要有三種。⑴《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》，也稱謂“三方協(xié)議書”。⑵《靈活就業(yè)合同》，是由省教育主管部門統(tǒng)一印制的勞務雙方簽訂的有法律約束力的短期（六個月以上）就業(yè)合同文本，由畢業(yè)生與用人單位直接簽訂。⑶就業(yè)證明，是因故未能簽訂規(guī)范協(xié)議（合同）而由用人單位出具的工作證明，也是學生就業(yè)的實證材料之一。

3 大學生就業(yè)檔案運行模式構建

就業(yè)檔案運行模式是檔案主體、檔案管理者、檔案使用者緊密聯(lián)系并相互作用的過程。主要包括資料收集→歸類整理→鑒別鑒定→開放利用等四個環(huán)節(jié)。運行模式見圖示1

1.資料收集

資料收集是建立就業(yè)檔案的“基石”。檔案資料的完整性和準確性直接確定檔案信息的可利用價值。由于就業(yè)檔案資料涉及校內(nèi)多個部門和校外許多單位，具有來源渠道多、技術性強的特點。為此，一要明確就業(yè)檔案材料收集的范圍，做到收集有“據(jù)”。二要建立完善的就業(yè)檔案材料收集機制，做到收集有“序”。

首先要依據(jù)相關性原則、實用性和客觀性原則，明確就業(yè)檔案材料所包含的范圍，依照前面所述的就業(yè)檔案內(nèi)容來逐一進行收集。同時，既要注意收集結論性原始材料，也要收集“中間材料”，以便對采集材料的鑒別鑒定。材料收集要堅持客觀性、完整性原則，既要收集正面性資料，也要收集負面性材料。

其次，建立檔案資料收集機制。檔案收集可以分為三個階段進行。第一階段為分散采集階段。由學院（系）就業(yè)專干（輔導員）按照就業(yè)檔案材料目錄，在大學生進入最后一學年初，采集相關信息，收集原始材料。第二階段為匯總階段。各學院（系）將收集的材料匯總起來，并對學生逐一建立相應的信息資料。第三階段為移交階段。各學院（系）將匯總的紙質材料和電子檔案材料移交學校就業(yè)中心。

2.資料整理

高校建立大學生就業(yè)檔案的根本目的在于服務大學生充分就業(yè)，檔案管理必須做到編排有序，使用查找方便。由于就業(yè)檔案內(nèi)容形式多、來源復雜、周期性較長、有一定的動態(tài)性，必須建立檔案整理機制，對檔案進行科學分類和整理。根據(jù)學校實際，可以建立：“檔案館（室）+就業(yè)中心”聯(lián)動機制，即在學校檔案館（室）的指導下由就業(yè)中心負責整理和臨時代管，通過驗收后最終移交檔案館（室）統(tǒng)一管理。

3.鑒別鑒定工作

就業(yè)檔案材料鑒定識別既要去偽存真，又要進行價值判斷。由于就業(yè)檔案內(nèi)容幾乎涵蓋大學生在校期間的所有活動，內(nèi)容多，涉及面廣，因而檔案材料識別量大。應根據(jù)有無價值和價值的大小的原則，確定檔案材料的存毀。鑒定工作要遵循嚴格的鑒定程序，首先確定檔案材料是否屬于就業(yè)檔案的內(nèi)容，以確定其存留。第二，判斷材料的真實性、可靠性、完整性和準確性，保證真實可靠，同時既要審核單項材料的完整性，也要審核材料之間的邏輯系統(tǒng)性，使檔案實體成為有機聯(lián)系的整體。 。

檔案鑒別鑒定工作需要相關部門的配合，要爭取材料源地單位部門的支持，做到“追根溯源”。學校教務部門、學生管理部門、團委、招生就業(yè)部門、實習就業(yè)基地、學校紀委等都是材料鑒定的協(xié)作單位。

4.就業(yè)檔案的開發(fā)利用

建立大學生就業(yè)檔案，是檔案工作的創(chuàng)新。可以從以下三個方面提供檔案服務。第一，運用現(xiàn)代信息技術手段，形成系統(tǒng)性綜合化就業(yè)檔案信息資源，建立網(wǎng)絡化信息服務平臺，為學生個人、用人單位以及社會及時、全面了解求職大學生就業(yè)需求和就業(yè)現(xiàn)狀提供有效服務，提高求職效率，降低求職成本。第二，主動向人才市場提供畢業(yè)生就業(yè)信息，推介畢業(yè)生，促進大學生充分就業(yè)。從根本上實現(xiàn)高校就業(yè)工作的“全員化、信息化、專業(yè)化”。第三，為高校開展人才培養(yǎng)質量跟蹤調查提供必要的信息。通過就業(yè)檔案提供的畢業(yè)生就業(yè)去向，實施就業(yè)跟蹤調查分析，可以了解高校畢業(yè)生的崗位流向，查找高校人才培養(yǎng)的優(yōu)勢與不足，促進學校開展以就業(yè)為導向的高校教育教學改革，提高人才培養(yǎng)質量。需要指出的是，畢業(yè)生離校后的2年擇業(yè)期仍是高校大學生就業(yè)檔案服務重點時期，擇業(yè)期過后學?？梢躁P閉就業(yè)檔案信息化服務平臺，轉入紙質檔案服務。

參考文獻

[1]金鑫.檔案管理在大學生就業(yè)中存在的問題及對策[J].前沿.2004（5）：100-102。

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[3]姜元.淺談以就業(yè)為導向的大學生檔案信息化建設[J].職業(yè).2011（2）：29。