檔案載體的鑒定存在問(wèn)題及解決措施

張志超

摘 要：檔案載體的鑒定是檔案鑒定工作中一個(gè)比不可少的環(huán)節(jié)，特別是隨著檔案鑒定工作的不斷發(fā)展，需要鑒定的檔案數(shù)量越來(lái)越巨大，檔案鑒定是檔案管理系統(tǒng)中一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，尤其是隨著檔案工作的不斷拓展，對(duì)檔案的質(zhì)量和數(shù)量與檔案多元化之間的矛盾也越來(lái)越突出。本文主要對(duì)檔案載體的鑒定存在問(wèn)題及解決措施進(jìn)行闡述，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：檔案載體；鑒定；問(wèn)題；措施

1 檔案載體的形式

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)而言，是寶貴的精神和文化財(cái)富，能夠資政存史，傳承文明；對(duì)普通公民而言，更是憑證，是勞動(dòng)成果。檔案能夠證明和維護(hù)您及家庭的合法權(quán)益；能夠幫助您記憶，提高生活管理效率，保持家庭和諧；能夠證明您的個(gè)人價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案載體主要以紙質(zhì)為主，隨著社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，檔案的種類不斷增多，其載體形式日益多樣化，目前，檔案的主要載體形式有以下幾種：

1.紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是最常見(jiàn)、最傳統(tǒng)、數(shù)量最多的檔案形式。如政府及其工作部門的“紅頭文件”，私人手寫(xiě)的信件、文稿，孩子們的作業(yè)本、考試卷、畢業(yè)證書(shū)、病例、存折等。如果您有寫(xiě)日記的好習(xí)慣，手寫(xiě)的日記也是紙質(zhì)檔案。

2.音像檔案

音像檔案也稱聲像檔案或視聽(tīng)檔案。包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。世界上第一張照片檔案產(chǎn)生于1826年的發(fā)過(guò)，我國(guó)19世紀(jì)中葉才有照片檔案，20世紀(jì)初才出現(xiàn)聲音檔案。音像檔案比紙質(zhì)檔案具有更強(qiáng)的直觀性。這也體現(xiàn)了歷史的進(jìn)步。

3.電子檔案

電子檔案是20世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的新名詞，是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型文件。它在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞。通俗地講，就是計(jì)算機(jī)及相關(guān)數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的文件，如MP3文件、DVD、CD播放的光盤(pán)文件等。電子檔案在我們的生活和工作中無(wú)處不在。

2 檔案載體鑒定存在的問(wèn)題

檔案是信息內(nèi)容與記錄形式、記錄載體的統(tǒng)一體，載體是記錄和使用信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此檔案載體鑒定不能忽視。在文獻(xiàn)收藏中，文物界是十分重視載體鑒定的，僅傳統(tǒng)的檔案鑒定理淪中注重內(nèi)容信息的價(jià)值，不很注意載體因素，古語(yǔ)云：“皮之不存，毛將焉附？”當(dāng)檔案部門在忙于豐富館藏及作檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)時(shí)，檔案實(shí)體質(zhì)量.尤其是年代早的檔案載體質(zhì)量中的一些問(wèn)題卻令人堪憂?！吨袊?guó)檔案》登載過(guò)山東省荷澤地區(qū)檔案局吳瑞山寫(xiě)的一篇館藏檔案褪變情況的調(diào)查文章，從調(diào)查摸底倩況看，該地區(qū)各級(jí)檔案館館藏檔案紙張老化、磨損、字跡褪色模糊等問(wèn)題相當(dāng)嚴(yán)重，并且具有普遍性。據(jù)調(diào)查，荷澤地區(qū)所存的革命歷史檔案344卷6059件49425頁(yè).其中字跡褪變的23830頁(yè)，占48.2%，褪變檔案中的40%已難辨認(rèn)字跡，紙張老化需要托棱加固的占27.3%，有些珍貴檔案已老化成破碎紙片，有4卷歷史檔案已成了“檔案磚”。又據(jù)對(duì)該館的地委、行署等1949—1980年度16個(gè)全宗建國(guó)后檔案調(diào)查，25萬(wàn)頁(yè)檔案中字跡改變的有4.2萬(wàn)，占16.8%，需要托棱的有2萬(wàn)頁(yè)，占8%。另外，據(jù)對(duì)該地區(qū)9個(gè)縣市檔案館調(diào)查摸底，所存的國(guó)家重點(diǎn)檔案，有15.5萬(wàn)頁(yè)發(fā)生褪變、破損，省、地重要檔案初60年代困難時(shí)期形成的檔案有490萬(wàn)頁(yè)字跡模糊，紙張變黃發(fā)脆，有的己到了不能翻動(dòng)，無(wú)法提供利用的程度。產(chǎn)生上述質(zhì)量問(wèn)題的原因一是革命戰(zhàn)爭(zhēng)年代文件紙質(zhì)差，書(shū)寫(xiě)多為土法配制墨水或刻板油印，字跡不耐久，又曾輾轉(zhuǎn)收藏，原件質(zhì)地差。二是建國(guó)初期文件常使用“復(fù)寫(xiě)”，當(dāng)時(shí)復(fù)寫(xiě)紙質(zhì)量差，如調(diào)查一個(gè)全宗1950—1957年的1986頁(yè)復(fù)寫(xiě)文件，其中字跡模糊無(wú)法閱讀的占34%，這個(gè)時(shí)期的純藍(lán)及藍(lán)黑墨水字跡褪色文件占28%。三是60年代初困難時(shí)期的紙張質(zhì)量普遍低劣，文件質(zhì)量問(wèn)題較為嚴(yán)重。四是“文革”期間的文件制作材料很雜。五是70年代后復(fù)印和圓珠筆從其他雜筆書(shū)寫(xiě)很普遍，另外還有使用劣質(zhì)膠水和印臺(tái)油等等，產(chǎn)生了字跡不清及霉變等情況。六是保管條件不良及使用造成的損壞。山東荷澤地區(qū)檔案館的館藏調(diào)查有普遍的警示意義.我國(guó)西北和東北由于冬季室內(nèi)普遍有供暖設(shè)施，底圖脆化很常見(jiàn)，而南方的空氣潮濕則常年對(duì)文件檔案構(gòu)成危害。上述的山東荷澤地區(qū)既不是特別干燥地區(qū)又不是很潮濕的地區(qū)，但幾十年來(lái)的館藏紙質(zhì)檔案文件居然有如此嚴(yán)重的老化和褪變狀況，以此推論，全國(guó)館、室所存的檔案文件也會(huì)有程度不同的質(zhì)變。當(dāng)前打印件很普遍，從觀察調(diào)查看，針式打印和噴墨打印字跡不耐久，激光打印字跡與碳素墨水字跡耐久性較好。有些熱敏材料傳真件及復(fù)印件墨粉褪成白紙。此外，一些科研設(shè)計(jì)單位多年前收存的磁盤(pán)很多已成了無(wú)法識(shí)讀的廢盤(pán)，彩色照片褪色和錄音帶音質(zhì)變化也時(shí)有發(fā)生，因此，檔案實(shí)體的質(zhì)量檢查鑒定很有必要。

檔案的載體質(zhì)量在其制作階段即已固定，在使用期及保管期產(chǎn)生的質(zhì)地變化是一個(gè)不易被察覺(jué)的漸變過(guò)程。以往的鑒定工作主要指檔案的內(nèi)容價(jià)值鑒定，載體質(zhì)量并沒(méi)有明確要求。

3 措施

歸檔鑒定后的檔案再次鑒定通常在保管期滿之后進(jìn)行，重要的檔案一般列為長(zhǎng)期和永久保管，長(zhǎng)期檔案再次鑒定要在50年之后.，永久檔案似乎沒(méi)有再鑒定的安排，如何及時(shí)地、全面地了解檔案實(shí)體的變化？從以上過(guò)程分析，檔案載體的質(zhì)量鑒定是落空的，然而這種工作失誤的隱患是不容忽視的，為了從根本上解決這方面的問(wèn)題需要采取以下對(duì)策：

1.在鑒定理論上應(yīng)將檔案載體質(zhì)量檢測(cè)列入檔案鑒定內(nèi)容。

2.在鑒定要求上應(yīng)將載體質(zhì)量列為檔案管理工作指標(biāo)，列為檔案工作檢查和有關(guān)責(zé)任人考核的內(nèi)容，若工作失職造成檔案質(zhì)量問(wèn)題的應(yīng)視為瀆職。

3.國(guó)家檔案局和各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門提出關(guān)于重要文件和憑證性文件的制作材料規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上控制重要檔案的質(zhì)量，有了規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，也就有了檔案載體質(zhì)量鑒定的依據(jù)。

4.歸檔鑒定時(shí)除了價(jià)值鑒定外同時(shí)要有質(zhì)量鑒定（含載體質(zhì)量鑒定），發(fā)生問(wèn)題及早彌補(bǔ)。

5.檔案館（室）應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)收藏的檔案實(shí)體進(jìn)行普查和定期復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取相應(yīng)措施（如復(fù)制、托校等）。

6、近二十年來(lái)信息載體材料和記錄方式的種類很多，而且變化速度加快，國(guó)家檔案局檔案科研機(jī)構(gòu)應(yīng)在全面調(diào)查檢測(cè)的基礎(chǔ)上公布各種載體和字跡的耐久性數(shù)據(jù)，并對(duì)新的記載形式跟蹤檢測(cè)，為全國(guó)的檔案部門及時(shí)提供檔案載體鑒定的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案載體的質(zhì)量鑒定在歸擋時(shí)集中進(jìn)行，在檔案保存期間結(jié)合檔案的保護(hù)和保管工作進(jìn)行，一般應(yīng)由檔案的接收與保管工作人來(lái)做，將此項(xiàng)工作列入他們的工作責(zé)職范圍。

檔案質(zhì)量鑒定后用準(zhǔn)確率、完整率、合格率、載體質(zhì)量褪變率等來(lái)反映檔案的總體質(zhì)量，在檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)的考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)中有上述內(nèi)容，這些指標(biāo)的實(shí)際數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過(guò)質(zhì)量簽定得出的比率，而不是估算的數(shù)據(jù)。

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