檔案規(guī)范化管理對檔案管理工作的現(xiàn)實意義

何海霞

摘 要：甘肅省檔案規(guī)范化管理晉等升級實施辦法為各單位、部門提供了提升自身工作水平，使檔案管理工作更加規(guī)范化的平臺。在本文中分析了其現(xiàn)實意義，存在問題及研究對策。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化管理；晉等升級；意義

1 晉等升級對檔案管理工作的現(xiàn)實意義

檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強的工作，同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。我國檔案工作的建設(shè)起步較晚，近幾年來由于檔案管理工作的不斷規(guī)范，檔案資料重要性的凸顯，才逐漸被人們普遍重視。隨著2008年甘肅省檔案管理局《檔案工作規(guī)范化管理實施辦法》（以下簡稱“實施辦法”）頒布以來，各地檔案管理部門才將檔案管理納入到日常工作中來。不論任何單位，都肩負(fù)著服務(wù)社會和管理社會的責(zé)任和使命，而在此過程中其檔案管理在單位發(fā)展中有著舉足輕重的作用。尤其是人事部門，檔案資料中的個人資料，關(guān)乎國際民生，更是馬虎不得。而如何更好的將檔案管理好、利用好，充分發(fā)揮檔案資料的作用，真正做到為歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，為將來著想，學(xué)習(xí)利用好“實施辦法”，通過檔案管理工作的晉等升級，逐步提高檔案管理工作水平是一個有效的途徑和辦法。

（一）通過晉等升級，推動檔案管理意識不斷加強。檔案管理工作向來是一項冷門工作，大家長期以來對檔案概念意識淡薄。要使檔案管理工作得到重視，首先需要強化檔案意識。“實施辦法”中對檔案工作規(guī)范化水平進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，對照“千分制”管理辦法，對各項工作指標(biāo)細(xì)化了分值。晉升相應(yīng)等級，首先要將本單位檔案工作列入單位發(fā)展戰(zhàn)略，將檔案工作規(guī)范化管理納入年度考核重要指標(biāo)中，從而引起領(lǐng)導(dǎo)層高度重視。同時，要進(jìn)一步加強檔案管理意識的宣傳力度，形成全員重視的局面，使干部職工充分意識到檔案管理對單位發(fā)展及自身利益帶來的好處。在日常工作中，要通過舉辦培訓(xùn)、各單位工作互檢互促互評等工作方式提高檔案管理水平，最終達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)。任何檔案都是從最初的資料收集開始的，通過檔案意識的培養(yǎng)使各單位從“資料”這個源頭上有了新的認(rèn)識，從而重視對資料的收集、整理、分類、上繳，杜絕了以往重要資料據(jù)為己有，從上級部門開會帶來的會議資料隨手亂扔的現(xiàn)象，使檔案的完整性、完好進(jìn)一步得到提升。

（二）通過晉等升級，推動檔案管理機(jī)制更加完善。組織機(jī)構(gòu)的健全、工作制度的完善、工作人員的保障是任何工作得以順利開展的基礎(chǔ)。檔案工作通過晉等升級，更加強化了檔案管理工作的責(zé)任意識，使工作措施更能落到實處，形成：“分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，辦公室人員具體負(fù)責(zé)，相關(guān)部門權(quán)利配合”的良好局面。尤其在各項制度的制定方面，檔案管理工作重在細(xì)節(jié)，檔案形成內(nèi)容繁多，要求較高，這就要求制定出涉及各方面較為詳細(xì)的制度，才能保障各項工作的高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。同樣在檔案管理工作人員選拔方面，老一輩檔案管理人員講：“檔案工作枯燥、清苦，需要耐得住寂寞，守得住清貧的工作人員”，道出了檔案管理工作的辛苦和檔案管理人員的道德修養(yǎng)。這就要求檔案工作人員要工作嚴(yán)于律己，知識專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)，堅持做到檔案工作的真實性、嚴(yán)肅性，確保制度與工作一致、標(biāo)準(zhǔn)與要求一致、規(guī)范與執(zhí)行一致。

（三）通過晉等升級，推動檔案管理基礎(chǔ)不斷夯實。檔案管理工作是單位中心工作中的一項內(nèi)容，做好了檔案管理工作就會使得中心工作有條不紊的進(jìn)行。檔案管理基礎(chǔ)性工作是檔案工作晉等升級中的重要一環(huán)，更是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作晉等升級的過程也是夯實檔案管理中各項基礎(chǔ)性工作的過程，更是將工作做細(xì)、做全、做深、創(chuàng)造性開展工作的重要機(jī)遇。每次晉等升級由不同的省檔案局專家團(tuán)隊現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)、測評，這無疑是對各單位檔案管理工作極大地促進(jìn)，是一個發(fā)現(xiàn)問題——分析問題——解決問題——總結(jié)提高的過程，也是對檔案管理的重要性進(jìn)一步加深認(rèn)識的過程。具體工作中首先需要改造檔案館（室）的硬件條件，建立空間能滿足未來10年左右的庫房，辦公室、檔案室、榮譽室等分開設(shè)立，實現(xiàn)全密集架管理，現(xiàn)代化辦公設(shè)備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、高拍儀、防磁柜等設(shè)備配備齊全。其次做深做細(xì)資料收集、整理、分類、上架過程中的各項工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)研究檔案管理工作，切實提高業(yè)務(wù)管理水平，做到“資料齊全、分類科學(xué)，編號準(zhǔn)確，整理規(guī)范，歸檔率合格”。一個良好運轉(zhuǎn)的檔案館（室）可以為工作人員查詢運用歷史數(shù)據(jù)、歷史資料，單位的某一項重要工作分析過程提供可靠服務(wù)。比如在單位人事檔案整理過程中，檔案室為很多人查詢提供了人事調(diào)動、工資、任職等重要資料，從而使個人信息真實可信，也最大限度的維護(hù)了干部職工個人利益。

（四）通過晉等升級，推動檔案管理信息化水平繼續(xù)提升。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展時期，檔案管理工作的數(shù)字化與社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化信息化等的融合勢在必行，2000年12月，國家檔案局把“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”寫入了全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計劃中。2014年2月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加快和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中對檔案管理工作的機(jī)制體制、檔案資源體系等方面提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)時代，檔案實現(xiàn)數(shù)字化是新時期檔案管理工作中沖破檔案利用的種種局限，提高工作效率，實現(xiàn)資源共享的必由之路。而檔案管理工作的晉等升級使各單位檔案信息化建設(shè)加快了步伐，為檔案全面信息化創(chuàng)造了良好的機(jī)遇。隨著甘肅省三級、二級、一級、特級檔案館（室）的晉級，對各單位檔案管理工作中信息化管理提出了更高的要求，檔案信息化需與單位辦公自動化同步規(guī)劃實施；需開發(fā)或購買網(wǎng)絡(luò)版的專用檔案管理軟件，實現(xiàn)專業(yè)化管理，最終達(dá)到檔案資料的案卷級全文錄入，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)隨時隨地查用檔案資料，無障礙利用。

（五）通過晉等升級，推動檔案綜合服務(wù)水平不斷提高。檔案工作的意義在于運用，檔案管理工作的最終目的也是利用，如何更好的開發(fā)利用檔案，為現(xiàn)實生活、工作服務(wù)是檔案管理人員探索的根本所在，而通過檔案管理工作規(guī)范化的晉等升級這項具體的工作，也使得各單位在檔案的綜合開發(fā)利用方面的工作更具體更具有操作性，如省特級的晉級工程中要求編制有本單位組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、歷次重要會議簡介、歷屆領(lǐng)導(dǎo)人簡介、大事記、大事年表等多種參考資料；編有《全宗介紹》；需有檔案利用登記及檔案利用事例；需有通過檔案利用產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的事例等。這些實實在在的資料都真實反映了本單位的歷史發(fā)展面貌，也為檔案工作提供了工作方法。檔案管理工作人員在此基礎(chǔ)上整理出各方面更多、更全面的資料匯編，為單位發(fā)展，決策提供可靠有用的資料，更好的為現(xiàn)實服務(wù)。

2 檔案規(guī)范化管理晉等升級過程中存在的問題

（一）對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，重建輕用，后期管理缺失。檔案工作相對于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。有的單位沒有將檔案工作納入年度目標(biāo)考核，既便納入目標(biāo)考評，檔案工作也是軟指標(biāo)，沒有硬性規(guī)定，不能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。有些單位在檔案管理的發(fā)展過程中，基于某些原因，注重程式化的建設(shè)，而疏于建成后的開發(fā)利用和管理，或僅僅為了“晉等升級”建設(shè)而建設(shè)。建設(shè)完成后后期人員、經(jīng)費、管理等的不到位，嚴(yán)重制約了檔案工作的開展，阻礙檔案資源的共享利用，失去了檔案的真實意義。

（二）檔案人員不穩(wěn)定，人員更替頻繁，缺乏專業(yè)管理人才。許多單位，尤其是企事業(yè)單位，檔案管理人員都是半路出身，其專業(yè)知識有限，更有甚者由于人員編制緊張，檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作疲于應(yīng)付，沒有更多的時間深入細(xì)致的做好檔案管理工作。同時，個別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位檔案人員的變化頻繁，往往工作人員剛剛熟悉業(yè)務(wù)之后又被新近人員代替，造成檔案工作連續(xù)性中斷，且檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)得不到穩(wěn)步提升，個別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性，嚴(yán)重影響檔案管理工作的整體提升。

（三）辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求，檔案信息化水平不高。很多單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案信息化認(rèn)識程度不高，工作中，受辦公經(jīng)費等的限制，疏于對檔案管理工作的信息化建設(shè)，而在檔案規(guī)范化管理“晉等升級”過程中，為了達(dá)到相關(guān)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)，才啟用相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行信息化著錄，這樣就容易造成檔案信息化資料的斷層、不精細(xì)。且受安全性的限制，利用信息化進(jìn)行檔案資料的資源共享更是困難重重。同時，對信息化發(fā)展的認(rèn)識不到位也導(dǎo)致單位的檔案信息化僅僅停留在電子著錄階段，而沒有更深層次的開發(fā)利用。

3 加強檔案規(guī)范化管理晉等升級的對策研究

（一）加強檔案管理，建立長效機(jī)制，促進(jìn)檔案管理長足發(fā)展。檔案規(guī)范化管理的晉等升級，僅僅是檔案規(guī)范化工作的開始，而不是結(jié)束，各單位晉升了相應(yīng)檔次的管理等級后，應(yīng)進(jìn)一步加強管理，注重檔案的開發(fā)利用，始終將檔案工作保持在一個較高的水平。在實踐過程中探索出與本單位工作實際相結(jié)合的工作制度、管理制度、工作方法等，同時將檔案規(guī)范化管理工作納入每年的考核目標(biāo)責(zé)任書，做到年度有計劃，有檢查，有交流學(xué)習(xí)，有總結(jié)考核。從而保障檔案規(guī)范化管理工作的常態(tài)化，真正為單位發(fā)展起到參謀助手，參考利用的實際作用。

（二）夯實工作基礎(chǔ)，強化隊伍建設(shè)，確保人員素質(zhì)不斷提高。人是工作的主體，工作做的好壞關(guān)鍵在人，而工作人員綜合素質(zhì)的高低是工作出色與否的決定性因素，為了使檔案管理工作更加專業(yè)化，各單位應(yīng)在招錄人員時考慮檔案專業(yè)學(xué)習(xí)出身的工作人員，在檔案管理人員逐漸穩(wěn)定的前提下強化檔案工作人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，更要注重工作人員素質(zhì)的提升，檔案管理工作是一項枯燥繁瑣的工作，需要耐心、細(xì)心和有責(zé)任心的工作人員。同時，要采取多種形式加強檔案人員的繼續(xù)教育，省、市檔案局可以組織專業(yè)知識培訓(xùn)；各單位可以采取“請進(jìn)來，走出去”的方式，既可請檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場指導(dǎo)，也可到好的單位實地學(xué)習(xí)。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，又要學(xué)習(xí)計算機(jī)知識等與檔案管理相關(guān)的知識，做到知識面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。

（三）加大投入力度，注重科學(xué)管理，信息化管理水平提檔升級。要進(jìn)一步完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強檔案信息化建設(shè)，從根本上解決理念的問題。通過檔案規(guī)范化管理的晉等升級工作后，各單位都配備了一定等級的檔案管理軟件和相應(yīng)設(shè)施，而如何運用好這些資源為檔案的現(xiàn)代化管理服務(wù)是我們需要考慮的問題。各單位可以結(jié)合電子政務(wù)、辦公自動化等系統(tǒng)的建設(shè)統(tǒng)籌考慮檔案的信息化建設(shè)，在確保數(shù)據(jù)共享安全性的前提下最大限度的開發(fā)檔案的利用價值，最終實現(xiàn)自動收集、自動歸檔、自動編目、自主查閱、異地查閱利用的目的。

甘肅省的檔案規(guī)范化管理晉等升級工作對各單位進(jìn)一步提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、制度化等的整體水平，具有重要的指導(dǎo)意義和現(xiàn)實意義。各企事業(yè)、單位、部門應(yīng)積極申報，提升自身工作水平，充分發(fā)揮檔案在本單位的作用。