加強(qiáng)檔案信息化建設(shè) 提升檔案工作質(zhì)量

摘 要：信息化建設(shè)是檔案管理確定的發(fā)展方向。檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。作為檔案管理者，務(wù)必要樹(shù)立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案信息化工程建設(shè)

1 關(guān)于檔案信息化

檔案信息化是通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開(kāi)發(fā)與利用。具體而言，是以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目的，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。反思我們的檔案信息化工作，我們深感：在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中必須注重軟硬件工程建設(shè)并舉；注重檔案科技發(fā)展規(guī)劃和實(shí)現(xiàn)規(guī)劃措施的落實(shí)；加強(qiáng)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍。

2 檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié) 檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)具備。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境；同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會(huì)提供全面、準(zhǔn)確、快速、方便的檔案信息服務(wù)提供保障。

目前，雖然在檔案學(xué)術(shù)與科研領(lǐng)域?qū)n案信息化學(xué)術(shù)研究的論文、專著和科研成果很多，但大多研究還只是停留在實(shí)踐方法與技術(shù)應(yīng)用層面，系統(tǒng)的檔案信息化理論體系尚未形成，檔案信息化建設(shè)與理論探討還處在“摸石頭過(guò)河”階段。這幾年的檔案學(xué)術(shù)研究及其成果已為檔案信息化系統(tǒng)理論體系構(gòu)建提供了豐富的內(nèi)容，這些研究涉及電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案信息安全體系建設(shè)、檔案信息資源整合、檔案數(shù)字化等諸多方面，而且在實(shí)踐方面也取得重大進(jìn)展，為檔案信息化的發(fā)展提供了科學(xué)的依據(jù)。

當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理勢(shì)在必行。

3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要以促進(jìn)、完善信息化和提升檔案管理水平為總目標(biāo)。應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案，檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)事業(yè)單位信息化管理的要求，建立科學(xué)適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進(jìn)與整體提升的關(guān)系，保證檔案信息化建設(shè)健康有序發(fā)展。

大力推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高各級(jí)各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。

依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。

4.積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。有條件的應(yīng)該通過(guò)接收電子檔案、對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。積極推進(jìn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和檔案部門(mén)應(yīng)積極組織貫徹落實(shí)國(guó)家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章；結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，適時(shí)制定相關(guān)電子文件、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范及其實(shí)施細(xì)則。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。堅(jiān)持各級(jí)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修制度，把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入指導(dǎo)性教學(xué)計(jì)劃；加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

6.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障組織建設(shè)。建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級(jí)檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案部門(mén)的內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩８骷?jí)檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門(mén)信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，檔案工作的發(fā)展探索是無(wú)止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)，不斷促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]沈運(yùn)青，提高檔案意識(shí)發(fā)展檔案事業(yè)[J].龍巖師專學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）第15卷第2期.

作者簡(jiǎn)介

倪佩瑩（1986-），女，浙江省紹興人，本科，畢業(yè)于浙江工業(yè)大學(xué)，初級(jí)政工師；研究方向：檔案管理。