新常態(tài)下談事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

鄒薇

摘 要：近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步使得社會(huì)發(fā)展越來(lái)越趨向數(shù)字化、信息化，隨著事業(yè)單位檔案規(guī)模日益增大，致使我國(guó)檔案管理工作發(fā)生了較大的改變，特別是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的提出，也要求檔案管理工作不斷創(chuàng)新、尋求突破，并逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，文章結(jié)合當(dāng)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，提出了如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；檔案管理；數(shù)字化；措施

1 引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也提出了越來(lái)越多的要求，特別是最近要求“經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)現(xiàn)新常態(tài)”的提出，使得我國(guó)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有了新的定義?！靶鲁B(tài)”一詞是習(xí)近平于2014年5月在河南考察時(shí)首次提出的，要求我國(guó)經(jīng)濟(jì)適應(yīng)新常態(tài)，謀求新突破?！靶鲁B(tài)”的提出不僅適用于我國(guó)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作同樣適用，新常態(tài)中的“新”指的是在舊的形態(tài)的基礎(chǔ)上不斷尋求創(chuàng)新、謀求突破，這就使得事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)向新常態(tài)看齊，與時(shí)俱進(jìn)，不斷尋求創(chuàng)新管理模式，以達(dá)到高效的管理水平。新常態(tài)下，作為事業(yè)單位檔案管理工作，必須做到準(zhǔn)確高效、井然有序、完整無(wú)缺，而要做到這些，依靠傳統(tǒng)檔案管理模式顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足的。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使檔案管理數(shù)字化成為可能，并經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展，成為提高檔案管理工作效率最有效的管理工具。檔案管理數(shù)字化建設(shè)指的是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)通過(guò)掃描、修正、分類、整合等信息處理手段，在不改變?cè)紮n案信息的前提下對(duì)檔案信息以及檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行一系列的信息化轉(zhuǎn)換，形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，由于其具有辦公高效化、信息處理自動(dòng)化、歸檔整理經(jīng)濟(jì)化等諸多優(yōu)點(diǎn)，逐漸被廣泛應(yīng)用。然而，就目前數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用來(lái)說(shuō)，由于傳統(tǒng)模式向新型模式轉(zhuǎn)換，其中必然會(huì)出現(xiàn)諸如信息安全、數(shù)字化操作等新的問(wèn)題，認(rèn)清這些問(wèn)題所在并制定正確的處理處理，有助于單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的一些問(wèn)題

2.1 硬件支持與軟件開(kāi)發(fā)相對(duì)滯后

要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，就必須要求其計(jì)算機(jī)硬件、軟件的開(kāi)發(fā)與支持及時(shí)跟上，否則數(shù)字化管理將難以實(shí)現(xiàn)。由于事業(yè)單位檔案繁多量大，經(jīng)常性的存在檔案繁冗及積聚量大等問(wèn)題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)崩潰，不利于數(shù)字化管理的高效率，硬件上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理必須具備信息采集設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備和信息利用設(shè)備等，但是從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看還是比較欠缺的；軟件上，我國(guó)當(dāng)前檔案管理室使用的軟件很多缺少信息管理功能，而且一些還不具備信息通用功能，到目前為止，相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用還比較落后。

2.2 信息管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易管理漏洞

檔案數(shù)字化管理必須要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，然而，由于目前我國(guó)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理剛剛興起，起步較晚，數(shù)字化管理水平不高，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，對(duì)信息的收集、存儲(chǔ)、管理等沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差，此外，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)等都沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，得不到全面推廣和使用，極易造成管理漏洞，這將對(duì)檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。

2.3 數(shù)字化檔案信息的安全問(wèn)題面臨考驗(yàn)

數(shù)字化檔案管理相比于紙質(zhì)化管理雖具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但也有一定的弊端，檔案信息的安全問(wèn)題便是一大考驗(yàn)。由于數(shù)字信息有著較強(qiáng)的流動(dòng)性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險(xiǎn)，如病毒侵襲、黑客攻擊致使信息被盜取等，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性帶來(lái)嚴(yán)重的影響；另外，電子檔案信息的完整性也會(huì)受到考驗(yàn)，在當(dāng)今電子檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，很有可能存在人為因素，無(wú)意或有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的真實(shí)信息，而一旦數(shù)字信息被改變，將難以辨別，不留痕跡，因此，數(shù)字化檔案信息的安全問(wèn)題必須受到重視。

2.4 數(shù)字化管理的平穩(wěn)過(guò)度問(wèn)題

由于我國(guó)檔案管理傳統(tǒng)的管理模式都是以紙質(zhì)化管理進(jìn)行，要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式，這期間的平穩(wěn)過(guò)度也是一大考驗(yàn)。一方面，大量的檔案管理人員習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理，對(duì)突然到來(lái)的數(shù)字化新型管理技術(shù)缺乏適應(yīng)性及相關(guān)操作的技術(shù)性，既要滿足檔案管理技能以及一般計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)又要滿足特殊計(jì)算機(jī)的操作，這樣的管理人才嚴(yán)重匱乏；另一方面，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，信息的遷移過(guò)程也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，例如信息的丟失、信息錄入錯(cuò)誤或人為篡改信息等，都會(huì)在不同程度上造成電子檔案完整性與真實(shí)性的破壞。

3 提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1 重視檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作

事業(yè)單位要想加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，就必須具備與單位自身管理相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理工作，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時(shí)更新與支持。

3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理高效率

建立統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，有助于更好地實(shí)現(xiàn)管理高效率，因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)信息收集、存儲(chǔ)以及管理標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，尤其是對(duì)于檔案目錄、內(nèi)容細(xì)則等的相容性方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)上，此外，對(duì)于檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)等制定上也應(yīng)統(tǒng)一考慮，確保其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，全面保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機(jī)制等可以相互聯(lián)系，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。

3.3 加強(qiáng)信息安全管理，提高檔案信息的安全程度

事業(yè)單位應(yīng)重視信息安全的管理工作，尤其是對(duì)重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全上，必須確保其信息的安全性。為此，事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)后續(xù)防火墻的維護(hù)和訪問(wèn)設(shè)置、及時(shí)安裝并更新殺毒軟件并做好重要數(shù)據(jù)及檔案的備份工作等，以便于最大限度的防止檔案信息受到網(wǎng)絡(luò)安全的威脅；另外，還必須做好檔案文件的保密工作，嚴(yán)格要求數(shù)字化檔案的管理機(jī)制，建立相應(yīng)的安全等級(jí)以及訪問(wèn)權(quán)限，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，減少人為破壞文件等不良情況造成的信息缺失與篡改等，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。

3.4 培養(yǎng)數(shù)字化管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化平穩(wěn)過(guò)度

為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的平穩(wěn)過(guò)度，事業(yè)單位應(yīng)及早做足準(zhǔn)備，對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員對(duì)數(shù)字化管理軟件的操作技能的培訓(xùn)，幫助他們及時(shí)適應(yīng)并勝任新型數(shù)字化管理工作，確保檔案數(shù)字化管理的平穩(wěn)過(guò)度。此外，事業(yè)單位也應(yīng)做好相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保在信息由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息真實(shí)完整地轉(zhuǎn)換，避免因因?yàn)橐蛩卦斐傻臋n案信息錄入錯(cuò)誤、丟失等情況出現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期、新常態(tài)的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從自身的管理實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)新常態(tài)下計(jì)算機(jī)信息管理的發(fā)展需求，與時(shí)俱進(jìn)，不斷強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息化的管理工作，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來(lái)的負(fù)荷，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)也應(yīng) 加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理工作，確保電子檔案的安全程度，促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的全面提高。

參考文獻(xiàn)

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