論高校檔案數(shù)字化建設(shè)

鄧德成

摘 要：檔案信息數(shù)學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，也是評(píng)價(jià)一所大學(xué)檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，但國內(nèi)大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計(jì)算機(jī)輔助管理階段，極大地阻礙了高校信息資源的開發(fā)和利用，本文將就高校檔案數(shù)字化的必要性和數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取的對(duì)策進(jìn)行初步的探討。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息數(shù)學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，也是評(píng)價(jià)一所大學(xué)檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，但國內(nèi)大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計(jì)算機(jī)輔助管理階段，極大地阻礙了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用，與傳統(tǒng)載體檔案相比，數(shù)字化檔案是最大特點(diǎn)是沖破了傳統(tǒng)載體檔案的管理和利用方式，打破了檔案利用的時(shí)間和空間限制，促使檔案管理從傳統(tǒng)的收集，整理，管理、利用的職能向信息采集，信息管理和信息開發(fā)的職能轉(zhuǎn)變。

1 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的必要性

（一）有利于檔案信息資源的開發(fā)利用

由于紙質(zhì)檔案資料較多，占用庫房空間大，查找比較繁瑣，檔案在使用時(shí)受時(shí)間和空間的限制，大大降低了檔案的使用效率。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以使檔案信息分別分類的存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)使用者需要使用檔案信息時(shí)，可以不受時(shí)間和空間的限制，在任何時(shí)間跨區(qū)域利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速的、準(zhǔn)確的檢索所需的檔案信息，進(jìn)而有效使用檔案信息，這將大大提高檔案信息的使用效率。

（二）有利于強(qiáng)化檔案信息資源的保護(hù)

檔案館保存的紙質(zhì)檔案受外界環(huán)境影響較大，防火，防潮，防蟲的安全系數(shù)不高。在檔案的利用過程中會(huì)被使用者直接翻閱，容易造成紙質(zhì)檔案磨損和損壞；而庫房管理人員如不能認(rèn)真和科學(xué)的管理紙質(zhì)檔案，也可能會(huì)造成紙質(zhì)檔案丟失或損壞。以上情況的發(fā)生，都會(huì)使檔案信息得不到有效的保護(hù)。而數(shù)字化檔案可以使檔案信息分類存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)使用者需要利用檔案信息時(shí)，只需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞絹磉M(jìn)行檔案信息的檢索和利用，以電子閱讀的方式來查看檔案信息，這將有效避免紙質(zhì)檔案因外部因素導(dǎo)致?lián)p壞的情況發(fā)生。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)采取的策略

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)投入，因此必須要加強(qiáng)檔案工作宣傳，不斷增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案保護(hù)意識(shí)，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化工作的重要性，促其加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的支持，并把檔案數(shù)字化工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃，將檔案數(shù)字化建設(shè)與學(xué)校的“數(shù)字化”校園建設(shè)有機(jī)結(jié)合，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)、科研等工作的發(fā)展同步推進(jìn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。加大對(duì)檔案部門的人力、財(cái)力、物力支持，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障，有利于切實(shí)解決檔案數(shù)字化工作中存在的各種問題。

（二）建立健全檔案數(shù)字化工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度。

為了使高校數(shù)字化檔案工作趨于規(guī)范化和科學(xué)化。要科學(xué)制定、修訂、貫徹各項(xiàng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)字化檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先各單位應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件和檔案管理的特點(diǎn)設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，建立和逐步完善各個(gè)工作崗位的工作制度，細(xì)化檔案數(shù)字工作中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和工序之間的交接程序，并把工作職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)人，做到分工明確，責(zé)任到人。根據(jù)紙質(zhì)檔案的類型、介質(zhì)種類、年代等不同因素，對(duì)工作流程、工作崗位、技術(shù)指標(biāo)都要有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置，并安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)和質(zhì)量檢查。對(duì)每個(gè)工序的交接環(huán)節(jié)要做好交接登記等等，比如檔案出庫領(lǐng)用、預(yù)處理、數(shù)字化處理、質(zhì)量檢查、裝卷歸還、數(shù)字檔案信息備份移交都要做好相應(yīng)的交接登記手續(xù)，要制定嚴(yán)格的工作制度和管理辦法，只有采取強(qiáng)有力措施，才能確保檔案原件安全和數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理。

為有效保護(hù)數(shù)字化檔案的安全，應(yīng)采取定期備份、信息加密、訪問控制等技術(shù)措施。首先每份數(shù)學(xué)化檔案應(yīng)備份不少于兩份完全相同的不同存儲(chǔ)介質(zhì)拷貝。數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。對(duì)不同密級(jí)的數(shù)字化檔案應(yīng)該區(qū)別在不同的網(wǎng)絡(luò)中使用，有保密要求的數(shù)字化檔案必須在與外網(wǎng)隔斷的專網(wǎng)內(nèi)使用，每份數(shù)字化檔案要根據(jù)保密級(jí)別設(shè)置相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，同時(shí)進(jìn)行技術(shù)認(rèn)證和授權(quán)訪問，嚴(yán)格控制數(shù)字化檔案信息下載。而對(duì)完全開放的數(shù)字化檔案可以接入校園網(wǎng)，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供便利。檔案數(shù)字化的使用要建立實(shí)名注冊(cè)制度，設(shè)立查詢管理系統(tǒng)，做到一切有據(jù)可查，可追根溯源。

總之高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用，打破了紙質(zhì)檔案使用上的時(shí)間和空間概念。最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資源的利用效率，加快檔案工作發(fā)展的步伐，促使檔案工作能更好地為學(xué)校教學(xué)和科研工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]肖蘭芳.淺談高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策.湖北檔案，2014（4）