企業(yè)基建工程檔案歸檔工作的分析

摘 要：當前市場經(jīng)濟帶動建筑行業(yè)快速發(fā)展，企業(yè)在基礎建筑工程當中的任務更加艱巨，不僅要保證建筑工程的質(zhì)量和安全性、可靠性、舒適性和美觀性，還要保證基礎建設的每個環(huán)節(jié)都保質(zhì)保量，嚴格規(guī)范?；n案是所有環(huán)節(jié)當中非常重要和基礎的一點，它真實記錄和反映著基建的所有過程?；üこ虣n案歸檔工作關系到工程資料的完整度、準確度，是工程竣工投入使用后正常生產(chǎn)、改造和擴建、維護等方面的重要前提條件。

關鍵詞：基建工程；檔案；歸檔；分析

建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，經(jīng)濟社會的需求不斷提升，對建筑行業(yè)的各方面要求越來越高。在建筑工程的所有環(huán)節(jié)中都必不可少的基礎性重要環(huán)節(jié)就是基建檔案的歸檔工作?；üこ虣n案是工程建設過程的真實記錄和反映，在工程立項、可行性探究、勘察設計、招投標、施工與調(diào)試、驗收與竣工、投入使用等所有環(huán)節(jié)都貫穿著檔案管理工作。因此，基建工程檔案歸檔工作是體現(xiàn)工程質(zhì)量和工程施工過程的重要方面，為后期的投入使用和維護等工作提供重要憑證和條件。

1 基建工程檔案的含義及歸檔工作的要求

首先，基建工程檔案是指在建筑工程項目實施過程中，所形成的對企業(yè)、社會和國家具有保存和使用價值的文字、圖表、圖紙、影像等多種載體的文檔資料。它涵蓋了建筑工程項目的立項、規(guī)劃、設計、施工及投入使用和維護的所有環(huán)節(jié)。在檔案資料的管理上要求集中統(tǒng)一管理，以保證檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性、安全性和有效性。

基建工程檔案歸檔工作至關重要，基礎要求為：歸檔資料需準確、完整、易保存；歸檔文件需一式三份，本單位、城建檔案館和上級主管部門各一份；移交需在工程竣工驗收后的三個月內(nèi)完成。所要歸檔的資料包含了所有項目環(huán)節(jié)的所有資料。例如，項目有關所有批復書、計劃書、合同、圖紙、施工圖、工藝規(guī)程和標準、各種施工和驗收記錄、竣工和驗收記錄、工程決算和總結(jié)等等?？梢姎w檔內(nèi)容的復雜性，對歸檔工作要求不僅要精細、準確、系統(tǒng)，還要保質(zhì)保量。

2 基建工程檔案歸檔工作的重要意義

企業(yè)基建工程檔案資料將立體的工程項目以文字、圖像、圖紙、圖表或影像的方式記錄下來，更加直觀和容易解讀。不僅是對工程項目的一個歷史記錄，而且是后期投入使用、維修、改造及擴建的依據(jù)和憑證，缺少檔案資料就無法保證整個工程項目的安全性和可靠性?；üこ虣n案從靜態(tài)和動態(tài)兩個方面集中反映了工程的發(fā)展變化和施工過程，是所有環(huán)節(jié)中最為基礎和重要的前提條件。

通過對工程檔案資料的查閱和解讀，在后期工程的改造和升級上就會容易很多。不僅可以節(jié)省設計時間，還能夠為技術改造難題提供解決方案和建議。當前，很多大型工廠或企業(yè)都在力求將老舊工程項目進行改造升級，這就需要用到前期保存好的檔案資料，通過對檔案資料的理解分析，以最快和最高效的方案進行改造升級，減少了人力物力的投入，為企業(yè)贏得了效益。

3 基建工程檔案歸檔工作常見難題

企業(yè)基建工程項目周期長、環(huán)節(jié)多且復雜，在檔案歸檔工作中常常會遇到資料收集、整理、保存、管理等方面的問題，這些問題會導致檔案資料不完整、不準確，不僅會影響歸檔工作，而且會給整個工程項目帶來更多的麻煩。目前，常見的檔案歸檔工作問題有以下幾方面：

3.1 對檔案歸檔工作不重視

很多企業(yè)都將工作重心放在了立項和施工等環(huán)節(jié)上，對文案性工作的重視性不強。尤其是很多領導不夠重視，導致檔案管理工作較為渙散，工作不到位，落實性不強，只是將檔案歸檔工作作為一項簡單的文字工作來對待。這種行為直接影響了工程項目資料的收集、整理和歸檔。在檔案歸檔工作中就會出現(xiàn)資料不齊全、不準確、不系統(tǒng)、不合格等表現(xiàn)。

對檔案歸檔工作不重視還表現(xiàn)在對歸檔文件弄虛作假，混淆資料。很多領導人為檔案歸檔工作繁瑣復雜且不重要，就私自制造要歸檔的文件，而沒有將重要的真實文件進行歸檔，導致后期工作無法查找到可用的文件資料。

3.2 檔案歸檔意識薄弱

這種情況不僅是由于領導不夠重視導致的，還由于檔案管理人員和工作人員在歸檔工作中沒有提高認識，敷衍了事，在收集和整理階段沒有認真和仔細對待。例如，應該是原件的文件錯收集成復印件，應該是圖紙加數(shù)據(jù)的資料只收集到了圖紙資料等等方面的錯誤，都使得檔案歸檔工作顯得可有可無，混亂無序，雖然這種情況并不是所有企業(yè)都會存在，但是，它所帶來的不利影響是十分巨大的，對工程項目的安全性和使用性將產(chǎn)生惡劣影響。

3.3 檔案工作人員素質(zhì)不高

基建工程檔案歸檔工作的復雜性和系統(tǒng)性較高，對工作人員的專業(yè)要求也比較高。但是很多企業(yè)的檔案管理隊伍建設較差，工作人員管理能力和管理水平及素質(zhì)不高，不僅專業(yè)性不強，而且責任意識也不高，這對檔案歸檔的質(zhì)量產(chǎn)生了直接深遠的影響。

4 基建工程檔案歸檔工作的幾點建議

4.1 建立健全檔案管理制度

政府職能部門和企業(yè)管理部門應該建立健全基建工程檔案歸檔的管理制度，制定管理規(guī)范和工作制度，從嚴要求檔案管理部門的工作。從制度、秩序、獎懲三個層面進行規(guī)范，使檔案管理工作有章可循、有標準可參照，明確工作職責和任務。

在歸檔工作的具體標準上應該明確歸檔范圍、明確歸檔資料編織單位，明確圖紙、圖表等的完整度、準確度。對所要歸檔資料的要求要明確復印件、影印件、蓋章及位置等。關鍵是明確每個環(huán)節(jié)的職責并強化問責制。

4.2 加強監(jiān)督、檢查和管理

企業(yè)應該加強對檔案管理部門工作的實時監(jiān)督、檢查和指導。根據(jù)項目工程實施進度配套制定檔案歸檔計劃，并及時下達指令，明確責任人很歸檔移交期限，對每個歸檔環(huán)節(jié)都明確負責人和工作范圍。階段性歸檔工作結(jié)束后要及時進行審核和考察，對出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和人員進行處罰。

4.3 強化意識和隊伍建設

企業(yè)應該從上至下進行檔案歸檔意識強化，加強宣傳，強化基建檔案的重要地位。并加強各部門間的溝通交流和探討，及時接受監(jiān)督檢查，便于檔案資料的收集和整理及歸檔，提高基建檔案的工作水平。例如，施工和監(jiān)理等部門或單位應該和檔案管理部門及時溝通，將資料在竣工驗收之前進行移交歸檔，并辦理相關手續(xù)。

招收具有專業(yè)性和責任意識強的檔案管理人員，加強隊伍建設。對現(xiàn)有的管理隊伍，邀請專家進行定期的業(yè)務培訓和考核。提高工作人員歸檔工作的準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

5 結(jié)語

企業(yè)基建工程檔案歸檔工作對工程項目的運作、實施和后期維護、改擴建都至關重要。檔案歸檔工作中常見的領導不重視、員工素質(zhì)不高、歸檔資料不系統(tǒng)、不準確的問題，是當前檔案管理工作中常見的難題。這就需要企業(yè)和相關職能部門從制度建設、意識強化、隊伍建設等方面入手加以解決，從思想意識到工作規(guī)范等進行積極探索，提高企業(yè)基建工程檔案歸檔工作的質(zhì)量，以確保建筑使用的安全性和可靠性。

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作者簡介

盧英，中鐵大橋局第六工程有限公司，大專。