關(guān)于做好檔案管理工作的思考

蒲小峰

摘 要：檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，是一種“凝固的歷史”，它以各種方式和載體將人類的歷史活動(dòng)過(guò)程和思想記錄下來(lái)并使之流傳后世。本文論述了檔案工作創(chuàng)新需解決好的四個(gè)關(guān)系，分析了當(dāng)前檔案工作中存在的問(wèn)題并提出了對(duì)策建議，對(duì)做好新時(shí)期檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)

檔案是依據(jù)、資源、財(cái)富，檔案工作是涉及到每個(gè)部門(mén)和個(gè)人，同時(shí)也是一個(gè)機(jī)關(guān)單位公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄；通過(guò)檔案可以真實(shí)再現(xiàn)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作，進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)提高機(jī)關(guān)各部門(mén)的工作效率具有重要的意義。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

1 檔案工作創(chuàng)新，需解決好四個(gè)關(guān)系

1.1 創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案工作歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

1.2 創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，許多問(wèn)題沒(méi)有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門(mén)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

1.3 創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

2 當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠

檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。對(duì)檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)是：檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高；對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠；檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施差

一是館庫(kù)條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關(guān)力度不夠，損毀嚴(yán)重。

2.3 檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

主要表現(xiàn)是：個(gè)別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉和適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開(kāi)展；個(gè)別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

2.4 檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高

檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過(guò)近年來(lái)互查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確；有的注重文件的歸檔，對(duì)重要（相關(guān)）材料的歸檔重視不夠。

3 對(duì)策建議

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全組織

工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；其次要建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案室為中心，各部門(mén)共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)；第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級(jí)負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制。

3.2 創(chuàng)新方式，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高質(zhì)量

1、創(chuàng)新檔案工作思路。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新就要改變既無(wú)動(dòng)力又無(wú)目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來(lái)。

2、創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量。一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個(gè)地方都會(huì)有其獨(dú)特之處：如在工業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)副產(chǎn)品、文化教育、科學(xué)研究、自然資源、名勝古跡、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等，將這些“獨(dú)特之處”的各種資料收集起來(lái)就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。一個(gè)地區(qū)的“獨(dú)特之處”不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時(shí)了解動(dòng)向，調(diào)整收集對(duì)象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門(mén)類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案，有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)展過(guò)程中多次變更了的印模檔案，還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開(kāi)辟了一個(gè)專用庫(kù)房。在實(shí)踐中地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托又互相補(bǔ)充。二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手：第一，對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定剔除無(wú)保存價(jià)值的案卷；第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問(wèn)題杜絕在進(jìn)館前；第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開(kāi)發(fā)，做好檔案開(kāi)放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。第四，貼近社會(huì)創(chuàng)新服務(wù)力，求檔案事業(yè)跨越發(fā)展。檔案工作的宗旨是利用，其生命力在于服務(wù)。要圍繞服務(wù)做文章不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)效果，擴(kuò)大社會(huì)影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會(huì)，貼近群眾，貼近現(xiàn)實(shí)。

3.3 加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定

各級(jí)檔案部門(mén)要按照提高整體素質(zhì)、增強(qiáng)創(chuàng)新能力的要求，著力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。一是要進(jìn)一步加大各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營(yíng)造有利于人才成長(zhǎng)的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛(ài)檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識(shí)和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。三是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育。要采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，也可到好的單位實(shí)地參觀學(xué)習(xí)。

3.4 完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)

硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買(mǎi)密集柜，要有防盜門(mén)窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔，對(duì)歷年文件材料掃描錄入，以備將來(lái)檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國(guó)家檔案局或自治區(qū)檔案局開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化，檔案的利用更加高效化。