檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)探析

楊洋

摘要：學(xué)校檔案是學(xué)校從事管理以及各項(xiàng)教學(xué)科研工作和教育監(jiān)督評(píng)估的重要材料，它蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，記載著學(xué)校發(fā)展的歷史軌跡、教育、教學(xué)、管理、科研等工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，是學(xué)校最為珍視的財(cái)富。但學(xué)校檔案管理在信息化的建設(shè)過程中仍然存在著一些問題。檔案工作如何快速適應(yīng)新形勢需要，積極尋求創(chuàng)新發(fā)展之路，是迫切要解決的問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

學(xué)校檔案是廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，它反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學(xué)校檔案，能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。因此，檔案管理工作是學(xué)校管理活動(dòng)的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前各學(xué)校檔案信息化水平參差不齊，檔案信息資源開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)在：一是學(xué)校檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)淡薄；二是學(xué)校檔案管理手段和管理方式落后，不能適應(yīng)新載體、新領(lǐng)域檔案管理的需要，不能適應(yīng)迅速增長的檔案工作量和檔案現(xiàn)代化管理的需要。三是學(xué)校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在電子文件歸檔方面，各學(xué)校產(chǎn)生的大量電子文件，大都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和完善的管理制度，造成了許多寶貴的信息資源散失。四是檔案管理人員素質(zhì)不高。缺乏專門的檔案管理人才，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏積極性和主動(dòng)性。計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和實(shí)際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

二、檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)路徑

（一）創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識(shí)化、科技化、信息化、社會(huì)化作為檔案工作的管理目標(biāo)。

（二）健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，在結(jié)合學(xué)校自身情況的基礎(chǔ)上，制定出一套科學(xué)完善的檔案管理規(guī)章制度及檔案管理機(jī)制，建立起檔案工作的責(zé)任制度，使檔案管理工作做到照章辦事和按規(guī)操作。建立系統(tǒng)完善的《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》、《綜合檔案室工作職責(zé)》等制度，使檔案管理工作形成一套完整的體系機(jī)制，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作良好發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新。檔案管理信息化建設(shè)是今后檔案管理的必然趨勢。首先，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，為開展檔案信息服務(wù)創(chuàng)造條件；其次，要加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，統(tǒng)一文件格式，提高數(shù)據(jù)的通用性和可靠性，同時(shí)要做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，保護(hù)電子文件的原始信息；最后，要解決好歸檔電子文件的保存問題，要定期對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制，防止信息的損壞和丟失。

（四）加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程。結(jié)合學(xué)校檔案館館藏情況，優(yōu)先對(duì)重要的、急需保護(hù)的檔案和利用率高的檔案，包括歷史檔案、需要搶救的紙質(zhì)檔案（字跡模糊不清晰、圖紙等）、照片檔案、聲像檔案以及利用率較高的學(xué)籍檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)字化加工的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)字化工作流程，確保檔案信息資源（紙質(zhì)檔案、磁盤、光盤和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等）著錄格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)、文字符號(hào)表達(dá)與轉(zhuǎn)化等的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字檔案與電子文件歸檔后形成的電子檔案的集成管理與統(tǒng)一存儲(chǔ)。

（五）對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。在對(duì)電子文件的檔案屬性進(jìn)行確定后，要把應(yīng)該進(jìn)行歸檔的電子文件從網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器中拷貝或者刻錄到可脫機(jī)運(yùn)行的存儲(chǔ)載體中，以確保文件的長期存儲(chǔ)。如果要對(duì)通過存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件進(jìn)行歸檔的話，就要做一些必要的認(rèn)證及輔助性工作，把電子文件進(jìn)行雙重備份，一種備份成紙張形式，一種備份成數(shù)字化載體的方式比如光盤等，并對(duì)這兩種方式進(jìn)行分別歸檔管理。一套交由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，另一套則由相關(guān)的部門進(jìn)行保管。為保證電子文件的真實(shí)性，對(duì)歸檔的電子文件的格式也要有要求，文檔文件應(yīng)該采用DOC或者TXT格式的，數(shù)據(jù)文件應(yīng)該用DBF格式的，圖像文件應(yīng)該用JPG格式的。

（六）案管理工作的互動(dòng)性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要進(jìn)一步突出檔案工作的互動(dòng)性，使檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對(duì)檔案工作進(jìn)一步改進(jìn)。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進(jìn)行溝通，積極建立讀者信息反饋機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要廣泛應(yīng)用推廣OPAC（聯(lián)機(jī)公共目錄）系統(tǒng)服務(wù)，為檔案使用者打造互動(dòng)的平臺(tái)。同時(shí)，要進(jìn)一步與其它檔案館進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、校域網(wǎng)、城域網(wǎng)，增強(qiáng)與其它學(xué)校檔案館的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務(wù)的實(shí)效性。

（七）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享。資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（八）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中需要的基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)傳輸與其他的信息輔助措施，這是最為基本的設(shè)施條件。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要根據(jù)實(shí)際情況的需要為檔案室配備掃描儀與檔案信息化管理的軟件等措施，檔案管理的過程中需要建立上電子檔案室，實(shí)現(xiàn)電子文件信息的采集與管理，檔案信息管理軟件需要具有采集、存儲(chǔ)整理、利用等功能，保證檔案信息管理的順利進(jìn)行，因此，在檔案信息化管理的過程中，需要不斷地加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（九）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息安全保障體系建設(shè)。檔案信息的安全性是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案部門應(yīng)把檔案信息的安全放在突出的位置，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備的管理，做好對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定時(shí)的異地備份工作，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，檔案部門應(yīng)制訂電子檔案全過程管理制度和信息安全責(zé)任制度，設(shè)置不同的工作權(quán)限和查詢權(quán)限，加強(qiáng)檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保不同權(quán)限的人查看不同檔案內(nèi)容的信息。

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