高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及改善對(duì)策

孟妍妍

【摘要】高校學(xué)生重要信息資源都存在學(xué)生檔案中，學(xué)生檔案可以較全面真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)學(xué)生的面貌。所以，提高學(xué)校檔案管理水平，力求學(xué)校檔案的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性，這對(duì)于提高學(xué)校的學(xué)生檔案管理水平和教育質(zhì)量上都有很大的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；資料；高校文案整理

一、目前高校檔案工作存在的主要問(wèn)題

（一）學(xué)生檔案管理重視不夠，制度不健全。

學(xué)生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作較為重視，卻忽略了學(xué)生檔案的重要性。還有些學(xué)校認(rèn)為“學(xué)生檔案是跟著學(xué)生走的，學(xué)生畢業(yè)了就與學(xué)校無(wú)關(guān)了”，所以沒(méi)必要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行過(guò)多的管理，在學(xué)校議事日程中對(duì)于學(xué)生檔案管理工作也很少提。不但不將學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績(jī)?cè)u(píng)比的標(biāo)準(zhǔn)，也不對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒(méi)有相關(guān)的制度建設(shè)，管理體制也不完善，一些學(xué)校甚至沒(méi)有專職的學(xué)生檔案管理人員。

（二）學(xué)生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。

雖然如今已是信息化數(shù)字化時(shí)代，檔案管理方面也有了改善，無(wú)論是檔案管理的內(nèi)容還是服務(wù)方式及手法都比以往有了突飛猛進(jìn)的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了老舊的手工操作方法來(lái)進(jìn)行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠(yuǎn)不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時(shí)間不長(zhǎng)，一些管理工作還沒(méi)有步入正軌，還沒(méi)有科學(xué)規(guī)范的管理制度，相應(yīng)的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。

（三）學(xué)生檔案數(shù)量龐大，深度開(kāi)發(fā)利不到位。

一些學(xué)校盡管已經(jīng)提出了建設(shè)信息化檔案館，但是落到實(shí)際上就不盡人意，學(xué)校各個(gè)部門的檔案信息資源沒(méi)能有效的整合，也沒(méi)有做到深加工、細(xì)致化檔案信息，更別說(shuō)從學(xué)校的檔案信息資源中提煉出有結(jié)論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無(wú)法對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。如今一些用人單位需要學(xué)生提供檔案來(lái)辦理相關(guān)手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴(yán)重制約了用人單位工作的開(kāi)展，讓檔案管理者也是無(wú)奈。

（四）學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，發(fā)展緩慢。

如今高校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，學(xué)生增加了，學(xué)生檔案管理工作也隨之增加，然而學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)并不夠，這讓學(xué)生檔案管理工作很是被動(dòng)，不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使學(xué)生檔案管理工作無(wú)法順利的開(kāi)展。檔案信息化建設(shè)的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進(jìn)展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域一樣能產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴(yán)重影響了高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的進(jìn)程。

（五）畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f方式原始，管理落后。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實(shí)行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒(méi)有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場(chǎng)、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。這樣就導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失。嚴(yán)重影響了學(xué)生的就業(yè)前景。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的改善對(duì)策

（一）重視學(xué)籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。

加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)以及教職人員的檔案意識(shí)，將學(xué)生檔案管理工作當(dāng)成學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。選拔“業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、覺(jué)悟高”的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，積極加強(qiáng)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平，使學(xué)校學(xué)生檔案工作跟上辦公自動(dòng)化的步伐，為學(xué)校教學(xué)?？蒲泻推渌ぷ鞣?wù)。

（二）完善學(xué)籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。

只有收集好學(xué)生的各類資料，才能確保學(xué)生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應(yīng)出學(xué)生在校期間的能力。學(xué)生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化檔案管理，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活特點(diǎn)，增設(shè)“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學(xué)生個(gè)性化發(fā)展特征。注意收集反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的材料。包括學(xué)生的個(gè)人作品、榮譽(yù)證書、資格證書等方面，充分反映學(xué)生多方面的潛能。

（三）充分開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案信息資源，提高服務(wù)利用價(jià)值。

學(xué)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，我們應(yīng)堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。努力開(kāi)發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過(guò)去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開(kāi)發(fā)利用為主。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時(shí)，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學(xué)生檔案利用工作的需要。同時(shí)適應(yīng)社會(huì)需求的變化。尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

（四）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保安全完整。

學(xué)生畢業(yè)季的檔案?jìng)鬟f工作具有時(shí)間緊、流量大、涉及面廣等特點(diǎn)。所以要結(jié)合其特點(diǎn)設(shè)置科學(xué)合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，參與傳遞的人員較多，要嚴(yán)格要求傳遞手續(xù)，來(lái)防止畢業(yè)生檔案的丟失。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時(shí)俱進(jìn)，各種新的管理模式和理念需要得到學(xué)校的重視。高校學(xué)生檔案的建立與管理應(yīng)與學(xué)校教學(xué)、管理過(guò)程相結(jié)合，應(yīng)與高等教育的發(fā)展相結(jié)合，應(yīng)與社會(huì)要求相結(jié)合。在新的形勢(shì)下，建立內(nèi)容豐富，具有個(gè)性的學(xué)生檔案，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用成為高校學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

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