王喆
摘 要:目前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理模式還處于傳統(tǒng)階段,采用低效率的人工收集信息、檔案整理、檔案歸檔,實(shí)用價(jià)值低導(dǎo)致檔案管理在醫(yī)院無法受到重視,不利于檔案管理各項(xiàng)工作的開展。如何充分開發(fā)并利用檔案資源,發(fā)揮其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值是檔案管理部門的首要任務(wù)。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;信息化
隨著網(wǎng)絡(luò)的普遍,社會(huì)的信息化程度越來越明顯,如今,社會(huì)各行各業(yè)幾乎都已經(jīng)開始向信息化靠攏,醫(yī)院的檔案管理工作自然不能例外。促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理不僅是社會(huì)發(fā)展的客觀要求,更是醫(yī)院管理部門的重要課題。
一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
(一)擺脫傳統(tǒng)的檔案歸檔模式
傳統(tǒng)的檔案管理成本較高,所占用空間資源較高,而且很難實(shí)現(xiàn)永久存儲(chǔ)。建設(shè)信息化檔案管理模式,可以將紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n,這在存儲(chǔ)上節(jié)省了大量空間并相應(yīng)降低了成本。對檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)可以加強(qiáng)對檔案的保護(hù)與保密工作,此外,對于檔案信息的高效率檢索也將是一個(gè)極大的推動(dòng)。
(二)擺脫檔案的傳統(tǒng)資源利用模式
通過電腦和網(wǎng)絡(luò)搭建的信息系統(tǒng),對文檔進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ),醫(yī)院可以在短時(shí)間內(nèi)高效、快速、安全的獲得檔案的完整信息及內(nèi)容,且整個(gè)過程不受地域、時(shí)間的限制,從而在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對檔案資源充分利用與共享。
(三)提升資源利用的高效性并提升檔案的價(jià)值
傳統(tǒng)的檔案管理模式,局限于檔案的保護(hù)、保密與完整,缺少主動(dòng)服務(wù)功能,導(dǎo)致檔案資源不能有效服務(wù)于醫(yī)院,致使檔案的存在可有可無,不被重視。網(wǎng)絡(luò)為醫(yī)院和檔案資源之間建立一條便利、快捷、安全的通道,方便醫(yī)院充分開發(fā)利用檔案資源,從而在無形之中提升了檔案本身的價(jià)值。
(四)提高了檔案管理的質(zhì)量與效率
信息技術(shù)的引入,降低了檔案存儲(chǔ)成本,節(jié)省了空間,提高了資源利用率,為資源的配置進(jìn)行了優(yōu)化,從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息的現(xiàn)代化科學(xué)管理。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題
(一)檔案信息化管理的觀念較陳舊
目前,多數(shù)醫(yī)院依舊沿襲傳統(tǒng)的人工檔案管理方法與管理模式,將大量時(shí)間花費(fèi)在信息查詢、檔案整理、歸檔、目錄匯編等工作上,導(dǎo)致工作效率低下。其次,由于檔案管理無法為醫(yī)院創(chuàng)造實(shí)質(zhì)上的經(jīng)濟(jì)效益,因此并未受到高層的重視。對檔案管理的人力、財(cái)力、物力等資源的投入也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以支撐信息化建設(shè)的開展,這是制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。
(二)檔案管理者的專業(yè)技能處于較低層次
一般情況下,醫(yī)院檔案管理工作者都是由醫(yī)院委派或者任命,檔案管理部門沒有決定權(quán)。由于醫(yī)院對檔案管理工作的認(rèn)知度不夠,因此在人才的選用上不能真正滿足管理工作的需求,主要表現(xiàn)在兩方面:一、所選人才的專業(yè)技能、專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo),無法提升檔案管理水平。二、某些工作人員是被動(dòng)接受任命,并非主動(dòng)。這會(huì)很大程度上削弱工作積極性與工作熱情,更無所謂檔案管理工作的創(chuàng)新與開發(fā)。
(三)尚未形成檔案管理信息化系統(tǒng)
雖然醫(yī)院的檔案信息由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,然而文檔僅僅是其中一小部分,其他檔案資源如音頻、視頻等都分散在其他各個(gè)部門。而且,各個(gè)部門的管理存在差異化,這導(dǎo)致檔案整體管理系統(tǒng)尾大不掉,無法形成統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。
(四)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層缺乏對檔案信息化管理的認(rèn)知
多數(shù)檔案的管理基礎(chǔ)都比較薄弱,這是由于相關(guān)硬件跟不上,如專業(yè)掃描儀、移動(dòng)硬派、方便檔案管理的專門空間等。而且,由于領(lǐng)導(dǎo)階層不夠重視,開展信息化建設(shè)的局域網(wǎng)以及大型服務(wù)器也無法及時(shí)到位。最后,管理人員的信息化意識弱,沒有危機(jī)意識,不能為數(shù)字檔案進(jìn)行備份,這種情況下一旦服務(wù)器崩潰或者計(jì)算機(jī)損壞,所有的工作很可能前功盡棄。
三、加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施探析
(一)掙脫傳統(tǒng)管理觀念束縛,樹立檔案信息化管理理念
意識是行動(dòng)的前提,加快檔案的信息化建設(shè)務(wù)必先樹立員工及領(lǐng)導(dǎo)階層的信息化觀念。信息化建設(shè)并非一人或者一個(gè)部門的事,而是整個(gè)醫(yī)院的事。檔案管理部門首先需要對檔案管理的信息化建設(shè)做出整體規(guī)劃,然后號召其他部門進(jìn)行協(xié)助,同步發(fā)展,落實(shí)到醫(yī)院的各個(gè)部門,進(jìn)而形成新的檔案管理理念。這為信息化建設(shè)營造了良好的氛圍,更有利于檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
(二)優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)
由于檔案資源無法得到充分開發(fā),其價(jià)值未充分體現(xiàn),導(dǎo)致其地位低微。院方對其人事配備上并不重視,甚至委派給其他崗位的某些員工,以兼職的身份進(jìn)行工作。再者就是安排一些已退休的醫(yī)生來管理醫(yī)院檔案。檔案管理人員沒有相關(guān)專業(yè)知識且沒有任何信息管理技術(shù),這對檔案管理模式的更新是致命的影響。院方可以嘗試吸引年輕的技能型人才,通過引入新鮮血液促進(jìn)信息化建設(shè)。另外,在績效激勵(lì)制度上進(jìn)行完善,以充分激發(fā)管理工作者的工作積極性與創(chuàng)新意識,提高檔案管理的整體水平。
(三)建立系統(tǒng)化的檔案信息管理體系
檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)體系的形成,明確量化的標(biāo)準(zhǔn),發(fā)展過程不斷進(jìn)行完善優(yōu)化,并與時(shí)俱進(jìn),才能保證檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)。依據(jù)《檔案法》《醫(yī)療檔案管理方法》等相關(guān)法律法規(guī)制定出科學(xué)合理的管理制度。其運(yùn)作模式應(yīng)是醫(yī)院各個(gè)部門,自上至下相互協(xié)作、良性互動(dòng)下的高效運(yùn)作。最終提高檔案管理的信息化水平。
(四)引入信息化施工技術(shù)
檔案信息化建設(shè)難以展開,硬件設(shè)備不達(dá)標(biāo)是關(guān)鍵因素。檔案管理部門與院方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,加大資金的投入,置備信息化建設(shè)的必備設(shè)施,為實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
四、結(jié)語
無紙存檔代替紙質(zhì)存檔,不僅降低了存檔成本,還大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間。加快信息化建設(shè)的腳步務(wù)必要擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念,樹立檔案管理信息化理念。從根本上樹立醫(yī)院自上至下的整體信息化意識,解決施工技術(shù)問題,優(yōu)化檔案管理部門的人力資源結(jié)構(gòu)、完善信息化管理系統(tǒng),才能促進(jìn)信息化建設(shè)的順利開展,保證醫(yī)院的快速發(fā)展。
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