醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

吳江榮

摘 要：醫(yī)院的辦公室有大量不同種類和內(nèi)容的重要檔案，為減少物資及勞力的消耗，工作人員有必要采取措施優(yōu)化檔案的管理工作，工作的改革應(yīng)當(dāng)從轉(zhuǎn)變員工意識(shí)、改進(jìn)管理方式兩方面入手，本文簡(jiǎn)單介紹了優(yōu)化檔案管理活動(dòng)的方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；辦公室

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)

（一）種類和內(nèi)容較多

首先，醫(yī)院有許多各科室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為目的的、更新頻繁的檔案，醫(yī)院的很多操作規(guī)程及日常規(guī)范均在持續(xù)完善著，檔案內(nèi)容及種類就會(huì)較為多樣；其次，醫(yī)院檔案中有大量涉及醫(yī)患關(guān)系的文件，患者在就醫(yī)時(shí)，可能會(huì)和醫(yī)生及院方發(fā)生糾紛，于是就會(huì)生成很多鑒定、解決方法、調(diào)查等重要檔案。

（二）管理活動(dòng)延續(xù)完整

一般來(lái)說(shuō)，完整、延續(xù)的管理檔案會(huì)因比較穩(wěn)固的人員安排得到保證，為更好服務(wù)于查閱，工作人員會(huì)做好歸類及整理檔案的工作。

（三）細(xì)致的文書書寫

管理者文書質(zhì)量的優(yōu)劣會(huì)在很大程度上影響著檔案的總體質(zhì)量，檔案的管理也包括了媒體對(duì)建設(shè)及發(fā)展醫(yī)院有關(guān)內(nèi)容的報(bào)導(dǎo)。

二、優(yōu)化檔案管理的意義

優(yōu)化檔案管理的必要性在于：第一，提高了資源利用率，減少了物資、勞力消耗，傳統(tǒng)的管理檔案會(huì)消耗許多資源于錄入、存儲(chǔ)檔案上，其原因就在于使用功能單調(diào)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，若普及使用先進(jìn)的電子技術(shù)，既會(huì)因引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為跨地調(diào)用檔案提供了便利，又可使管理工作高效進(jìn)行；第二，引入先進(jìn)技術(shù)會(huì)豐富管理方式，也可促進(jìn)信息共享工作的進(jìn)行，不同醫(yī)院及科室均可同時(shí)使用信息，使用效率得到大大提高，不過(guò)面對(duì)權(quán)益有關(guān)事宜，如公開(kāi)檔案權(quán)、信息隱私權(quán)及使用權(quán)等，工作人員應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎處理。為保證管理檔案活動(dòng)的順利、高效進(jìn)行，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)致力加強(qiáng)人們的守法意識(shí)及并做好風(fēng)險(xiǎn)防范，管理檔案活動(dòng)會(huì)在普及電子技術(shù)、完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之后變得更具實(shí)效性。在安全存儲(chǔ)及科學(xué)使用檔案信息中，因便捷度高、內(nèi)容和形式豐富、全面及可大量保存，電子技術(shù)優(yōu)勢(shì)明顯，尤其是搜索技術(shù)的使用，可為管理工作帶來(lái)更大的便利及更高的效率，因此，優(yōu)化管理檔案過(guò)程在經(jīng)濟(jì)模式持續(xù)轉(zhuǎn)變及迅速使用信息的現(xiàn)代社會(huì)中已經(jīng)勢(shì)在必行。

三、優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作的策略

（一）優(yōu)化管理意識(shí)

1.與時(shí)俱進(jìn)。管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力及道德水平，使管理工作不落后于時(shí)代。缺少科學(xué)意識(shí)、受教育程度低、無(wú)法緊跟時(shí)代及專業(yè)水平低是現(xiàn)今一些管理檔案者的狀態(tài)，這樣會(huì)使得檔案無(wú)法得到有效整理、歸類，既而被不斷擠壓，結(jié)果給使用、查看及存儲(chǔ)活動(dòng)帶來(lái)障礙，也難以讓檔案最大化體現(xiàn)用途。

2.提高安全意識(shí)。實(shí)物檔案的安全管理包括：①晚上做好防盜；②空氣干燥時(shí)抓好防火；③下雨，尤其是梅雨天氣時(shí)關(guān)注防潮；而為預(yù)防木馬、黑客侵入，提前備份，保證在無(wú)危險(xiǎn)狀態(tài)下使用網(wǎng)絡(luò)和機(jī)器系統(tǒng)是安全管理電子檔案時(shí)應(yīng)要做好的工作；此外，若有人要提供、抽調(diào)檔案，注意不得將其任意放置。

（二）優(yōu)化開(kāi)發(fā)、應(yīng)用檔案資源的方式

1.加強(qiáng)源頭管理。優(yōu)化源頭管理，強(qiáng)化檔案管理建設(shè)應(yīng)從2個(gè)地方入手：①辦公室人員的處事水平應(yīng)提升，為盡可能優(yōu)化應(yīng)用檔案的價(jià)值，管理者應(yīng)隨時(shí)掌控檔案資源品質(zhì)、及時(shí)儲(chǔ)備檔案，管理者要盡力做到不失去檔案完整用途，為此，應(yīng)精心、仔細(xì)的存儲(chǔ)已匯總、搜集好的檔案。管理者改善管理策略時(shí)，應(yīng)注意要有一個(gè)順利的開(kāi)端。管理者若要迅速獲取正確的、用戶想要的資源，就要從管理源頭上加以強(qiáng)化、建立順暢的系統(tǒng)循環(huán)，將管理質(zhì)量提高上去。應(yīng)注意：在醫(yī)院一切科室配合密切的前提上，再優(yōu)化專職檔案管理者工作方式，才會(huì)做好源頭管理。另外，醫(yī)院應(yīng)在年末評(píng)定、考核中審查各科室的管理狀況，及時(shí)嘉獎(jiǎng)管理出色者，這樣才能夠讓員工更為負(fù)責(zé)及主動(dòng)；②醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為此，應(yīng)開(kāi)展各類培訓(xùn)、提升員工能力，為更高質(zhì)、高效的開(kāi)發(fā)運(yùn)用檔案資源，醫(yī)院應(yīng)提高相關(guān)的資金投入[1]。

2.抓好關(guān)鍵點(diǎn)及突破口。醫(yī)院應(yīng)督促管理者把握工作關(guān)鍵點(diǎn)及突破口，并根據(jù)實(shí)際情況采取最優(yōu)措施，而不可僅僅以傳統(tǒng)、過(guò)時(shí)的手段展開(kāi)工作，為此：第一，醫(yī)院應(yīng)盡快將信息化管理做到位，“改變立卷”、“建設(shè)網(wǎng)絡(luò)”、“精簡(jiǎn)流程”、“劃分專題”均可看作管理突破口，這樣才會(huì)實(shí)現(xiàn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)收益的共同提高；第二，可在工作中使用全自動(dòng)辦公系統(tǒng)，若要保證規(guī)范、有序的開(kāi)展管理工作，管理者可在辦公系統(tǒng)中記入工作所有步驟中的檔案信息，為盡快達(dá)到系統(tǒng)化、數(shù)字化管理的目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)在有序管理及歸檔電子資料，完備存儲(chǔ)檔案上更多著力。

3.從點(diǎn)至面、逐層遞進(jìn)。醫(yī)院應(yīng)從全局著眼，做好管理檔案的工作。醫(yī)院要想提高其經(jīng)營(yíng)的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)收益，就應(yīng)建立合理、完備的應(yīng)用及開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng)；管理檔案的從點(diǎn)至面、逐層推進(jìn)才可保證其得以長(zhǎng)期、穩(wěn)健的發(fā)展。第一，信息化管理方式應(yīng)在所有科室推行；第二，醫(yī)院?jiǎn)T工應(yīng)及時(shí)做梳理、總結(jié)及創(chuàng)新，令信息化建設(shè)得以持續(xù)進(jìn)行；第三，不得急于求成，允許存在一個(gè)信息化逐漸推進(jìn)的過(guò)程，這樣才會(huì)可持續(xù)的進(jìn)行辦公室檔案管理活動(dòng)[2]。

4.強(qiáng)化物質(zhì)和技術(shù)保障。物質(zhì)上具備良好的設(shè)備、保存空間及工作條件，技術(shù)上讓員工擁有優(yōu)異的方便管理的電腦操作水平及專業(yè)技能，才可保證管理工作的順利開(kāi)展，醫(yī)院不可忽略技術(shù)條件、物質(zhì)條件任何一方的充分準(zhǔn)備，醫(yī)院若想高效、可持續(xù)的開(kāi)展管理工作，就必須同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)及物質(zhì)上的投資建設(shè)。

5.完善資源的開(kāi)發(fā)應(yīng)用。管理者工作的目的及責(zé)任是有序、規(guī)范的使用及開(kāi)發(fā)檔案資源，方便于用戶。其中，為保證其他工作的順利推進(jìn)及最后的科學(xué)應(yīng)用信息，搜集、理順及加工檔案信息至關(guān)重要。

四、結(jié)論

為提高資源利用率、促進(jìn)信息共享，醫(yī)院辦公室有必要對(duì)檔案管理的全過(guò)程加以優(yōu)化，為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，讓管理檔案員工觀念跟上時(shí)代、且具有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)；同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)督促員工提高業(yè)務(wù)能力，緊抓關(guān)鍵點(diǎn)及突破口，強(qiáng)化物質(zhì)和技術(shù)保障，全面、可持續(xù)的做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃睿一.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，21（7）：161-162.

[2]嚴(yán)莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，01（5）：94-96.