試析如何做好檔案保密管理與利用

孫玉帥

摘 要：檔案的管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案關(guān)系著很多的信息，這些數(shù)據(jù)有紙質(zhì)的也有電子的，在現(xiàn)代這個(gè)信息化時(shí)代，社會(huì)是在不斷進(jìn)步的，檔案的管理工作越來越受到人們的重視。因?yàn)闄n案的社會(huì)價(jià)值在不斷的凸顯，現(xiàn)在檔案的管理方式在不斷的改變，已經(jīng)有了一定的成果，現(xiàn)在的保存介質(zhì)是紙質(zhì)與電子相結(jié)合，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)有所改進(jìn)，檔案管理部門在管理方式上改變的同時(shí)還應(yīng)該在檔案的保密上進(jìn)行改進(jìn)，保密措施做得更好，不要被時(shí)代所淘汰，因?yàn)殡S著科技的發(fā)展，很多的技術(shù)手段都能夠被應(yīng)用到生活中，為了防止不法分子得到相關(guān)的信息，應(yīng)該在檔案的保密上加強(qiáng)管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密；利用

經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，科技水平在不斷的提高，現(xiàn)在檔案的保密工作越來越受到重視，已經(jīng)引起了相關(guān)部門的警覺，因?yàn)闄n案管理一方面是個(gè)人和社會(huì)信息的保存，另一方面是國家的重要機(jī)密，從這一方面來看，檔案信息的保密工作就顯得尤為重要。現(xiàn)在我國的檔案管理制度正在改革，保存介質(zhì)由紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)向電子檔案，電子檔案的保存是非常重要的，也是很容易被竊取的，在快捷方便的同時(shí)也帶來了安全隱患，因此，在做好保密工作的同時(shí)也要改進(jìn)檔案工作的形式和內(nèi)容，這樣檔案才能得到最大程度上的使用。

1 檔案保密工作的內(nèi)容

1.1 做好檔案保密級(jí)別的整理

檔案在管理時(shí)是需要進(jìn)行分級(jí)的，把相同級(jí)別的檔案放在一起，檔案的等級(jí)分為三個(gè)等級(jí)，分別是絕密、機(jī)密和秘密。把檔案劃分出等級(jí)的原因，主要就是提高檔案工作人員對(duì)檔案工作的掌握程度，了解檔案管理的基本知識(shí)，檔案管理工作不是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，這是一個(gè)要長(zhǎng)期研究發(fā)展的領(lǐng)域，在工作人員了解了這些知識(shí)后，能更好地開展工作，提高工作效率。檔案等級(jí)的劃分并不是固定的，以上三種是經(jīng)常用到的，是現(xiàn)階段社會(huì)所需要的保密模式，檔案的等級(jí)劃分是與社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r有緊密關(guān)系的，隨著社會(huì)進(jìn)步還會(huì)有新的保密等級(jí)?，F(xiàn)在我國為了加強(qiáng)檔案的保密程度，已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)的法律，說明了對(duì)檔案保密工作的重視，此次法律的出臺(tái)主要是在兩個(gè)方面進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)：一個(gè)是對(duì)解密劃控的時(shí)間進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，在檔案的內(nèi)容和保密程度上都進(jìn)行了說明，另一方面是對(duì)調(diào)密工作進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，調(diào)密工作就是對(duì)檔案的保密程度進(jìn)行調(diào)整，如果是涉密的文件一定要進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控，還要把檔案資源的分級(jí)工作做好，不要出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，界限一定要分明，工作一定要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，只有本著這個(gè)工作態(tài)度，保密工作才能做的更好。檔案的管理部門也有要求，各個(gè)部門一定要加強(qiáng)溝通，只有時(shí)刻保持著聯(lián)系，才能把檔案工作做的更出色。

1.2 建立檔案管理的新秩序

相關(guān)的檔案部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)一定要重視每一個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是在進(jìn)行調(diào)密時(shí)，一定要注意原本的檔案是否有錯(cuò)亂的現(xiàn)象，不要遺失掉任何的東西，這些東西有可能會(huì)成為國家的重要機(jī)密，一定要把眼光放的長(zhǎng)遠(yuǎn)一些，檔案管理工作人員一定要有這樣的意識(shí)，這樣才有利于檔案工作的順利進(jìn)行。從以往我國的檔案管理情況來看，保密工作進(jìn)行的還不是很好，還有很多需要改進(jìn)的地方，有一些情況在法律中并沒有約束，因此新出臺(tái)的法律考慮的比較全面，新增加的內(nèi)容更加的適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的需要，檔案保密工作的路還很長(zhǎng)。

第一，要?jiǎng)澏芷?，這種制度的建立能夠做到檔案的密期滿自動(dòng)解密，為檔案管理工作提供了方便。第二，建立健全調(diào)密通知單的相關(guān)制度。如果在具體的檔案共組中，出現(xiàn)保密文件的秘密程度發(fā)生變化的情況，要及時(shí)地通知檔案室，以便做好檔案工作的調(diào)整，加強(qiáng)工作的銜接，對(duì)于檔案工作的變動(dòng)情況能夠及時(shí)的解決。第三，要對(duì)涉密檔案的接收制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能對(duì)檔案的秘密程度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，在具體的工作中不至于出現(xiàn)檔案保密工作的不完善現(xiàn)象。

1.3 加強(qiáng)涉密檔案管理的科學(xué)性

在以往的檔案管理工作中，對(duì)于秘密檔案和非密檔案的管理沒有嚴(yán)格的區(qū)分，總是進(jìn)行混亂保管和混亂提供，有時(shí)就會(huì)造成檔案機(jī)密的泄露。因此，采取科學(xué)合理的檔案管理工作方法是非常重要的。在進(jìn)行檔案信息提供的時(shí)候不能將檔案文件的原件提供出來，無論檔案是否是保密文件，做好檔案文件的密封工作，特別是涉密檔案。

2 檔案的利用

2.1 制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.2 隊(duì)伍建設(shè)

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。

2.3 監(jiān)督措施

在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象和不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。

2.4 做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2.5 做好檔案的解密工作

向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3 檔案保密工作與利用工作中的對(duì)策與措施

3.1 認(rèn)識(shí)提升到位

檔案保密既是檔案管理的工作內(nèi)容，也是整個(gè)保密工作的重要組成部分。檔案保密實(shí)際上是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因?yàn)樯婷芪募Y料已經(jīng)立卷歸檔了，進(jìn)了檔案保管室，就如同入了保險(xiǎn)柜，可以高枕無憂了。

3.2 體系完善到位

抓好檔案保密管理工作，必須進(jìn)一步健全和完善三大體系。一是組織領(lǐng)導(dǎo)體系。各級(jí)各部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)分析和研究檔案保密管理中的新情況、新問題。二是管理制度體系。我們要建立健全立卷歸檔、檔案提供、檔案保管等一系列工作規(guī)范，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。三是責(zé)任監(jiān)控體系。要運(yùn)用目標(biāo)管理崗位責(zé)任制的形式，實(shí)行工作責(zé)任的細(xì)化和分解，做到責(zé)任到項(xiàng)、責(zé)任到崗、責(zé)任到人，保證一級(jí)抓一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，層層承擔(dān)責(zé)任，事事抓落實(shí)。

4 結(jié)論

檔案管理工作在不斷的進(jìn)步中，同時(shí)檔案的保密工作也在不斷的進(jìn)行改善，因?yàn)橹挥袡n案的保密工作做好，國家的機(jī)密得以保存，才能使檔案發(fā)揮它本身的作用，利用價(jià)值會(huì)更大，這樣會(huì)為社會(huì)作出更大的貢獻(xiàn)，因此我們一定要重視檔案的保密工作，國家要出臺(tái)法律讓檔案的管理有制度保障，讓檔案的保密工作可以做得更好，不論是我們的個(gè)人檔案還是國家的機(jī)密檔案都能夠得到很好的保護(hù)，檔案工作人員也要重視檔案，提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

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