淺談企業(yè)檔案管理中的“人檔分離”

代冬敏

摘 要： 一份人事檔案，囊括了一個(gè)人的一生。隨著企事業(yè)單位人員流動(dòng)性的增多，造成了“人檔分離”現(xiàn)象。遼河油田公司錦州采油廠保管職工檔案6954卷，其中有檔無人檔案為322卷。造成這些檔案滯留的原因主要是辭職、除名、歷史原因等。如何管理和轉(zhuǎn)遞這些人事檔案，本文將從“人檔分離”檔案的原因、“人檔分離”檔案保管與轉(zhuǎn)遞三個(gè)方面論述。

關(guān)鍵詞：人檔分離；檔案保管；檔案轉(zhuǎn)遞

一份人事檔案，囊括了一個(gè)人的一生。隨著企事業(yè)單位人員流動(dòng)性的增多，造成了“人檔分離”現(xiàn)象。遼河油田公司錦州采油廠保管職工檔案6954卷，其中有檔無人檔案為322卷。造成這些檔案滯留的原因主要是辭職、除名、歷史原因等。如何管理和轉(zhuǎn)遞這些人事檔案，本文將從造成“人檔分離”檔案的原因、“人檔分離”檔案的保管與轉(zhuǎn)遞三個(gè)方面論述。

一、“人檔分離”的原因

1.辭職人員檔案滯留。近些年，企業(yè)員工由于個(gè)人原因紛紛辭職，辭職后通常檔案滯留企業(yè)，原因如下：一、辭職后未能馬上找到接收單位；二、辭職后找到接收單位，但接收單位為私營(yíng)企業(yè)，對(duì)員工檔案不予以保管；三、辭職后未能考取研究生，在家繼續(xù)復(fù)習(xí)；四、入職后沒有實(shí)際參加工作立即辭職，新接收單位為員工新建檔案；五、辭職后出國(guó)定居，檔案滯留本單位。

2.除名人員檔案滯留。企業(yè)中，由于違反勞動(dòng)紀(jì)律或是違法犯罪行為被企業(yè)除名人員，除名后檔案滯留企業(yè)，原因如下：一、除名人員在獄中服刑；二、除名人員未找到接收單位；三、除名人員重新就業(yè)，但由于個(gè)人隱瞞，在新單位新建檔案。

3.歷史原因檔案滯留。由于歷史原因與企業(yè)有償解除勞動(dòng)合同，養(yǎng)老保險(xiǎn)仍在企業(yè)續(xù)交人員，其檔案仍在企業(yè)保管，導(dǎo)致檔案的滯留。

二、“人檔分離”檔案的保管

由于很多年的積累，企業(yè)滯留人員檔案越來越多，一些辭職除名后找到新單位的人員能夠回企業(yè)辦理檔案的轉(zhuǎn)遞，而大部分未能找到工作或是個(gè)人原因?qū)е聶n案滯留，如何保管這些檔案。

1.提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)知程度

成立由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)掛帥的檔案工作檢查領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，及時(shí)下發(fā)整改通知書，并安排專人對(duì)檢查情況踐行督導(dǎo)。同時(shí)為了使檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)的要求，制定檔案工作開展的整體規(guī)劃，有利于檔案工作的順利開展。

2.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和政策支持，加大對(duì)檔案工作的硬軟件投入

（1）按照人事檔案管理規(guī)定中的有關(guān)要求，尋求政策和領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭(zhēng)取資金，為人檔分離檔案配置符合辦公標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)室、檔案柜溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。

（2）加大辦公自動(dòng)化和信息化程度，爭(zhēng)取資金引進(jìn)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，提高人事檔案資源的利用效率和速度，真正的實(shí)現(xiàn)“人檔分離”。

3.提高檔案管理人員的管理水平

（1） 按照崗位編制配置要求，合理安排專職或兼職檔案員。不定期組織檔案員參加各種檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（2） 檔案管理工作是一項(xiàng)十分瑣碎，繁重的工作，而且十分的乏味。這就要求檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，在扎扎實(shí)實(shí)干好自身工作的基礎(chǔ)上，要不斷創(chuàng)新工作方法，加強(qiáng)對(duì)信息化辦公的學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，全面高效的做好檔案管理工作。

4.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的需要，這就要求檔案工作者和有關(guān)管理部門跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化輔助手段，通過人事檔案管理軟件，對(duì)企業(yè)中的檔案信息按照不同的要求進(jìn)行分類。實(shí)現(xiàn)要查找某一位員工的檔案室，可是快速、準(zhǔn)確、全面的查到這個(gè)人的所有信息資料，大幅度提高檔案工作效率。

三、“人檔分離”檔案的轉(zhuǎn)遞

1.人事檔案屬于一個(gè)人的機(jī)要文件，只允許專人轉(zhuǎn)遞或者機(jī)要運(yùn)輸，嚴(yán)禁通過郵政和快遞轉(zhuǎn)遞的。

2.需要轉(zhuǎn)遞的人事檔案必須毫無保留的轉(zhuǎn)遞，不能無故扣留或漏發(fā)。檔案內(nèi)容須包括：學(xué)籍檔案、入黨材料、轉(zhuǎn)檔手續(xù)、婚育證明、原單位為國(guó)有企業(yè)的，必須有離職文件。

3.辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)，認(rèn)真填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入單位名頭填寫清楚，轉(zhuǎn)出人和接收人簽字備案，方便以后知道檔案去向。

“人檔分離”體現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化的一種程度，符合人事檔案管理的發(fā)展方向，與傳統(tǒng)人事檔案管理中的“人檔統(tǒng)一”并不矛盾，而是在人事檔案保管和利用基礎(chǔ)上的繼承和發(fā)展。檔案囊括了一個(gè)人的一生，在我們的實(shí)際工作中，我們應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)，按照人事檔案管理規(guī)定做好“人檔分離”檔案的保管與轉(zhuǎn)遞工作，確保每個(gè)人每個(gè)階段檔案的完整性。