淺談疾控中心檔案管理工作

王茜

摘 要：疾病預(yù)防控制中心是國家行政機(jī)關(guān)中的重要職能部分，它承擔(dān)著群體預(yù)防工作，其工作效果好壞直接關(guān)系到老百姓的身體健康。而疾控中心在開展各種疾病的監(jiān)測、分析、防治等工作時，需要有大量的檔案資料，如果沒有完備的檔案管理，那么就會給其日常工作帶來嚴(yán)重的困擾，不利于疾控中心做好衛(wèi)生防疫工作。檔案資料中有記錄大量的珍貴歷史資料，可以給疾病研究提供重要的數(shù)據(jù)資料，促進(jìn)疾病防治工作的順利進(jìn)行。本文就當(dāng)前我國疾控中心檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出幾點提高檔案管理水平的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；疾控中心；問題；對策

疾控中心的檔案具有種類多、內(nèi)容多、范圍廣、周期長、不可復(fù)得性等特點，做好檔案的收集、整理、歸類工作，有利于提高檔案的利用率，促進(jìn)疾病的監(jiān)控、分析、防治工作的順利進(jìn)行。經(jīng)過對我國各級各地疾控中心的檔案管理進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各級各地的疾控中心檔案管理方法不一，管理標(biāo)準(zhǔn)不一致。有的疾控中心沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，檔案分散在各個科室中或是個人手中，幾乎不存在檔案管理的影子。有的疾控中心采用中心存目錄、科室存檔案的方式進(jìn)行檔案管理，檔案管理效率低，經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失、破損情況，這不利于疾控中心充分利用檔案資料，做好衛(wèi)生防疫工作。

一、疾控中心檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱。檔案管理工作是一項非常復(fù)雜又繁瑣的工作，它要求工作人員要有默默無聞的無私奉獻(xiàn)精神，工作人員細(xì)致、耐心的做好每一天的基礎(chǔ)工作，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢。疾控中心為廣大人民群眾提供衛(wèi)生防疫服務(wù)，是公益性機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作做得再好也無法創(chuàng)造一定的社會效益。這種情況就導(dǎo)致疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，檔案管理意識薄弱。許多疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)只是將檔案管理工作作為各個科室的一項基本工作任務(wù)，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，聘請專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的檔案管理，進(jìn)而也就導(dǎo)致了檔案管理效率低下的問題，檔案丟失、破損已不鮮見。

2.檔案管理能力弱化。有的疾控中心檔案管理制度落后，不能適應(yīng)新時期檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展要求。有的疾控中心缺乏對檔案的整體把握能力，沒能將檔案集中起來管理，檔案分散在各個科室中，許多檔案沒能及時歸檔整理，檔案管理能力低，檔案利用率低，檔案的作用沒能充分發(fā)揮出來。

3.檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)。檔案管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，疾控中心沒有為檔案管理制定出完善的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，沒有明確規(guī)定各個類型檔案的收集整理標(biāo)準(zhǔn)，這樣就使得檔案管理的規(guī)范性差。當(dāng)需要查找檔案資料或利用檔案資料時，往往需要翻箱倒柜找很久，這樣就降低了檔案資料的利用率，檔案資料的作用沒有被充分發(fā)揮出來。

另外，檔案的制作不規(guī)范。比如說，采用十六開的辦公室用紙來進(jìn)行規(guī)范的書寫，并留出裝訂線，如果沒有留出裝訂線，那么就給檔案的裝訂帶來一定的麻煩，不利于檔案管理工作效率的提高。

4.檔案管理信息化程度低。信息技術(shù)給人類社會帶來了翻天覆地的變化，它也可以運用于疾控中心的檔案管理中。運用信息技術(shù)可以提高檔案利用率，可以更好的保存檔案。雖然說許多疾控中心努力建立檔案管理信息化系統(tǒng)，但是，系統(tǒng)的功能少、實用性不強(qiáng)，不利于檔案利用率的提高，許多工作人員還是習(xí)慣性的查閱紙質(zhì)的檔案資料。所以說，還必須加緊檔案管理信息系統(tǒng)的研究，提高檔案管理的信息化水平。

二、提高疾控中心檔案管理水平的對策

1.建立檔案管理工作制度。疾控中心的檔案具有不可復(fù)制性的特點，必須做好檔案的收集整理工作，提高檔案管理的規(guī)范性，從而有效提高檔案的利用率。各地各級疾控中心應(yīng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的特點建立完善的檔案管理工作制度，明確檔案收集、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)。就拿檔案的收集來說，應(yīng)將隨時收集、定時收集、跟蹤收集和重點收集結(jié)合起來，確保檔案、資料齊全、完整。同時，檔案管理人員不僅要做好職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、保管工作，還應(yīng)定期、不定期指導(dǎo)督查本單位所屬各科室檔案資料的收集、整理，建立各類檔案管理制度，提高檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平。

2.優(yōu)先聘用高素質(zhì)人才從事檔案管理工作。疾控中心首先要提高思想認(rèn)識，設(shè)置專門的檔案管理部門，并聘用高素質(zhì)人員從事檔案管理崗位工作。同時，還應(yīng)在實際工作中加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，從而提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)。

由于疾控中心的檔案管理工作具有保密性和服務(wù)性的特點，所以說，應(yīng)開展政治素養(yǎng)培訓(xùn)，提高檔案人員的政治覺悟，使其以高度責(zé)任心面對每一天的工作。強(qiáng)化檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高自身綜合技能，創(chuàng)造性的開展檔案管理工作，不斷提升檔案管理水平，為本地區(qū)衛(wèi)生防疫工作做出積極貢獻(xiàn)。

3.提高檔案管理的信息化水平。檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是提高檔案管理水平的重要措施，是減少檔案管理工作量的重要方法，是提高檔案利用率的重要方法。疾控中心將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息工作中，統(tǒng)籌規(guī)劃，完善檔案信息化管理系統(tǒng)，充分利用室藏檔案資源，提高信息化系統(tǒng)的實用性，增加功能，增加檔案資料的查詢功能，將模糊查詢、綜合查詢、分類查詢等有機(jī)結(jié)合起來，提高檔案利用率。

4.實行檔案兩級管理。實行檔案的兩級管理就是說：將檔案管理工作分成中心級和科級的兩級管理。中心級的檔案具有綜合性、學(xué)術(shù)性的特點，比如說：檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、年度衛(wèi)生檢測報告、疫情流行病因分析報告等就屬于中心級檔案。而科級的檔案則是在日常工作中產(chǎn)生的，這些檔案資料要根據(jù)其服務(wù)對象的發(fā)展情況而變化，具有易變性，如疫情調(diào)查處理材料、工作人員的體檢報告、公共衛(wèi)生監(jiān)測報告等就屬于科級檔案。

疾控中心可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點制定出明確的檔案兩級管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確區(qū)分中心級檔案和科級檔案。成立中心級檔案管理部門和科級檔案管理小組，由專業(yè)人員做好檔案管理工作，逐步提高檔案管理水平。

三、結(jié)語

疾控中心檔案管理效果的好壞直接關(guān)系到其衛(wèi)生防疫水平，關(guān)系到老百姓的身心健康。其檔案具有種類多、內(nèi)容多、范圍廣、周期長、不可復(fù)得性等特點，檔案管理工作難度大，這要求各級疾控中心認(rèn)識到檔案管理的重要性，加大資金投入，進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)；創(chuàng)新管理體制，采用職責(zé)權(quán)清晰的兩級管理體制；加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)；學(xué)習(xí)《檔案法》，健全檔案管理工作制度。

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