數(shù)據(jù)庫建模在倉儲保管中的應用

剡政瑜,劉雅蕾

(1.長慶油田公司　物資采購管理部,陜西　西安　710018；2.長慶油田公司　物資供應處,陜西　咸陽　712000)

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數(shù)據(jù)庫建模在倉儲保管中的應用

剡政瑜1,劉雅蕾2

(1.長慶油田公司物資采購管理部,陜西西安710018；2.長慶油田公司物資供應處,陜西咸陽712000)

[摘要]文章主要針對咸陽供應轉(zhuǎn)運站倉儲保管存在大量的紙質(zhì)記錄造成出入庫資料查詢不易,與上級部門、二級單位、運輸系統(tǒng)核對信息查找時間長、耗費人力多等情況,分析資料查詢困難的主要原因,并據(jù)此提出切實可行的解決對策,對提高全站保管物資出庫資料管理水平具有積極的作用。

[關鍵詞]數(shù)據(jù)庫建模；數(shù)據(jù)庫應用；倉儲保管

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.030

1概述

1.1基本情況介紹

某站庫屬于長慶油田一級站庫,主要承擔石油轉(zhuǎn)運管材、流體用無縫鋼管、優(yōu)鋼、板材、建材、化工用品等物資的倉儲、轉(zhuǎn)運任務?，F(xiàn)存物資統(tǒng)計顯示,目前儲存物資種類多、數(shù)量大,儲存周期長且二級單位名稱繁多,配送具體用料地址偏遠,標段復雜,生成單據(jù)信息量大,由此可以看出,把單據(jù)提供的信息按一定的模型組織起來,提供存儲、維護、檢索數(shù)據(jù)的功能,建立起來的信息系統(tǒng)可以方便、及時、準確地從數(shù)據(jù)庫中獲得所需的信息,可以有效地提高物資出入庫資料管理水平。

1.2概念

1.2.1數(shù)據(jù)庫建模

在設計數(shù)據(jù)庫時,對現(xiàn)實世界進行分析、抽象，并從中找出內(nèi)在聯(lián)系，進而確定數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu),這一過程就稱為數(shù)據(jù)庫建模。

1.2.2數(shù)據(jù)庫設計

是指對于一個給定的應用環(huán)境,構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式、建立數(shù)據(jù)庫及其應用系統(tǒng),使之能夠有效地存儲數(shù)據(jù),滿足各種用戶的應用需求。

1.2.3數(shù)據(jù)庫基本理論

數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是從全局觀點出發(fā)建立,按一定的數(shù)據(jù)模型進行組織、描述和存儲。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是為眾多用戶所共享其信息而建立的,不同的用戶可以按照各自的用法使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),并按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù),在信息化社會,充分有效地利用各類信息資源是進行科學研究和決策管理的前提條件。

1.2.4數(shù)據(jù)分析

是指用適當?shù)慕y(tǒng)計分析方法對收集來的大量數(shù)據(jù)進行分析,提取有用信息和形成結(jié)論對數(shù)據(jù)加以研究和整理的過程。

2倉儲保管中物資信息存儲的弊端

2.1倉儲保管中物資信息存儲現(xiàn)狀

該站庫保管班在物資收發(fā)過程中一直以傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄為主,物資收發(fā)高峰,在配送工作方面產(chǎn)生的問題很多,配裝料、小噸位、用料急,物資名稱規(guī)格復雜,運輸車輛需按照送貨的先后順序卸車,基于保管的記錄方式,保管員需要做大量的準備工作,每發(fā)一輛車，從開始發(fā)貨前的統(tǒng)計、查找資料到物資發(fā)出后的資料整理,都需要花幾天的時間,即便是認真仔細核對仍然會發(fā)生規(guī)格混串、地點錯誤的情況,直接影響物資出庫,增加了業(yè)務差錯率。

2.2倉儲保管物資紙質(zhì)記錄的不足

紙質(zhì)記錄需要閱讀的數(shù)量很多,書寫不規(guī)范、不易查詢,攜帶不便,保存需要很大空間,不環(huán)保,易丟失缺頁。

3倉儲保管中物資信息存儲的解決方案

3.1基礎數(shù)據(jù)分析與整理

數(shù)據(jù)分析的目的是把隱沒在一大批看來雜亂無章的數(shù)據(jù)中的信息集中,通過采集分析大量的信息數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)一個數(shù)據(jù)庫的建立需要準確的基礎數(shù)據(jù),那么數(shù)據(jù)的分析與整理就顯得尤為重要。

從事數(shù)據(jù)分析工作的前提是保管員懂業(yè)務、熟悉業(yè)務流程,如果脫離行業(yè)認知，數(shù)據(jù)分析的結(jié)果就沒有太大的使用價值。

在實際倉儲保管中，每一筆到貨物資都能產(chǎn)生一系列的信息數(shù)據(jù),例如到貨物資會產(chǎn)生數(shù)量、噸位、米長、四號定位、計量單位等有效信息,通過使用計量設備過磅、公式換算等方法可以準確獲知物資的數(shù)量,物資到貨時存放的位置。在存放物資的現(xiàn)場設立儲存物資標識牌標注物資的屬性及定位,出庫物資的配送車輛信息、出庫單據(jù)以及隨貨資料存檔的檔案編號必須與記錄資料一致。準確收集和整理第一手基礎數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)成為數(shù)據(jù)庫信息的重要過程,以求最大化地開發(fā)數(shù)據(jù)資料功能、發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。

3.2數(shù)據(jù)庫建模

建立數(shù)據(jù)庫主要為了管理和應用的方便,如果不建立數(shù)據(jù)庫,只能以紙質(zhì)文字的形式查詢,數(shù)據(jù)的準確性和安全性都很難保證。建立數(shù)據(jù)庫后,可以供很多人同時查詢和應用,保管員對數(shù)據(jù)進行變更后,所有用戶經(jīng)查詢都可以馬上看到變化后的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)共享性不僅滿足了保管員對信息內(nèi)容的要求,同時也滿足了用戶之間信息通信的要求。利用數(shù)據(jù)庫準確定位,方便查找、修改靈活、提高工作效率,響應無紙化辦公要求提高收發(fā)存辦公信息化程度。

3.3倉儲保管物資信息存儲存在問題及解決方案

根據(jù)咸陽供應轉(zhuǎn)運站生產(chǎn)實際情況記錄數(shù)據(jù)方法及存儲方式,制定解決保管物資信息存儲存在問題的解決方案，見下表。

倉儲保管物資信息存儲存在問題解決方案

綜上所述,現(xiàn)今社會信息化已滲透到社會的各個方面,把信息系統(tǒng)中大量的數(shù)據(jù)按一定的模型組織起來,提供存儲、維護、檢索數(shù)據(jù)的功能,使信息系統(tǒng)可以方便、及時、準確地從數(shù)據(jù)庫中獲得所需信息?，F(xiàn)在物流倉儲行業(yè)對從業(yè)人員的信息化水平提出了新的要求,建立有效的數(shù)據(jù)庫能夠滿足各種用戶的應用需求。

4數(shù)據(jù)庫在倉儲保管中的應用

4.1利用數(shù)字化建模完成儲存物資動態(tài)分析

將倉儲物資名稱規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、噸位、單重、技術(shù)標準、合同號、物料碼、計劃號、外向交貨單號、單據(jù)日期、配送車輛車號、用料名稱、發(fā)貨地址、發(fā)貨情況備注、運單編號、驗收出庫單編號,存放在數(shù)據(jù)庫中見圖1。

圖1　儲存物資信息數(shù)據(jù)庫建立流程

實施效果：實現(xiàn)物資、資料以及數(shù)據(jù)的一致性,提升查詢準確度。

用不同的顏色來區(qū)分儲存物資不同狀態(tài),如第一種顏色區(qū)域表示出庫物資的剩余數(shù)量及執(zhí)行狀態(tài),第二種顏色區(qū)域表示物資已發(fā)出進入ERP結(jié)算狀態(tài),第三種顏色表示需要物資保養(yǎng)才能出庫等。見圖2。

圖2　不同色塊區(qū)分儲存物資的不同狀態(tài)

4.2使用向?qū)Ы⒉樵?/p>

將查詢形式分類,以辦公軟件表格形式輸出查詢結(jié)果,實現(xiàn)字段選取、記錄篩選、選擇排序方式，數(shù)據(jù)文件可以長期保存在外存儲器進行多次存取、修改和查詢操作。此外篩選是查詢處理區(qū)域中數(shù)據(jù)集結(jié)的快捷方法,把滿足條件的數(shù)據(jù)查詢出來,檢索功能方便單獨數(shù)據(jù)的處理。

實施效果：建立有效的數(shù)據(jù)庫建模,便于攜帶,極大地節(jié)省了儲存空間。對資料進行編碼方便查閱,打破傳統(tǒng)手寫紙質(zhì)記錄觀念意識。

5結(jié)論

通過上文我們可看出,只要制訂好有針對性的方案,完全可以大幅提高物資出入庫資料管理水平,有力保障該站倉儲保管工作的正常運行。因此掌握數(shù)據(jù)庫在倉儲保管中的應用就顯得尤為重要。①通過實際參與收集、整理、描述、和分析數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫,完全可以替代紙質(zhì)記錄。②利用數(shù)據(jù)庫建模感受統(tǒng)計在生產(chǎn)中的重要作用,培養(yǎng)重視調(diào)查研究的良好習慣和科學態(tài)度。③數(shù)據(jù)庫建模有效提高物資出入庫資料管理水平。

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