試論檔案管理的問題與對策

巴彥

[摘 要]檔案在經(jīng)濟體制快速發(fā)展并不斷完善的今天，在各個團體單位中所占比重越來越大，就我國目前而言，各單位團體對于檔案管理沒有合理規(guī)范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理結(jié)果，存在記載不清或無處可查等諸多問題，跟不上經(jīng)濟的發(fā)展步伐。檔案作為信息載體，在團體單位中扮演著著協(xié)調(diào)、依據(jù)的角色，是單位運作的基礎(chǔ)條件。所以，找出檔案管理中的問題，究其原因，是進行檔案管理的基礎(chǔ)條件，檔案管理者還要積極提升自身能力水平，在不斷的分析研究中找到適合的管理方案，使檔案管理工作科學有序的進行，為自身發(fā)展和社會使用提供資源。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；問題；對策一、檔案管理工作簡介

檔案管理從狹義來理解，就是檔案業(yè)務(wù)的工作。是檔案室利用科學的方法和原則進行檔案管理，以便更好地為社會的各項事業(yè)服務(wù)。提高機關(guān)單位的工作效率，保證機關(guān)單位的工作質(zhì)量，同時能維護一段時期真實的歷史面貌。檔案管理工作具有現(xiàn)實性，因為它記錄了過去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù)。檔案的真實性，可靠性決定了檔案是第一手參考材料。檔案真實記錄了單位工作的開展和結(jié)果，完整系統(tǒng)的檔案是一個單位工作內(nèi)容與成果的書面概括和客觀的反映，為今后工作的開展提供真實的參考和憑證。檔案管理信息來自單位工作的各個環(huán)節(jié)，包括單位上級主管對下級下發(fā)的指令、條例，規(guī)定等。這些信息都是通過檔案管理這項工作來進行分門別類的管理，方便日后的查詢。

二、檔案管理存在的問題

一直以來，檔案管理都采用人工管理模式。在人工管理的模式下，檔案資料在長期積累下產(chǎn)生了大量信息和資料，這導致文件的歸檔和檢索都非常的繁瑣。許多問題在這種管理模式下長期存在：（一）歸檔的內(nèi)容程式化。因為不符合時代的發(fā)展需求，生成的檔案材料缺乏完整性和系統(tǒng)性。工作單位在層次、分類、結(jié)構(gòu)等各個方面多元化發(fā)展，使得檔案的信息量驟然大增，檔案內(nèi)容漸趨復雜。由于單位在進行檔案管理目標不甚明確，檔案的整理也缺少可執(zhí)行的標準，檔案歸檔時候不夠科學，因此就導致了檔案的規(guī)范化程度較低，歸檔的材料不齊全，造成歸檔的內(nèi)容程式化，最后極其容易只是走個形式；（二）檔案管理制度不夠完善。在之前，檔案發(fā)展程度不夠，管理手段落后，管理模式呆板，和當今的電子技術(shù)發(fā)展脫軌。出現(xiàn)這個問題的主要原因是單位的檔案管理部門的硬件設(shè)備落后，更新不夠及時；（三）各級領(lǐng)導對檔案管理的意識薄弱，對建檔和歸檔不夠重視，許多基層的單位沒有指定和執(zhí)行檔案的細則，操作無章可依，缺乏規(guī)范的操作程序。檔案管理的工作人員服務(wù)意識比較淡薄。認為自己的工作就是接受和分類文檔。這個問題的出現(xiàn)主要是對檔案建設(shè)的重視度不夠；（四）經(jīng)費不足。檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)是專項經(jīng)費，這個經(jīng)費主要用在兩個方面。一個是更新硬件設(shè)備，例如電腦、檔案庫房等；另外一個是將經(jīng)費用在從事檔案科研工作，提高檔案管理的科學水準，加大經(jīng)費的投入比例。第五是檔案工作宣傳力度不夠，參與的群眾數(shù)量少，意識淡薄，檔案管理工作的性質(zhì)、內(nèi)容不被廣大群眾所了解。

三、檔案管理工作中存在問題的對策

如何對檔案進行更好的管理是我們現(xiàn)在需要做的，對檔案管理中出現(xiàn)的問題進行解決，才能從根本上解決這些問題。

（一）對檔案管理進行系統(tǒng)化的管理，提高管理人員的素質(zhì)。由于人員的素質(zhì)將會決定著檔案管理的質(zhì)量，所以人員素質(zhì)的提高成為檔案管理中最重要的一環(huán)。檔案工作連續(xù)性強，檔案管理人員需用較長時間才能逐漸適應。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。并且對檔案管理建立系統(tǒng)化的管理，來保證其管理的質(zhì)量。掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

（二）狠抓組織和人員落實工作，加強人員管理。對檔案的管理要做到組織機構(gòu)落實、人員落實、庫房落實。要做好檔案管理，首先必須理順管理體制，做到組織機構(gòu)落實。不論當前對管理采取何種模式，都要根據(jù)其實際情況，建立檔案管理組織機構(gòu)，配備專職檔案管理人員。采用分散管理模式的，一定要加強業(yè)務(wù)指導工作，保證檔案管理和整理的質(zhì)量。檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。只有建立健全的組織才能健全檔案管理。

（三）加大信息化的投入，利用計算機進行輔助管理。運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用數(shù)字化檔案管理，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。實行計算機輔助管理能提高效率，降低失誤率。對檔案的原有重要部分應該予以保留，并對檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。在計算機上建立網(wǎng)絡(luò)，對檔案進行網(wǎng)上管理，建立信息化的平臺，檔案管理的最終目的是提供檔案信息，為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

四、結(jié)語

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位，是社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

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