淺談檔案管理信息化必要性與建設(shè)方法

劉煥威

摘要：本文作者結(jié)合近些年的工作經(jīng)驗，淺談了檔案管理信息化必要性與建設(shè)方法，以期對今后的工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化必要性；建設(shè)方法

一、檔案管理實行信息化的必要性

事業(yè)單位已經(jīng)成為推動我國社會經(jīng)濟發(fā)展的力量之一，同時事業(yè)單位檔案管理作為社會公共服務(wù)的重要載體。事業(yè)單位的檔案管理實行信息化。有助于于我國社會經(jīng)濟的健康發(fā)展、有助于滿足人民的物質(zhì)和文化需求。因此，事業(yè)單位的檔案管理將作為我國社會進步的一個記錄者。詳細記錄了我國歷史的情況。檔案管理將成為維護社會發(fā)展的工具之一。一般來講.事業(yè)單位的檔案管理工作的是以數(shù)字化和信息化的形式進行，這種方式將加快事業(yè)單位檔案管理的信息化的進程。而隨著我國社會經(jīng)濟的急速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作的地位在事業(yè)單位中越來越突出，這就對對檔案管理工作提出了越來越嚴(yán)格的要求，因此，這將促使事業(yè)單位實行信息化的管理。信息化管理的檔案工作。有利于保證檔案信息的真實性和完整性，還有利于對檔案的相關(guān)資料進行有效的利用。信息化管理的過程，將使得檔案的分類、整理工作變得簡單和方便，還促進檔案管理工作的規(guī)范化。在信息化的社會中，事業(yè)單位要撈撈抓住機遇，不僅要加強檔案信息化的管理，還要促使整個辦公環(huán)境的信息化，最終使得整個事業(yè)單位都實現(xiàn)信息化。檔案管理實行信息化的管理，不僅可以提高檔案處理的效率，同時還為單位節(jié)省了相當(dāng)部分的辦公經(jīng)費，也方便工作人員的今后查閱。

二、信息化檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

人們普遍認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作。不需要檔案管理人員有過高的專業(yè)技術(shù)知識。因此這些因素都導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提升。部分檔案管理人員沒有具體的工作目標(biāo)，因此，在信息化迅速發(fā)展的今天，要想促進檔案管理的信息化發(fā)展，必須提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能提升檔案管理的信息化發(fā)展水平。

2.檔案信息利用率過低

由于受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響.部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案。工作的主動性比較差。因此。造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負(fù)責(zé)接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經(jīng)過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機作為檔案管理工作的主要手段。

3.檔案管理缺乏資金支持

由于現(xiàn)階段對檔案信息化管理不夠重視.使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設(shè)施嚴(yán)重不足并且十分落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息發(fā)展的需要。從信息化視角的角度出發(fā)。齊全的設(shè)備以及硬件和軟件設(shè)施是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。

4.檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題比較突出

由于受計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響。對于檔案管理的信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)安全問題亟待人們的關(guān)注以及解決。由于信息化技術(shù)的發(fā)展。檔案管理的形式以及載體也在呈現(xiàn)多樣化發(fā)展。使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷。但是開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易帶來很多網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。

三、促進檔案管理信息化建設(shè)的方法

1.加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

專業(yè)的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一。只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平。才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此。必須加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，建立起檔案管理信息化建設(shè)的觀念，使其不斷掌握計算機操作以及數(shù)據(jù)錄入等基本的信息化計算機操作技術(shù)。另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強化檔案管理人員的數(shù)據(jù)庫知識以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，并且在未來的培訓(xùn)工作中。要不斷對其進行專業(yè)技能的培養(yǎng)。用專業(yè)的技術(shù)知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標(biāo)能夠逐漸落到實處。

2.完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率

為了促進檔案管理工作的有序進行。必須建立科學(xué)資源數(shù)據(jù)庫，并且逐漸形成數(shù)據(jù)規(guī)模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化。通過用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來使得檔案管理的服務(wù)水平以及服務(wù)能力能夠有質(zhì)的提高與飛躍。并且在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息開發(fā)方面逐漸向高水平靠攏，提高網(wǎng)絡(luò)通信的標(biāo)準(zhǔn)以及計算機軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。

3.加大對檔案管理工作的投入

在樹立起檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)之后。首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標(biāo)準(zhǔn)以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術(shù)迅速發(fā)展的今天，這種標(biāo)準(zhǔn)是遠遠不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標(biāo)準(zhǔn)。

4.加強對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理

為了建立安全的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理信息的安全.必須加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理。建立以及完善檔案管理互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控機制，一旦出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)安全問題。能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，這些因素會嚴(yán)重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設(shè)施上保障檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全。

四、結(jié)語

綜上所述。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)是必然的，因此，在21世紀(jì)發(fā)展的今天，必須用信息化的觀念武裝檔案管理人員的思想。使檔案管理的信息化水平能夠迅速提升，從多角度、全方位的角度來推進檔案管理的信息化發(fā)展與進步。