高校教研檔案管理工作中存在的問題及對策研究

谷青

摘 要 高校教研檔案管理是高校教學研究的重要組成部分，對提高教育教學質(zhì)量，深化教育教學改革起著至關(guān)重要的作用。本文通過分析高校教研檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合工作實際，提出了在高校教研檔案管理中的新思路，進一步推動高校教研檔案管理有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞 教研 檔案 管理 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著高等學校教育教學改革的不斷深入和發(fā)展，高校教學研究類檔案不論從種類上還是數(shù)量上都日益增多，從國家級、省級、校級教育教學改革研究項目的立項、鑒定、教學成果獎，到各級各類質(zhì)量工程項目的申報，包括教學團隊、專業(yè)綜合改革試點、特色專業(yè)、工程教育人才培養(yǎng)模式改革試點、精品資源共享課程、雙語教學示范課程、精品視頻公開課程，再到培養(yǎng)計劃、教學大綱，這些資料往往是教師教學研究成果的積累，反映最先進的教育理念，對于保障教育教學質(zhì)量，指導教師日常教育教學活動，引導教師進行教學改革研究起到日益重要的作用，也是衡量高校教學研究水平的重要依據(jù)。然而，由于重視程度不足，高校教研檔案管理的發(fā)展速度落后于教學研究工作的發(fā)展速度，高校教研檔案管理仍存在管理手段滯后于信息發(fā)展水平、教研檔案利用效率偏低等問題。

1高校教研檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案存儲形式滯后

隨著科學技術(shù)的進步和經(jīng)濟社會的發(fā)展，高校的基本設施日益完善，為教研檔案管理的信息化提供了堅實的物質(zhì)保障。然而，高校教研檔案的儲存形式距離完全信息化仍有較大距離。例如，校級教育教學研究項目立項的申請書，由于在項目評審時多以紙質(zhì)檔形式參評，評審后存檔形式自然也是紙質(zhì)檔，這些材料以每年大約50個項目立項的速度增加，由于高校管理工作的周期性和重復性特點，這些材料會越來越多，導致后期查找效率低下，檔案利用效率相應較低，不能充分發(fā)揮檔案管理應有的價值。此外，諸如精品資源共享課程、雙語教學示范課程、精品視頻公開課程等一些課程類資源，多是以視頻、音頻、照片等形式存在，而存檔的材料多是申報書等一類紙質(zhì)文件，真正重要的視頻資料往往無法完全存檔，檔案不同程度的流失，極大地限制了檔案的利用效率。在信息化建設不斷深化的今天，用戶對檔案管理服務提出了更高的要求，高校檔案存儲形式滯后，阻礙了高等教育事業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案管理制度不健全

完善的制度體系是開展高校教研檔案管理工作的必要保障。近年來，《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等一系列檔案管理法制法規(guī)的出來，對高校檔案管理進行了規(guī)范和指導，不斷提高了高校檔案管理工作質(zhì)量和水平。但是，在高校檔案管理工作中，尤其是高校教研檔案管理工作中仍存在一些管理制度不健全的問題，例如：高校各管理部門、職能部門之間缺乏溝通，文件管理與檔案管理脫節(jié)；缺乏完善的指導制度，教研檔案搜集不全面；一些高校教研檔案管理工作態(tài)度不嚴謹，存在檔案存放無序、材料亂翻亂抽、借閱不按時歸還等不良現(xiàn)象，缺少必要的檔案保護制度和措施。此外，由于高校實行的是二級管理制度，學院教學部門往往對教研檔案不夠重視，需歸檔的資料不能及時、準確、分類管理，大大降低學院教師對教研檔案的利用效率。

1.3檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

高校檔案管理既是一項系統(tǒng)性工作，又是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，需要從業(yè)人員具備良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力。目前高校職能部門對高校教研檔案不斷重視，每年能夠按照檔案部門要求對重要教研檔案進行規(guī)范整理并存檔提交，但二級學院對教研檔案重視程度仍顯不足，學院檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，不少學院的教學管理人員兼職教研檔案的管理，這些管理隊伍普遍存在著專業(yè)素養(yǎng)較低、對教研檔案重視程度不足、日常工作多而繁雜等問題，他們?nèi)狈n案管理相關(guān)知識，嚴重影響了院系內(nèi)部教研檔案管理工作質(zhì)量和效率。此外，一些學院教學管理人員穩(wěn)定性不足，人才流失現(xiàn)象極為嚴重，頻繁地更換檔案管理人員大大影響了教研檔案的連續(xù)性和完整性。有的學院領(lǐng)導對教研檔案管理工作不夠重視，降低了檔案管理人員的工作熱情，不利于學院內(nèi)部教研檔案工作長久有效地持續(xù)開展。

2提升高校教研檔案管理工作水平的對策

2.1將先進技術(shù)與檔案存放緊密結(jié)合

在信息化加速發(fā)展的今天，教研檔案的存放也應當改變舊有模式，積極適應信息化發(fā)展變革。高校檔案管理部門應提升對教研檔案管理工作的重視，明確教研檔案管理工作要求，積極引入先進技術(shù)手段和設備，針對不同檔案特點特性，采取相適應的電子化、信息化存檔方式，提高教研檔案利用效率，充分開發(fā)和利用檔案資源，更好地為廣大教師進行教育教學研究工作提供更好的服務和支持，以適應知識經(jīng)濟發(fā)展的新趨勢。具體而言，高校檔案管理部門可以充分利用芯片技術(shù)、光纖技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等信息技術(shù)，進行檔案信息存儲、處理、開發(fā)以及利用，從而提高檔案信息管理的覆蓋率和效率，充分發(fā)揮教研檔案管理工作應有的服務功能，實現(xiàn)教研文檔一體化管理。同時，高校教研管理部門應轉(zhuǎn)變以往靜止的、僵化的信息存儲方式，減少紙質(zhì)文檔儲存，加速實現(xiàn)教研檔案信息資源共享，保證教研檔案材料及其信息的真實性、有效性，方便用戶查詢和使用。

2.2完善教研檔案管理制度

高校應在《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律體系的指導下，進一步加強和完善相關(guān)教研檔案管理制度，包括指導制度、監(jiān)督制度、考核制度、服務制度以及獎懲制度等，及時全面的更新教研檔案信息，使高校教研檔案為教育教學研究工作的開展提供切實幫助。同時，加強與二級學院之間的聯(lián)系和互動，督促二級學院做好教研檔案管理工作，方便教師查閱，使教研檔案切實為一線教師的教育教學工作服務。其次，在教研檔案信息化的前提下，開發(fā)建立一套自上而下的教研檔案信息的檢索、開發(fā)和利用系統(tǒng)，使二級學院相關(guān)人員具有檢索和提取相關(guān)教研檔案的權(quán)限，使用者能夠方便快捷地提取相關(guān)資料，提高高校教研檔案的利用效率，使高校教研檔案真正起到為教育教學研究服務的作用。

2.3加強教研檔案管理人員培訓

檔案管理人員是高校教研檔案管理的重要組成部分，檔案管理人才素質(zhì)的高低、業(yè)務的熟練程度和檔案管理工作水平息息相關(guān)。提高教研檔案人員的業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)已成為每個高校檔案管理工作中十分重要的一部分。要做到這一點，高校一是要加強教研檔案管理人員培訓，尤其是二級學院教研檔案管理人員的培訓，明確檔案管理工作者的職責，樹立其對本職工作認真負責的態(tài)度，切實做到愛崗敬業(yè)、堅持操守、按章辦事。二是要加強檔案管理相關(guān)的知識和信息技術(shù)培訓，為檔案管理人員自我提升搭建平臺，盡量滿足他們的發(fā)展需求，提高教研檔案管理人員的穩(wěn)定性。高?？啥ㄆ诮M織相關(guān)培訓研究工作，請優(yōu)秀檔案管理人才到校進行座談，更新教研檔案管理工作人員的理論知識體系和專業(yè)技能結(jié)構(gòu)，鼓勵他們利用工作之余自我學習和提升，適當提高他們的福利待遇，激發(fā)工作熱情。

總之，高校教研檔案能夠為高校教師教育教學研究提供最有價值的資料，為高校教師提高教育教學水平，深化教學改革提供重要的支持和幫助，為教學管理人員掌握教育教學改革歷史和發(fā)展方向提供數(shù)據(jù)支持，為高校教學評估、以評促建提供重要參考。因此，我們必須正視高校教研檔案管理中存在的問題，結(jié)合學校檔案管理工作實際，不斷優(yōu)化教研檔案管理模式，提高教研檔案管理工作水平，促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

基金項目：本文系河南省檔案局科技項目計劃立項課題：審核評估形勢下高校教研檔案工作的現(xiàn)狀與對策研究，研究成果，編號：2016-R-16。

參考文獻

[1] 常曉忠.高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑探析[J].企業(yè)導報，2015（23）：22-23.

[2] 王翀.基于信息化角度看高校教學檔案管理方式的轉(zhuǎn)型[J].蘭臺世界，2015（12）：88-89.

[3] 姜麗.抓住評估機遇推進高校檔案工作[J].工作指導，2016（04）：131.

[4] 宋永和.如何加強高校教學教研的檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007（17）：249.