信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革探討

鹿群群

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息化融入深入到了社會(huì)生活的方方面面，對(duì)信息時(shí)代的要求越來越高，而這樣信息社會(huì)的背景下，企業(yè)辦公室文書檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)，一場(chǎng)改革勢(shì)在必行。本文就現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文書管理工作中存在的問題進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)上，就信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)視角；企業(yè)辦公室；文書檔案管理

辦公室的文書檔案管理工作對(duì)其人事管理工作有重要影響。在信息社會(huì)視角下，辦公室的文書檔案管理工作能否適應(yīng)社會(huì)變化，滿足企業(yè)人事管理方面需求，這要求在新時(shí)期企業(yè)對(duì)辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新。使其順應(yīng)社會(huì)變化，滿足企業(yè)人事管理方面需求。

一、現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）目前我國(guó)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作與信息社會(huì)的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)

在新時(shí)代新時(shí)期下的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，企業(yè)辦公室的文書檔案工作的壓力相比較于之前大得多，并沒有人們所期待的那樣便利快捷，顯而易見，這并不是由于信息化發(fā)展所導(dǎo)致的問題，而是在今天這樣的信息與經(jīng)濟(jì)并存的時(shí)代下，辦公室文書檔案管理并沒有較好的利用信息技術(shù)來作為檔案管理的工具，綜上，現(xiàn)階段的我國(guó)企業(yè)在辦公室文書檔案管理工作的開展與社會(huì)脫節(jié)。

（二）我國(guó)企業(yè)辦公室文書檔案的管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能

在生產(chǎn)力迅速發(fā)展的今天，企業(yè)在人才任用方面相當(dāng)?shù)闹匾暼藛T的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能。尤其是辦公室的文案工作關(guān)系著企業(yè)對(duì)外合作以及對(duì)內(nèi)運(yùn)營(yíng)的重要依據(jù)，對(duì)其管理工作更要謹(jǐn)慎細(xì)微，但是相當(dāng)多的辦公室管理者認(rèn)為辦公室的文書檔案管理工作已經(jīng)具備完善的體系，不需要專業(yè)的人才進(jìn)行創(chuàng)新，這種消極落后的情緒嚴(yán)重導(dǎo)致了辦公室的文書管理工作的滯緩，影響了辦公室文書管理工作的質(zhì)量和效率。

二、建立健全我國(guó)企業(yè)辦公室文書管理工作改革的方法和對(duì)策

（一）對(duì)辦公室文書檔案的管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新

辦公室文書管理的方式進(jìn)行改革，能夠在很大程度上提高辦公室文書檔案管理工作的效率，是我國(guó)企業(yè)辦公室向規(guī)范化邁進(jìn)的必經(jīng)之路。

為了解決在企業(yè)辦公室文檔的管理過程中出現(xiàn)檔案登記記錄不明確的情況，對(duì)其管理方式要大力進(jìn)行改革創(chuàng)新。首先，在今后的文書檔案管理過程中，要明確檔案的具體責(zé)任人，就是在辦公室人員接受一份文書后，必須對(duì)其有個(gè)準(zhǔn)確地了解并明確其責(zé)任。其次，文書檔案管理工作要有完善的分工體系，要分工具體，落實(shí)到個(gè)人，減少文書管理的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤等。

（二）建立企業(yè)辦公室文書檔案管理的保障工作

企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作是為了保障企業(yè)的信息安全和為整個(gè)公司在辦公過程中提供方便的一項(xiàng)工作，因此，對(duì)文書檔案的保障機(jī)制非常重要。引進(jìn)先進(jìn)可靠地安全系統(tǒng)不僅提高的文書檔案的安全性，還在一定程度上體現(xiàn)了我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的改革創(chuàng)新意識(shí)，有利于企業(yè)人員工作效率的提高。

（三）完善辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)

完善辦公室文書檔案的檢索系統(tǒng)要遵守兩個(gè)基本要求：

1.確保文書檔案保存的完整性與安全性

2.檢索系統(tǒng)方便于查找文書檔案和將其歸檔

（四）定期清理過期或失效的文檔

過期或者失效的文檔不僅沒有任何的使用價(jià)值，還占用了一定的儲(chǔ)存空間，浪費(fèi)有限的辦公室資源，并且極容易與其他文檔混淆，為文檔的查找使用造成了阻礙，因此，定期的清理失效或過期的文檔對(duì)提高企業(yè)辦公室文書管理工作的效率有重要意義。

（五）加強(qiáng)辦公室文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

在這個(gè)信息化與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，信息與經(jīng)濟(jì)并存使信息量日益增大。企業(yè)辦公室的文書管理工作作為信息化的一部分，無法擺脫這種趨勢(shì)而獨(dú)善其身，為了使信息化更好的滲透到經(jīng)濟(jì)生活的層層面面，要求辦公室的管理者及相關(guān)的工作人員具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，所以加強(qiáng)辦公室文書檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)是有力的手段，要起到取長(zhǎng)補(bǔ)短，完善其身的作用，使辦公室的文書檔案管理工作能夠符合新時(shí)代下信息化社會(huì)的要求，能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，從而大大的提高我國(guó)企業(yè)辦公室文書管路工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語

在當(dāng)前國(guó)際經(jīng)濟(jì)發(fā)展與信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)下，企業(yè)辦公室文書管理工作作為信息化的重要組成部分，逐漸登上舞臺(tái)。辦公室的文書檔案管理工作涉及著企業(yè)人事管理，并對(duì)其起著很大的作用。通過本文對(duì)信息社會(huì)視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作過程出現(xiàn)的問題的認(rèn)識(shí)與探討，提出了相應(yīng)的完善我國(guó)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的方法和對(duì)策，希望能夠?qū)窈笃髽I(yè)在文檔方面的管理越來越符合時(shí)代發(fā)展的潮流，為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展創(chuàng)造更大的利潤(rùn)空間。

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