采購流程中的風(fēng)險點分析及管控措施

劉　沛

(中國石化集團　國際石油勘探開發(fā)有限公司,北京　100029)

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采購流程中的風(fēng)險點分析及管控措施

劉沛

(中國石化集團國際石油勘探開發(fā)有限公司,北京100029)

[摘要]采購是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常進行的必要前提,也是控制成本的重要手段。通過采購可以節(jié)約實際成本,提高銷售邊際利潤。識別采購流程中各主要環(huán)節(jié)的風(fēng)險,并提出管控措施,可以提高采購質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]采購流程；風(fēng)險管控；成本控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049

采購處于企業(yè)經(jīng)營運作的前端,在供應(yīng)鏈快速發(fā)展的今天,已成為維系整個供應(yīng)鏈安全、可靠和及時的重要部分。有效地對采購進行管理成為企業(yè)成本控制、提高利潤率以及取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵和保障。全流程的采購涉及采購計劃制訂、供應(yīng)商選擇、合同簽訂和執(zhí)行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險點,從采購流程著手,識別存在的風(fēng)險,進而采取有效管控措施以規(guī)避防范,能夠幫助企業(yè)降低采購成本,提高采購質(zhì)量。

1采購風(fēng)險的定義和識別

采購是企業(yè)在一定條件下從市場獲取資源,以保證生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。采購風(fēng)險則是指由于多種因素的綜合作用,在采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況,不能實現(xiàn)預(yù)期采購目標(biāo)。

隨著基于供應(yīng)鏈的采購流程不斷優(yōu)化,采購風(fēng)險具有復(fù)雜性、隱蔽性,幾乎貫穿供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)。因此在分析時應(yīng)當(dāng)綜合考慮采購流程的系統(tǒng)性,從供應(yīng)鏈的角度對風(fēng)險進行識別和分析,進而提出對應(yīng)的管控措施。

2采購流程中的風(fēng)險點及管控措施

2.1采購計劃管理

采購計劃指企業(yè)按照生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中物資需求和消耗規(guī)律,對計劃期內(nèi)物資采購活動所做的預(yù)見性安排。完善的采購計劃管理能夠提高采購計劃的可靠性,降低物料庫存,提升物資的及時供應(yīng)能力。

采購計劃管理風(fēng)險主要有：一是未編制采辦計劃,盲目采購,造成庫存短缺或積壓；二是采辦計劃未能建立在準(zhǔn)確判斷市場環(huán)境或是貨幣匯率變化的前提下,沒有科學(xué)囤貨,導(dǎo)致采購價格上漲；三是采購計劃編制不合理,與生產(chǎn)計劃不匹配；四是在制訂計劃時沒有充分考慮庫存情況,導(dǎo)致積壓庫存產(chǎn)生。針對這些風(fēng)險,采購部門要根據(jù)物資需求情況制訂采辦計劃及預(yù)算并在逐級審批后嚴格執(zhí)行；采購人員對常用物資的市場行情和匯率市場要有一定的了解和判斷,對于常用材料可在價格較低或交易貨幣匯率較高時與用戶部門核對,酌情多儲備一些；采辦部門接到需求計劃后,要與使用部門充分溝通,核實采購關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確性；定時盤庫,掌握庫存結(jié)構(gòu),積極利用庫存物資,在了解庫存情況的基礎(chǔ)上制訂采辦計劃。

2.2供應(yīng)商選擇

供應(yīng)商是企業(yè)的重要戰(zhàn)略合作伙伴,是決定采購產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。在采購需求確定后,采購部門應(yīng)根據(jù)物資的質(zhì)量、價格、交貨期等要求,科學(xué)全面評估供應(yīng)商,建立合適的供應(yīng)商短名單,在此基礎(chǔ)上選定供應(yīng)商簽訂采購合同。

供應(yīng)商選擇風(fēng)險主要體現(xiàn)為：一是未對供應(yīng)商進行有效全面評估,導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不適當(dāng)；二是由于信息不對稱,未能識別出不合要求的供應(yīng)商,導(dǎo)致所選的供應(yīng)商不能持續(xù)滿足企業(yè)的要求；三是由于需求的特殊性,出現(xiàn)單一貨源,缺乏有效競爭；四是簽訂合同時,對合同履行過程中可能出現(xiàn)的情況考慮不全面,給企業(yè)帶來損失。針對供應(yīng)商選擇風(fēng)險,企業(yè)在選擇供應(yīng)商的過程中,首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)對物資的要求,從生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、售后、業(yè)績等多方面建立綜合的評估體系,對不同供應(yīng)商建立差異化的風(fēng)險評價指標(biāo)體系。其次,應(yīng)從企業(yè)需求出發(fā),培育主力供應(yīng)商,提高資源獲取能力。最后,在簽訂采購合同時,要對合同主體、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、責(zé)任、驗收標(biāo)準(zhǔn)等作出盡可能詳盡的規(guī)定。要建立合同審批流程,合理設(shè)置合同簽署權(quán)限；根據(jù)物資不同屬性,編制不同合同標(biāo)準(zhǔn)文本,并根據(jù)所在地法律法規(guī)和內(nèi)部需要及時修訂完善,在簽訂合同時盡量使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本。

2.3采購執(zhí)行過程

在采購執(zhí)行過程中,即采購合同執(zhí)行中,合同雙方必須嚴格按照合同約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)。但是由于信息不對稱和利己動機,采購方面臨著供應(yīng)商的不合作行為。例如,供應(yīng)商生產(chǎn)不能按照合同約定供貨等,影響企業(yè)供應(yīng)鏈正常運行。對于合同執(zhí)行中的風(fēng)險,主要通過有關(guān)供應(yīng)商風(fēng)險的關(guān)鍵信息,加強對供應(yīng)商行為的監(jiān)控。對于關(guān)鍵或是長周期物資,要組織包括用戶部門和供應(yīng)商參加的開工會,會上明確生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制、文件提交、聯(lián)系人等要求和信息。在合同執(zhí)行中,要確保廠家生產(chǎn)所使用的技術(shù)資料是通過審核的最終版,并通過廠家提交的生產(chǎn)進度報告及時掌握生產(chǎn)進度,采購方可以根據(jù)需要聘用合格的第三方機構(gòu),對廠家的生產(chǎn)進行監(jiān)造,并按照審核通過的ITP,在約定的時間參與或進行對應(yīng)的檢測,確保生產(chǎn)按進度進行,符合質(zhì)量要求。

2.4出廠檢驗

按照生產(chǎn)進度和ITP,在收到供應(yīng)商的檢驗通知后,采購方應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行檢驗程序,根據(jù)合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)任何問題,都要在檢驗報告上顯示,并要求廠家進行整改,直至驗收合格,由第三方檢驗機構(gòu)出具無不符合要求的檢驗報告并開具放行單后,物資方才可以出廠。

檢驗過程中的風(fēng)險主要有：一是采購單位缺乏專業(yè)人才和設(shè)備,不能進行有效檢驗,影響物資質(zhì)量；二是缺乏第三方檢驗機構(gòu)的參與,由非獨立的檢驗機構(gòu)進行檢驗,可能導(dǎo)致檢驗不能有效。對于這些風(fēng)險,首先，采購方應(yīng)當(dāng)成立專門的質(zhì)量部門負責(zé)檢驗,明確檢驗責(zé)任,要對檢驗人員進行全面系統(tǒng)培訓(xùn),建立專業(yè)化的隊伍；其次,對于一些關(guān)鍵的物資,可以委托第三方檢驗機構(gòu)參與；最后,為保證檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性,檢驗結(jié)果要按相應(yīng)的審核程序確認。

2.5審核

對采購開展的審核是企業(yè)對采購過程進行監(jiān)督、審核、評價,以確定采購的合理和合法性。主要是審核采購過程中包括請購單、發(fā)票、合同等的各種文件。審核要對各種文件之間所反映的信息一致性進行審核。同時,采購計劃、時間、方式、供應(yīng)商、招投標(biāo)過程等也要進行審核。

在審核過程中也存在著一定的風(fēng)險,主要是：一是審核不及時,起不到預(yù)防的作用；二是審核不全面,沒有對各類文件的一致性進行細致審核。針對審核中的風(fēng)險,審核部門要建立科學(xué)嚴謹?shù)膶徍酥贫群统绦?明確各種審核的時間,對采購文件的真實性、正確性、合規(guī)性等進行嚴格審核,防止審核不及時導(dǎo)致的采購失誤。對于因?qū)徍瞬蝗鎸?dǎo)致的采購問題,要追究審核人員的相關(guān)責(zé)任；另外,要加強與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通和交流,提高審核工作的有效性。企業(yè)還應(yīng)建立相關(guān)的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核。

2.6支付

支付是采購的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),對支付文件核對無誤后,經(jīng)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商支付貨款。支付環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險主要有：一是重復(fù)付款、付款金額有誤、支付延遲或提前等；二是支付方式和工具選擇不當(dāng),導(dǎo)致資金利用率降低。針對這些問題,首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的支付流程,支付申請需要相應(yīng)的部門審核并由授權(quán)人審批；其次,要綜合考慮采購物資的性質(zhì)、價格以及企業(yè)的資金狀況確定合適的支付方式和支付工具,提高資金利用率。

綜上所述,從采購流程中各環(huán)節(jié)的角度看能夠較為系統(tǒng)地對采購風(fēng)險進行識別。相對應(yīng)的管控措施雖然增加了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),但能相對減少或規(guī)避風(fēng)險。隨著供應(yīng)鏈管理的不斷發(fā)展,這種基于采辦流程的風(fēng)險分析與防控體系還會進一步完善,采辦流程風(fēng)險識別和管控,對于提高企業(yè)采購管理水平至關(guān)重要。

參考文獻:

[1]王志毅.采購流程中存在的風(fēng)險分析及防范措施[J].物流工程與管理,2012(10).

[2]劉潔.對物資采購與付款控制流程設(shè)計的探討[J].商業(yè)會計,2012(12).