趙興國

關于事業(yè)單位檔案管理的問題與對策研究

趙興國

事業(yè)單位管理包括很多方面的管理，比如人事檔案管理，人事檔案作為一個人的信息載體，對個人的經歷和工作表現都可以在上面體現，在經濟的不斷發(fā)展下，我國事業(yè)單位在很多方面發(fā)生了重大的改革，為了適應社會的變革，為了事業(yè)單位能夠有序的、協調的、高效的運行，事業(yè)單位對檔案管理的方法也必須進行創(chuàng)新，根據當前的經濟環(huán)境下，對事業(yè)單位檔案管理的現狀進行分析，在傳統(tǒng)的管理方法進行一定的創(chuàng)新研究。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

一、檔案管理對事業(yè)單位的重要意義

1、事業(yè)檔案管理體現人力資源管理的社會價值

事業(yè)單位的人事檔案包括了員工的身份、資歷、工作表現等基本情況，檔案中的資料決定著員工在事業(yè)單位應該處于什么樣的職位，應擔當什么樣的責任，獲取什么樣的待遇等等，從員工進入單位的第一天起，就會在單位從事各種活動，也會形成相應的人事資料，對此，事業(yè)單位也應該對其進行系統(tǒng)的管理，要求專業(yè)的管理人員進行搜集、輸入、保存，這個過程就是體現了社會價值。

2、保證事業(yè)單位員工的招聘質量

目前，很多的人力資源招聘分為內部招聘和外部招聘。內部招聘，事業(yè)單位對員工的個人情況，成長經歷、能力水平等都非常的了解，并且可以選出適合崗位來接任工作，這樣有利于單位其他人員的工作態(tài)度，有利于員工對保持積極向上的精神；但是，內部招聘會出現不好的風氣，比如托關系，朋友之間的不公平等，并且沒有引進新的資源。外部招聘，外部招聘不僅能夠對單位帶來新的氣象、新的資源，也能夠避免單位員工小集團的風氣，并且，有了人事檔案資料，能夠在招聘時充分的了解面試者的能力情況，工作經歷，詳細資料，對于面試者的履歷進行統(tǒng)計分析，選擇最適合的工作人員，甄選出崗位所需要的人才，提高招聘的質量，優(yōu)化資源的配置。

3、有利于針對性的培訓

進單位之前，單位都會對實習員工進行培訓，這時，人事的檔案資料為單位提供員工的教育背景、年齡、身體狀況、工作歷程等，使得單位對員工進行針對性的培訓，不僅省時間，還能使得培訓效果更加理想。比如，對于學歷比較高的但是工作經歷比較少的員工，就針對進行企業(yè)的實際工作培訓，對教育方面就可以相對較少的培訓；對于有上進心的員工，就要對管理方面進行培訓，為企業(yè)準備可靠的管理人才。針對性的培訓不僅能夠提高員工的工作能力，還能夠對企業(yè)的發(fā)展帶來有利的影響。

二、目前事業(yè)單位檔案管理的問題

1、缺乏對現代技術的運用

隨著現代信息技術的發(fā)展，很多的技術都運用到了企業(yè)單位當中，對于檔案管理方面而言，特別是數據的管理，對檔案管理帶來了很大的便利。但是還有很多企業(yè)沒有重視現代技術對檔案的管理，對于檔案管理部門的資金投入不夠，引進的現代化技術和設備不夠，并且在實現單位的事業(yè)資料的共享方面也沒有完善，檔案管理的工作人員也對信息化的管理缺乏認識，對設備的運用不夠靈活和熟練，這也是導致檔案不能夠進行有效管理的原因。

2、缺乏對檔案管理工作重要性的認識

很多的事業(yè)單位對人事檔案管理這方面不夠重視，甚至在檔案管理部門的工作人員也很少，沒有對檔案管理有充分的認識。其一，在對員工進行半年考核或者是年度考核時，沒有對考核成績記錄在檔案中。其二，沒有對員工的工作歷程及時的錄入檔案中。其三，企業(yè)對檔案管理部門的資金投入不夠，對檔案管理的工作人員不夠重視。這樣的態(tài)度會使得檔案管理的工作人員失去信心，認為沒有對企業(yè)做出貢獻，自己的利用價值不大。

3、檔案管理的開發(fā)利用不夠完善

檔案是社會的價值，是有用的社會資源，檔案部門應該盡可能的開放這項資源并且充分的利用，使得檔案發(fā)揮最大的作用。但是，目前的檔案管理工作只是對檔案進行收集、整理，不報關等，保證檔案的不丟失，不破損，忽視了檔案作為資源的作用。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新對策

1、推動檔案管理現代化水平的提升

檔案管理現代信息化是高科技發(fā)展時代的發(fā)展趨勢，也是現實檔案管理的重要目標，所以，必須把檔案管理信息化作為首要任務。其一，要切實從網絡、計算機技術來管理檔案資源，實現現代化水平。其二，借鑒國外的檔案管理經驗，比如借助于光盤技術、縮微技術、聲像技術等等，用來實現檔案管理的數字化發(fā)展。其三，充分發(fā)揮社會的各種信息，實現對資源管理的參考價值和服務價值。

2、建立健全的事業(yè)檔案管理制度

加強了對檔案管理部門的認識，接下來就要改進和完善檔案管理功能，保證檔案的內容記載全面，為人事資源提供具有決策力量的檔案，使得能夠更好的選拔人才。首先，建立健全的人事檔案管理制度，使得管理人員按照相關規(guī)定循序漸進的進行任務；其次，利用計算機為輔助工具對檔案的收集和輸入制定嚴格的標準，避免虛假材料進入檔案；最后，嚴格的對檔案管理人員進行培訓，按照檔案管理的嚴格要求進行保管，確保檔案的真實性、準確性、完整性。

3、注重對檔案信息保密工作的發(fā)展

檔案的保密工作也是管理工作的重點，管理人員必須嚴格的遵守單位的規(guī)定，對事業(yè)單位的檔案管理進行保管和保密進行分類。對于事業(yè)檔案的保管，則需要對資料進行完整的保存，確保資料的準確性、完整性等，并且要確保資料在一定的時期能夠被找到。對于檔案的管理，則是在對檔案進行保管的基礎上進行一個保密的規(guī)劃，對檔案的內容和信息關乎國家的利益和安全的，不能對其進行公布，和隨意給予查閱，對檔案要有嚴肅的保密制度。同時，在選擇檔案管理的地址上，也要根據國家的相關規(guī)定，對于建筑的門窗、庫房、辦公室的設計要求都必須根據國家的規(guī)定，檔案管理的庫房要有專業(yè)的人進行監(jiān)管，對出入的人員要有嚴格的限制和登記。

［1］張學利.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新［J］.黑龍江史志，2014年05期

［2］秦誼萍.淺談事業(yè)單位檔案工作中的問題及對策［J］.劍南文學（經典教苑），2011年06期

趙興國（1976-），山東昌樂人，畢業(yè)于昌濰師范?？茖W校。