醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設探討

姬勇國

煙臺市中醫(yī)醫(yī)院

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設探討

姬勇國

煙臺市中醫(yī)醫(yī)院

伴隨著社會經(jīng)濟體制建設的進一步完善以及新型醫(yī)療改革政策的提出，醫(yī)院內(nèi)的服務性工作也在逐漸的創(chuàng)新以及完善。醫(yī)院內(nèi)辦公室檔案的管理作為醫(yī)院的記錄資料備份，詳細的記錄著醫(yī)院的歷史信息以及醫(yī)務人員的檔案資料，在信息技術管理工作的完善中得到了優(yōu)化性建設。本文針對我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行了深入性探究，并且提出了相關的建議措施。

醫(yī)院；辦公室；檔案管理工作；優(yōu)化建設

近幾年，社會的發(fā)展與進步，在現(xiàn)代化辦公室管理工作中，每個部門之間的職責分化變得更加細致，促使辦公室的檔案管理工作成為了醫(yī)院管理工作中必不可少的一部分。但是現(xiàn)階段醫(yī)院辦公室檔案的管理工作中仍然存在許多的問題，比如電子文件管理不夠健全以及電子信息具有可變性以及不安全性等。因此醫(yī)院應該進一步優(yōu)化醫(yī)院辦公室的檔案管理建設工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性，從而促進醫(yī)院的整體發(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理人員對工作重視程度不夠

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式過于深入人心，所以在現(xiàn)代化日常管理工作中，醫(yī)院的檔案管理工作人員不能夠明確的意識到檔案管理工作的重要，并且負責醫(yī)院檔案管理的工作人員并沒有將其視為極為重要的工作，進而導致醫(yī)院的檔案管理進一步缺少實效性。為此醫(yī)院內(nèi)部的管理層以及檔案管理人員要逐漸提高對于檔案管理的重視，并且要深刻的認識到檔案管理工作對醫(yī)院整體工作的重要影響。

（二）醫(yī)院檔案管理人員的技術水平不足

基于醫(yī)院內(nèi)的領導層管理工作人員對檔案管理工作的認識程度不夠，導致醫(yī)院的檔案管理工作進一步缺乏完善性。在大多數(shù)的情況下，檔案管理工作作為一項兼職類工作，醫(yī)院內(nèi)缺少檔案管理工作人員的職位，并且一些兼職的工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)化的訓練，使得專業(yè)管理能力有限，致使工作效率明顯降低。

（三）醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新不足

現(xiàn)階段，即使檔案管理工作作為辦公室管理工作重要的一部分，但是沒有跟隨著醫(yī)院其他工作的發(fā)展而改進，對于檔案管理多數(shù)采用傳統(tǒng)的手寫模式。這種傳統(tǒng)型手寫檔案不僅會增加辦公室檔案的成本，而且會導致醫(yī)院內(nèi)的檔案管理信息缺乏，容易丟失信息，不方便及時查找以及科學化的管理，進而導致檔案管理工作的效率明顯下降。

（四）醫(yī)院檔案管理工作的制度不健全

因為醫(yī)院內(nèi)檔案管理的實質(zhì)性工作相對較為復雜并且繁瑣，對于每項工作的有效開展有著極為重要的影響，所以，檔案管理工作的實行不單單需要醫(yī)院工作人員的有效開展以及進一步的維持，并且需要每一個部門之間的相互配合，并且針對醫(yī)院人員的管理也要制定相應的制度來進行約束，如果沒有相應的制度，檔案管理工作的實際執(zhí)行就難以展開。

二、優(yōu)化辦公室檔案管理的有效措施

（一）檔案管理者要提高對于辦公室管理工作的重視

在醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院的管理者可以聘用專業(yè)性的檔案管理人員對其進行合理的指導，從而增強檔案管理人員對自身工作的認知。醫(yī)院應該設立專業(yè)的檔案管理工作崗位，將實際的檔案工作分配給個人，強化檔案管理工作人員個人的責任感。與此同時要進一步強化檔案管理工作的監(jiān)督性，逐漸形成較為良好的檔案管理工作模式，推動醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（二）檔案管理者要任用專業(yè)型人才

醫(yī)院的檔案管理者在任用期間要選用專業(yè)型人才，定期對員工進行專業(yè)課程的培訓。醫(yī)院應該邀請相對專業(yè)的工作人員對管理工作進行專業(yè)性的引導以及監(jiān)督，并且積極開展關于檔案工作管理的講座，進而及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，并且積極采用科學合理的方法進行解決。另外，檔案的管理人員對于檔案的機密文件，要遵守《檔案法》，進行相應的檔案管理保密工作，要嚴格注意檔案的安全性。

（三）運用高科技信息技術進行管理

對于醫(yī)院的檔案管理工作，要積極采用現(xiàn)代化信息技術手段，運用較為先進的管理方式，進而實現(xiàn)電子化的管理模式。在具體的管理工作中，醫(yī)院檔案的管理要求要進一步的提升，傳統(tǒng)的管理過程往往會出現(xiàn)相應的弊端?；诖嗽诂F(xiàn)階段信息化進一步發(fā)展的大背景下，計算機電子化的管理有效的解決了人工操作管理中出現(xiàn)的多種問題、要立足于醫(yī)院的發(fā)展實情，逐漸將醫(yī)院內(nèi)的檔案管理信息化，避免紙質(zhì)資料出現(xiàn)的查找不便等問題。為了進一步強化醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的有效進行，要不斷的增強檔案信息化建設。

（四）進一步改進檔案管理制度

為了有效的保證醫(yī)院內(nèi)的檔案工作的有效開展，就要求醫(yī)院內(nèi)制訂一套較為完善的管理制度以及行為規(guī)范作為管理的依據(jù)。這樣一來，不單單保證了檔案程序化的有效進行，并且為檔案的收集資料、整體資料以及檔案的歸放以及檔案的保存都提供了相應的可靠性依據(jù)。除此以外，醫(yī)院要規(guī)定出管理人員對檔案資料的搜集時間以及搜集方式，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的實際辦公水平以及實際辦公效率。因此建立完善的檔案管理機制，能夠進一步推動檔案管理工作的實際操作，從而確保檔案管理工作的有效進行。

結束語

綜上所述，醫(yī)院內(nèi)的辦公室管理工作，作為醫(yī)院管理工作中重要的一部分，其運行發(fā)展與各個部門直接存在著極為重要的聯(lián)系?，F(xiàn)階段我國在進行檔案工作的研究與優(yōu)化建議中已經(jīng)逐漸改變了傳統(tǒng)的工作模式，進一步強化醫(yī)院辦公室內(nèi)的管理工作，有利于增強企業(yè)整體的辦公效率，醫(yī)院的管理部門要進一步增強工作人員對于檔案管理工作的重視程度以及檔案管理工作人員的專業(yè)技能，保證醫(yī)院檔案管理制度進一步完善。

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