會計信息化下的企業(yè)內(nèi)部控制

馬秀芹

[提要] 進入21世紀以來，伴隨著計算機技術(shù)的高速發(fā)展，會計信息化由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面的數(shù)據(jù)核算，進一步發(fā)展到具有人工智能的會計信息管理系統(tǒng)階段，會計信息化在給企業(yè)帶來效益的同時，也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來一系列隱患。本文闡述新形勢下企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)采用的方法。

關(guān)鍵詞：信息化；影響；方法

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2016年1月11日

一、會計信息化對內(nèi)部控制的影響

（一）控制內(nèi)容和形式的變化。會計信息化使會計內(nèi)部的控制形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已經(jīng)沒有存在的意義，如科目匯總表、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成，如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作和計算機病毒的破壞，是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的，所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時，計算機的應(yīng)用也給我們提供了先進的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在信息化會計條件下，企業(yè)的內(nèi)部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移成人機控制。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制范圍增大。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對具體業(yè)務(wù)或交易處理。計算機技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的內(nèi)容，也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性，使內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，還包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護人員等的崗位責任制度。

（三）存儲介質(zhì)的變化。在傳統(tǒng)的手工記賬方式下，所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均發(fā)生在紙上，并層層記錄和審核，裝訂成冊，分類保管，數(shù)據(jù)若被修改，很容易被發(fā)現(xiàn)。而電算化系統(tǒng)下所有的會計記錄均被直接記錄在磁盤上，肉眼看不到，很容易被刪除或修改。并且電磁介質(zhì)容易損壞，若一旦損壞或被病毒感染，很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)，所以在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

（四）加大控制舞弊和犯罪的難度。手工系統(tǒng)中，會出現(xiàn)由于會計人員粗心大意或處理環(huán)節(jié)過多而產(chǎn)生的無意錯誤。會計信息化系統(tǒng)后，輸入數(shù)據(jù)正確、計算機程序正確和設(shè)備正常運轉(zhuǎn)三者俱備才能保證財務(wù)信息的準確性，假如上述任何一方出現(xiàn)差錯，就會使處理結(jié)果錯誤?，F(xiàn)實中由于存在于計算機媒介上的數(shù)據(jù)輕易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，加以數(shù)據(jù)高度集中未經(jīng)授權(quán)的人可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要數(shù)據(jù)，因此計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，會計信息化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。

（五）信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用給企業(yè)內(nèi)部控制帶來的新問題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟領(lǐng)域的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)也迅速發(fā)展起來，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r，而且使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)，從財務(wù)部門走向整個企業(yè)，走向企業(yè)外部，極大地提高了財務(wù)管理效率。目前網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠程報賬、遠程財務(wù)控制、遠程報稅、過程報關(guān)、遠程審計、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)使會計介質(zhì)全面發(fā)生變化，出現(xiàn)各種電子單據(jù)，如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內(nèi)部控制必須面對的新問題。

二、會計信息化下完善企業(yè)內(nèi)部控制的建議

（一）注重職業(yè)道德教育，加大對財會人員電算化操作業(yè)務(wù)的培訓。會計信息化對內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，在很大程度上取決于財會人員的素質(zhì)和水平。一方面要經(jīng)常對財會人員開展會計信息化內(nèi)部控制風險的防范教育，不斷提高財會人員的思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，并將職業(yè)道德教育和崗位責任制考核結(jié)合起來，定期考評，使財會人員自覺用職業(yè)道德約束自己，更加有效地防范會計信息化內(nèi)部控制風險；另一方面要加大會計信息化的培訓力度。培訓過程中應(yīng)著重立足于本企業(yè)實施信息化的實際情況，逐步培養(yǎng)或聘用一批業(yè)務(wù)精通、執(zhí)業(yè)素質(zhì)高的財會人員，從而推動本單位由核算型向管理型、智能型轉(zhuǎn)變。時代的前進督促我們必須高度重視信息化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，并為此提供必要的物力、財力，造就一支高素質(zhì)的財會科技隊伍，為建立完善的、符合實際的、具有可操作性的電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度提供必要的保證。

（二）建立合理、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度，明確職責分工，加強組織控制。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等，這是搞好信息化工作的重要保證。企業(yè)實行信息化后，應(yīng)對原有的組織機構(gòu)進行調(diào)整，以適應(yīng)計算機系統(tǒng)要求。會計工作崗位可分為基本會計崗位和信息化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；信息化會計崗位包括系統(tǒng)管理、操作、系統(tǒng)維護等工作崗位。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。這些崗位可以另設(shè)，也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任，但必須對職權(quán)不相容的崗位進行明確分工，不得兼任，同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

（三）加強系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)不被隨意操作，要加強系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上看，一般包括以下幾項：設(shè)置操作權(quán)限、制定上機守則，禁止非操作人員操作；制定內(nèi)部操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作，如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施，預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；設(shè)置接觸與操作的日志控制；健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度等，并形成一整套電算化系統(tǒng)文件，具體到對進入機房內(nèi)的人員進行嚴格審查；規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范；規(guī)定軟盤專用以防病毒感染；規(guī)定不準在計算機上玩電腦游戲，等等。標準操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程、作業(yè)運行規(guī)程、上機時間記錄規(guī)程等。

（四）做好信息化會計檔案的管理和系統(tǒng)維護工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)信息化會計檔案的特點，做好會計資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財務(wù)部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)及時加貼外部標簽，指定專人妥善保管、存檔，并定期檢查、復(fù)制，對會計檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外，企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能，并對系統(tǒng)定期維護。系統(tǒng)的維護是指日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括定期進行檢查并做好記錄；在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄。軟件維護包括正確性維護、適應(yīng)性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督。

（五）加強內(nèi)部審計制度。一是加快信息化審計理論研究，完善信息化審計標準與準則，要不斷開展信息化審計理論研究，制定適應(yīng)信息化下會計信息系統(tǒng)的新審計標準與準則，信息化審計準則應(yīng)逐步向國際審計準則靠攏。在制定新的準則時，我們既要充分考慮到我國的國情，同時也要善于借鑒國外的先進經(jīng)驗，要制定信息化系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、運行、維護等標準以及相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，要根據(jù)審計業(yè)務(wù)的要求確定計算機審計標準與審計效果，評價指標以及審計人員應(yīng)具備的技能水平標準；二是采用尖端的審計軟件，以適應(yīng)會計信息化下的審計要求。由于會計信息化的開放性和會計信息資源的共享性，使會計資料被非法修改和竊取的可能性增加了。所以，要采用先進的審計軟件以及計算機輔助技術(shù)來適應(yīng)會計信息化下的審計要求；三是開展審計技術(shù)和方法的創(chuàng)新，以適應(yīng)審計環(huán)境的變化。審計技術(shù)和方法的創(chuàng)新是審計工作的客觀要求。審計過程中所產(chǎn)生的信息流如同審計基本程序一樣，要有條不紊，秩序井然，以現(xiàn)代化手段找到審計的關(guān)鍵點和線索，從而達到發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的目的；四是積極培養(yǎng)具有復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的審計人員。計算機的廣泛應(yīng)用使審計人員不僅需要會計、財務(wù)、審計、工程技術(shù)知識和熟悉審計法規(guī)外，還需掌握一定的計算機數(shù)據(jù)處理知識、系統(tǒng)分析設(shè)計和電算化系統(tǒng)評審技術(shù)以及電算化審計軟件的開發(fā)使用和維護技術(shù)。為此，審計人才的培養(yǎng)可從以下方面著手：一是采取定期和不定期的培訓方式，著重培養(yǎng)審計人員電算化審計軟件的操作方法；二是注重對高校本科人才的培養(yǎng)，這才是從根本上解決人才培養(yǎng)的途徑。

（六）網(wǎng)絡(luò)的安全控制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，公司應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制。在技術(shù)上對整個財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個層次（通信平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺、操作系統(tǒng)平臺、應(yīng)用平臺）都要采取安全防范措施和規(guī)則，建立綜合的多層次安全體系。網(wǎng)絡(luò)安全性指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、隧道技術(shù)（VPN）等。數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保護信息通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸和防止電子竊聽的首選方法；訪問控制技術(shù)的代表是防火墻技術(shù)，特別是已融和了VPN（虛擬專用網(wǎng)及隧道技術(shù)）的防火墻技術(shù)；數(shù)字簽名是指在Internet環(huán)境下，電子符號代替了會計數(shù)據(jù)，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財務(wù)數(shù)據(jù)流動過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)手段將完全改變，為驗證對方身份、保證數(shù)據(jù)真實性和完整性，在計算機通信中采用數(shù)字簽名這一安全控制手段。

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